Secrétaire de Direction Du Pôle Gérontologie

**À propos de nous**:
Implanté au cœur des villes de Quimper et Concarneau, au coeur d’un territoire naturel et culturel préservé et bordé par l’Océan Atlantique, le Centre Hospitalier de Cornouaille s’engage à offrir des soins à la pointe de la technologie tout en assurant des soins de proximité. Avec ses 1 154 lits, plus de 190 places et 2500 naissances par an, l’établissement est reconnu sur le territoire.

**Venez rejoindre les équipes du Centre Hospitalier de Cornouaille **Nous sommes 3 200 professionnels à y travailler quotidiennement pour l’accueil et la prise en charge des patients.

Le Centre Hospitalier est engagé dans une politique des Ressources Humaines dynamique s’appuyant sur une offre de formation complète et un accompagnement individuel des professionnels. Nous offrons également des opportunités de carrière.

**Mission**:
Le Centre Hospitalier de Cornouaille recherche **un.e Secrétaire de Direction de son Pôle Gérontologique.**

Il s'agit d'un secrétariat composé de deux secrétaires travaillant en complémentarité (secrétariat de direction et secrétariat de résidence) afin de garantir le maintien de la bonne organisation et du fonctionnement du secrétariat de direction du Pôle Gérontologie (qui comprend 5 résidences EHPAD/USLD et le SSIAD, le service de Médecine Gériatrique, l’HDJ Gériatrique et l’EMEG intra et extra hospitalière) et du secrétariat de résidence.

**Activité du secrétariat**
- Accueil physique et téléphonique des personnes, orientation.
- Gestion de l’agenda de la Directrice : organisation et suivi des déplacements, préparation de dossiers.
- Gestion des boîtes mails du secrétariat, tri, orientation, traitement et archivage,
- Gestion du courrier: tri, enregistrement, diffusion, archivages papier et électronique, frappe et mise en forme de documents, de comptes rendus, rédaction de notes, points d'information, affiches, cartons d'invitation.
- Points d'information aux familles.
- Préparation de réunions internes et externes, visites, évènements: planification, réservation de salle, vérification des aspects logistiques, convocations.
- Organisation de la circulation de l'information, des documents et des communications téléphoniques liées au suivi des dossiers.
- Participation à des réunions: prise de notes, rédaction de comptes rendus, mise en forme de documents.
- Suivi de l'activité du Pôle et traçabilité.

**Activité du secrétariat de Direction**

**Conseils de Vie Sociale** - Préparation des séances:

- Organisation des groupes locaux en amont du CVS : réservation des salles, convocation des membres, recueil des sujets à aborder, préparation des documents.
- Organisation du CVS: convocation des membres, envoi de I'ODJ, préparation des documents de présentation en lien avec la directrice (respect des délais)
- Commande des impressions de documents auprès du service reprographie (respect des délais)
- Préparation de la salle le jour du cVS, prise de notes du déroulé de la séance,
- Préparation du compte-rendu du CVS et commande d'impression pour diffusion aux membres.

**Élection au Conseil de Vie Sociale**
- Organisation des élections du CVS (tous les 3 ans) et suivi des mandats
- Réélection en cas de cessation de mandat

**Bilan d'activité annuel global des 5 résidences du CHIC**
- Réception et contrôle des bilans annuels individuels des 5 résidences, synthèse de ces bilans, rédaction et mise en forme du bilan global annuel.

**Gestion des interventions des professionnels médicaux et paramédicaux libéraux sur les résidences -**(Kinésithérapeutes, pédicures, orthophonistes. ):

- Préparation des conventions, recueil des documents administratifs (SIREN/SIRET, assurance, RIB)

**Gestion de la facturation coiffure des Résidences de Ti Glazig et Ker Radeneg**
- Réception des tableaux de prestations de la coiffeuse salariée du Centre Hospitalier pour les résidences Tl Glazig et Ker Radeneg, envoi à la Direction des Affaires Financières tous les trimestres.

**Réclamations** : réception et suivi des réclamations des résidents, familles et autres interlocuteurs extérieurs, transmission à la Directrice du Pôle pour gestion, rendez-vous et/ou réponse

**Enquêtes ministérielles**
- Réponses aux enquêtes ministérielles et autres relatives aux activités de l'établissement en lien avec les services et les directions fonctionnelles.
- Recueil des données, saisie en ligne sur plateformes, respect des échéances.

**Commission des admissions (suivi pour bilan annuel)**
- Suivi du tableau mensuel des USLD des résidences.
- Suivi des statistiques mensuelles (dossiers présentés en commission et entrées sur les 5 résidences).

**Questionnaires de satisfaction **:Préparation du calendrier de lancement du questionnaire de satisfaction tous les ans, diffusion de la procédure et recueil auprès de chaque secrétariat du nombre de documents nécessa