Gestionnaire Administratif

L’ Université Claude Bernard Lyon 1 recrute

**Adjoint en gestion Administrative (H/F)**

Université à la pointe de l’innovation, Lyon 1 allie formation de qualité et recherche d’excellence au cœur d’un environnement attractif et bénéficie d’un rayonnement international dans les domaines des sciences, des technologies, de la santé et du sport.

**L’ Université Claude Bernard Lyon 1, c’est**:
**Poste ouvert aux contractuels uniquement**

**Type de contrat **:CDD

**Catégorie **:C. **Quotité de travail **:100%

**Corps **:Adjoint technique/administratif **Durée du contrat **:1 an

**Rémunération contractuels **:1 936,36 €

**Localisation **:Site Villeurbanne Gratte-Ciel - 17, rue de France, 69100 VILLEURBANNE

**Le poste à pourvoir**:

- Le service recruteur :_

Département TC-SI IUT Lyon 1 Site Gratte-Ciel

**Missions principales**:
La personne recrutée aura pour mission(s):

- Secrétariat scolarité

Assurer la gestion administrative des étudiants du département pour garantir la satisfaction des interlocuteurs et dans le respect de la réglementation
- Secrétariat administratif

Assurer la gestion administrative des personnels du département pour garantir la satisfaction des interlocuteurs et dans le respect de la réglementation

Assurer les missions transversales en liaison avec les services généraux de l’établissement

Assurer la circulation de l’information entre les membres du personnel du département et les services centraux de l’établissement
- Secrétariat comptable

Assurer la gestion comptable en vue du bon fonctionnement du département sur les aspects budgétaires et financiers

**Activités principales de l'agent**:

- Assurer une permanence d’ouverture au public dans le cadre d’horaires prédéfinis, Assurer un accueil téléphonique de qualité
- Assurer le suivi administratif des dossiers des étudiants de leur inscription à leur sortie du département
- Rédiger et diffuser de compte-rendu de réunions
- Assurer la gestion des contrats des enseignants vacataires
- Assurer la bonne diffusion des informations destinées aux étudiants ( affichage, emploi du temps, mail, )
- Participer à la gestion administrative des poursuites d’études des étudiants : collecte, vérification, transmission,
- Assurer la gestion des justifications des absences des étudiants : réception, archivage, tableau de synthèse
- Assurer le suivi administratif des stages en relation avec les responsables pédagogiques : édition et transmission des conventions, mise à jour de la base de données, organisation des soutenances, collecte des notes, collecte des rapports de stage et archivage, collecte des notes, édition des attestations, préparation des jurys, édition des bulletins
- Assurer l’interface entre le département et les service de scolarité de l’IUT
- Participer au suivi de l’emploi du temps et à la gestion des salles

Assurer un suivi budgétaire rigoureux : gérer les commandes d’achats, suivre les engagements financiers du département, transmettre les documents nécessaires au traitement des données par les services financiers, établir des états de solde par compte pour information.
- Participer à la préparation des missions, émettre et gérer les ordres de missions, assurer la commande des titres de transport, utiliser les documents nécessaires au traitement des données par les services financiers

**Logiciels ou matériels spécifiques utilisés **:ADE - GASEL - APOGEE - SIFAC

**Le profil recherché**:
**Diplôme requis pour les contractuels **:Brevet, CAP ou BEP

**Expérience professionnelle souhaitée dans le domaine **:Débutant accepté

**Compétences attendues**:

- Utiliser les outils de bureautique et les logiciels utilisés par l’établissement
- Accueillir et renseigner les différents publics en relation avec le département
- Assurer la gestion des contrats des enseignants vacataires
- Assurer le suivi des procédures administratives (conventions, bons de commandes
- Assurer la mise à jour et l’archivage des dossiers étudiants
- Assurer la gestion administrative des missions des personnels du département
- Participer à la préparation des jurys : collecte des notes, édition des attestations, des bulletins
- Assurer la gestion des justifications des absences des étudiants

**Connaissances**:

- Maitrise des outils de bureautique
- Connaissance du fonctionnement de l'établissement

**Savoir être**:

- Qualité d'accueil et goût du contact
- Rigueur
- Autonomie dans la réalisation des missions
- Goût du travail en équipe

**Rejoindre l'Université Claude Bernard Lyon 1, c'est bénéficier d’une qualité de vie au travail**

En tant qu’employeur responsable, l’Université Lyon 1 s’engage à favoriser la qualité de vie au travail, l’inclusion professionnelle et l’innovation individuelle et collective.

Type d'emploi : CDD
Durée du contrat : 12 mois

Salaire : Jusqu'à 1 936,35€ par mo