Un-e Gestionnaire Administratif-ve Et Financier-e

La Contribution Vie Etudiante et de Campus (CVEC) est un levier financier important dans les universités pour développer des projets autour de la vie étudiante et de campus : santé, sports, culture, accompagnement étudiant, citoyenneté, action sociale. La Direction Vie de Campus coordonne l’ensemble du dispositif CVEC.

La Direction vie de campus est composée du service vie étudiante, du service d’action sociale pour les personnels, du service de médecine préventive, du service des sports, d’un pôle administratif et financier et d’un pôle bien-être étudiant.

Le poste de gestionnaire financier et administratif du dispositif CVEC est rattaché au Pôle administratif et financier de la structure.

Le/la gestionnaire assure le bon fonctionnement du dispositif CVEC, tant d’un point de vue administratif que financier (1.4 m€ environ). En complément il est également gestionnaire financier des budgets hors CVEC de la DVC et de la mission Egalité

Pas de management / télétravail possible

Missions

**Gestion administrative du dispositif CVEC**
- Organiser les commissions CVEC en collaboration avec le N+1 et VP Vie de campus (logistique, ordre du jour, documents préparatoires, documents de présentation, compte rendus)
- Assurer le suivi des décisions prises en commission (l’approbation par les instances, avis de commission aux porteurs de projets, diffusion des compte-rendus, présentation de bilans)
- Assurer le suivi des projets financés par la CVEC (Accueillir et renseigner et accompagner les porteurs de projets
- Elaborer le Bilan annuel CVEC : consolidations des données recueillies auprès des différentes directions, établir des indicateurs, tableaux de bords
- Répondre aux différentes enquêtes menées par la tutelle, en lien avec les directions de l’Université.

**Gestion financière du dispositif CVEC et de la DVC**
- **Gestion budgétaire**_
- Collaborer à l’élaboration du budget avec la N+1 et la Vp Vie de Campus et produire le budget prévisionnel
- Elaborer des tableaux de bord, des graphiques, des bilans, des rapports
- Organiser la commission budget et participer à l'élaboration du processus de dialogue budgétaire
- Contribuer à l’élaboration des budgets rectificatifs
- Prévoir la création des centres de coûts et eOtp liés aux projets et organiser les virements internes
- Organiser le processus de remboursement des projets FSDIE annulés en lien avec le SVE.
- Répondre aux demandes de l’agence comptable et de la DAFPA en période de clôture d’exercice comptable
- **Gestion des dépenses DVC et CVEC**_

L’agent réalise des actes de gestion administrative, dans le respect des règles et procédures applicables au domaine de la gestion financière.

Il assure la gestion financière des dépenses (commandes, mission) du centre financier concerné.

L’agent procède aux engagements de dépenses et aux activités liées : classement et archivage, traitement des workflows, participation à la rédaction des procédures

Les opérations d’engagement se décomposent comme suit:

- Précommande : demande de devis, demande de création ou de modification de fournisseurs
- Contrôle de la conformité des documents : conformité réglementaire, disponibilité des crédits, qualité du signataire
- Saisie de l’engagement dans l’outil de gestion (SIFAC) et signature du bon de commande par le responsable des crédits
- Rapprochement des bons de commandes, des factures et des avoirs
- Saisie du service fait dans l’outil de gestion et demande de certification auprès des ordonnateurs délégués
- Transmission avec documents justificatifs au service facturier pour paiement

Compétences CONNAISSANCES ET SAVOIRS

Connaissance de la réglementation financière applicable aux EPSCP : principes généraux du décret GBCP et de l’achat public.

Connaissance de l’organisation, du fonctionnement et des circuits de décision d’une université

Connaissance du fonctionnement de l’enseignement supérieur et de l’université, plus particulièrement de la vie institutionnelle, de son organisation et de son fonctionnement

Connaissance des réseaux de relation interne et externe dans le domaine de la vie étudiante et de campus

SAVOIRS FAIRE OPÉRATIONNELS

Connaissance des outils bureautiques, en particulier Word et Excel et Powerpoint

Connaissance de SIFAC serait un plus

Proposer des améliorations dans le traitement des opérations financières

Mise en œuvre et optimisation des procédures de gestion spécifiques aux domaines liés à l’activité du service (réglementation des commissions)

Compétences didactiques pour le dialogue avec les porteurs de projets

Analyse des données financières et comptables

Appliquer les règles financières

Capacité à dialoguer avec les acteurs de la chaîne de la dépense : ordonnateurs, DAF, Agence comptable, DRRH

SAVOIRS ÊTRE

Capacité à prioriser et à être réactif quand c'est nécessa