Assistant en Information Et Orientation

Entreprise
### Établissement d'enseignement supérieur, l'Université d'Orléans est présente sur 7 sites en région Centre Val de Loire.
### Elle compte 18 000 étudiant.e.s, 141 diplômes nationaux, 2000 personnels et 25 unités de recherche.
Poste
**Lieu d’exercice**: Université d'Orléans, Direction de l’Orientation et de l’insertion Professionnelle
**Prise de poste**: Poste à pourvoir à partir d’octobre 2024
**Type de contrat/Statut**: Catégorie C, Ouvert aux titulaires et contractuels (CDD), temps plein
Poste
Mission
Au sein de la Direction de l’Orientation et de l’insertion Professionnelle (D.O.I.P) rattachée à l’Université d’Orléans, votre mission consiste à assurer l’accueil et délivrer des renseignements de 1er niveau aux usagers demandeurs (lycéens et étudiants).
Vous apportez votre appui dans les activités d’accueil, d’information, d’orientation, de documentation et de gestion administrative de manière transversale au sein de la D.O.I.P (Direction de l’Orientation et de l’Insertion Professionnelle) au sens large.
Activités principales
Accueillir, renseigner et accompagner dans leurs démarches les usagers dans toutes actions de la D.O.I.P.:

- Réceptionner les appels téléphoniques extérieurs ;
- Réceptionner et gérer les demandes adressées par courriel ;
- Assurer des permanences d’accueil physique, gérer la prise de rendez-vous par courriel ou par téléphone ;
- Accompagner les usagers dans leurs recherches en salle de documentation et sur les différents supports mis à leur disposition (outils dématérialisés) en lien avec les chargés de mission OIP.

**Contribuer à promouvoir l’offre de formation de l’université**:

- Participer à des forums et salons de l’orientation en Région Centre
- Val de Loire
- Participer à la mise à jour de supports.

Contribuer à l’organisation et à la logistique des dispositifs d’accueil, d’information, d’orientation et d’insertion professionnelle:

- Participer à l’organisation matérielle et logistique des interventions de la D.O.I.P. : salons, forums, journées portes ouvertes, ateliers et toutes actions pilotées par le service (réservation de salles, préparation de « café » d’accueil, agencement de salle de cours, de conférences, préparation des matériels nécessaires) ;
- Assurer l’accueil des participants : lycéens et leur famille, étudiants, partenaires extérieurs;
- Contribuer au succès des manifestations organisées par la D.O.I.P en étant associé à l’organisation, à la planification et à la coordination des tâches et des interventions.

Réaliser des actes de gestion administrative et intervenir en appui des chargés de mission de la D.O.I.P.:

- Saisir, mettre en forme des documents et les envoyer (courriers, documents d’information, bordereaux d’envoi ) ;
- Constituer des bases de données sous Excel et des tableaux simples de pourcentages ;
- Dans le cadre de l’entrepreneuriat étudiant, demander des devis, être associé à la gestion des bons de commandes et à leurs transmissions au service financier après accord du directeur ;
- Prendre des rendez-vous, gérer les réservations de salles et les plannings (permanences à l’accueil, participation aux salons et forums) ;
Profil
Formation et expérience professionnelle
Formation en lien avec la gestion administrative et pédagogique
- Connaître le fonctionnement d’une université et de l’enseignement supérieur:

- Appréhender l’offre de formation de l’université ;
- Connaître en général le domaine de l’orientation, les dispositifs de formation initiale, l’insertion professionnelle et l’entrepreneuriat ;
- Maîtriser les outils bureautiques Word, Excel, PowerPoint ;
- Maîtriser les techniques de communication orales et écrites, rédiger des documents simples d’information et de communication.

Compétences et qualités requises
- Rigueur
- Savoir se rendre disponible
- Capacité d’écoute et sens relationnel
- Maîtrise de soi
- Savoir travailler en équipe
- Sens de l’organisation et de l’initiative

L’UNIVERSITE D’ORLEANS C’EST AUSSI
Une université européenne, des valeurs partagées, un plan égalité professionnelle femme/homme, diversité et non-discrimination, inclusion, qualité de vie au travail et engagement dans la transition écologique:

- Un cadre de travail respectueux de l’équilibre vie professionnelle et vie personnelle:
\- Développement de ses compétences à travers une large offre de formation
\- Accompagnement des personnes en situation de handicap et adaptation des postes de travail
\- Télétravail possible selon nécessité et organisation du service (1 à 2 jours/ semaine)
\- 57 jours de congés annuels - dont 11 jours de RTT - pour un temps plein actif dès la prise de poste
- Et des avantages

\- Activités sportives et culturelles
\- Restauration collective
\- Forfait mobilité durable (vélo, covoiturage)
\- Prise en