Gestionnaire Administratif.ve

**1/ Assurer la gestion administrative et financière et le suivi de dispositifs sectoriels et transversaux et la rédaction des rapports pour la commission permanente régionale : 40 %**
- Instruire les demandes de subventions avec les chargés de mission des secteurs,
- Rédiger des rapports, notes descriptives, conventions, courriers,
- Actualiser le tableau de programmation CPR,
- Mettre en place les tableaux de bord et les indicateurs,
- Suivre l’enregistrement des demandes de subventions,
- Suivre les dossiers sur la GED et le portail des aides et adresser les contributions afférentes, des demandes de pièces complémentaires aux relances auprès des partenaires,
- Gérer les appels téléphoniques relevant de la gestion administrative des secteurs et dispositifs ci-dessus,
- Suivre les mandats des dossiers et gérer les relances de demande de pièces afférentes,
- Informer et renseigner les partenaires sur leurs demandes et les procédures à suivre.

**2/ Participer à la préparation du budget, l’exécution budgétaire et le suivi des mandats avec le soutien de la cellule de gestion : 20 %**
- Suivre les engagements et les consommations de crédits en lien avec les chargés de mission et gestionnaires
- Mettre en place et actualiser un outil performant de suivi de préparation budgétaire
- Suivre la préparation et l’exécution budgétaire, en appui de la cheffe de service.

**3/ Participer à l’organisation du travail du service par la conception et la mise en place d’outils et de procédures en lien avec la cheffe de service et la direction : 10 %**
- Construire les outils de planification des activités et politiques (grandes échéances des projets, évolution des politiques ) en lien avec la feuille de route politique
- Formaliser des processus / procédures et outils de suivi administratif, financier, liés au fonctionnement du service
- Référent pour la mise en œuvre des processus et procédures du service
- Contribuer à la simplification et à l’optimisation des dispositifs du portail des aides.

**4/ Assurer des missions de coordination administrative et financière des activités du service : 10 %**
- Participer au suivi des grandes échéances administratives et financières du service (BP, DM, CA, rapport d’activité, CPER) et autres sollicitations du CODIR,
- Participer à la mise en œuvre et au suivi de projets transversaux au sein du service en matière de communication et de circulation de l’information.

**5/ Participer ponctuellement à des procédures et projets transversaux en appui de la Direction : 20 %**
- Être le Relais RGPD de la Direction Culture et Patrimoine,
- En cas de pics d’activités, participer aux missions et apporter un appui aux autres services de la Direction Culture et Patrimoine.
- Maîtriser les règles de fonctionnement d’une collectivité (administrative, financière) ;
- Connaître les règles et les procédures internes au niveau de la Direction Générale ;
- Connaître les techniques rédactionnelles administratives (rapports, courriers, notes) ;
- Avoir des connaissances solides en matière de comptabilité publique et de gestion financière des subventions ;
- Connaître les bases de la réglementation des marchés publics ;
- Connaître les bases des techniques d’animation ; avoir des connaissances méthodologiques en matière de conduite / évaluation de projet ;
- Connaître les problématiques liées aux politiques culturelles et artistiques ;
- Faire preuve de pertinence dans l’analyse financière et l’efficience administrative des politiques publiques ;
- Maîtriser les outils bureautiques, et en particulier Excel, ainsi que les logiciels de suivi financier (Portail des Aides, Progos, Coriolis) ;
- Savoir hiérarchiser et planifier son activité et anticiper les échéances et difficultés ;
- Savoir rendre compte à la hiérarchie (loyauté, état d’esprit constructif) ;
- Être rigoureux ;
- Faire preuve de qualités relationnelles ;
- Être force de proposition et faire preuve d’autonomie.