Assistant(E) de Direction

Entreprise
Aux portes de Paris, Montrouge, territoire historique d’Ile-de-France, bénéficie d’un emplacement privilégié dans le département des Hauts-de-Seine et d’un accès facilité par les transports en commun (métro 4 et 13, Tramway T3 et T6, plusieurs ligne de bus, et de stations de Vélib). La municipalité et ses 1 000 agents mettent à la disposition de ses presque 50 000 habitants toutes leurs compétences afin de répondre au fort développement humain du territoire
La Ville a pour ambition de travailler sur l’excellence de la qualité des services et des espaces publics. Dans cet objectif, elle porte notamment ses efforts sur les nouvelles mobilités, ainsi que le partage adoucit et le verdissement affirmé des espaces. Elle promeut et favorise l’adaptation constante des services à l’évolution des modes de vie et des usages.
**C'est dans ce contexte que la ville recrute**:
Son (sa) Assistant (e) de direction - H/F pour sa direction de l'éducation
Poste
La mission principale du poste
Au sein de la direction de l’éducation, l’assistant(e) de direction facilite l’organisation du travail des personnels via le recueil des demandes des administrés et des autres services, il ou elle assiste la direction quant à la transmission desdites informations et la diffusion du courrier. Il ou elle facilite ainsi la transversalité entre chacun et contribue ainsi à la mise en œuvre des orientations municipales en matière de politique éducative et jeunesse de la collectivité. Il ou elle est associée aux projets de service, rédige les comptes rendus de réunion et les courriers toutes fonctions confondues.
Les activités du poste
- Gestion du courrier de toute la Direction (réception, distribution, projets de réponse), gestion des appels téléphoniques,
- Rédaction des comptes rendus de réunions de service et interservices (Elus, direction, cotech, conseils d’administration de la caisse des écoles, directeurs écoles, chefs de cuisine, animateurs, réunions projets),
- Liaison élus et cabinet du Maire, relations avec les administrés, les partenaires extérieurs et les services municipaux,
- Secrétariat administratif : certificats administratifs, conventions, lettres, publipostage, saisie des heures supplémentaires, traitement des demandes des administrés et mise en relation avec les interlocuteurs compétents en fonction des demandes,
- Participation aux projets de service (modernisation des circuits, dématérialisation logiciel courrier)
- Suivi des données, tableaux de reporting,
- Gestion des projets de la caisse des écoles (arrêtés Air Délib, conventions, fiches projets, organisation des spectacles de la caisse des écoles, commande de livres et jeux, rédaction et suivi des contrats prestataires,
- Bons de commande, caisse des écoles, maitrise du circuit finances

Profil
Les compétences générales
- Code de l’Education et réglementation des accueils de mineurs collectifs, droit de la famille (notions de base),
- Environnement territorial,
- Procédures administratives et rédaction de conventions,
- Capacité rédactionnelle,
- Utilisation des logiciels Finances, Famille, Métiers, et bureautique.

Les connaissances techniques
- Rédaction administrative et sens de la synthèse,
- Capacité à hiérarchiser les tâches,
- Capacité d’organisation,

Les savoirs-êtres
- Rigueur,
- Respect des délais,
- Sens de l’organisation ;
- Discrétion professionnelle,
- Capacité de transversalité,
- Qualités d’écoute et sens du service public

Contraintes liées au poste physiques/géographique
Réunions occasionnelles en soirée