Coordinateur Administratif

**Employeur**:
Et si vous rejoigniez une structure en pleine mutation vers l’université de demain ?

Au premier rang des universités françaises et francophones, Aix-Marseille Université (AMU) regroupe 78 000 étudiants, 8 000 personnels, 122 structures de recherche en lien avec les plus grands organismes dans ce domaine et un budget de 720 M€.

Aix-Marseille Université recrute et reconnait tous les talents, ses offres d'emplois sont handi-accessibles.

**Mission**:
La DEPIL comporte près de 220 agents répartis sur 6 campus et s'articule autour de 4 pôles : Travaux, Logistique, Maintenance et Exploitation, Systèmes d'impression.

La DEPIL est en relation avec:

- Ensemble des usagers de l'Université (Personnels, Enseignants-chercheurs, Etudiants,). ;
- Direction de l'Université, Service centraux et Généraux, Services Communs, Composantes (UFR, Ecoles et Instituts de l'Université) ;
- Intervenants extérieurs : entreprises, bureau d'études, maîtrise d'œuvre, service organisateur d'événement, commission de sécurité, bureau de contrôle, etc.

Ce poste est rattaché au Pôle Logistique de la DEPIL qui pilote et gère les contrats et les marchés publics dans le domaine Logistique pour toute l’Université (ex : Déchets divers, parc véhicules, téléphonie mobile, fournitures de bureau, mobiliers, espaces verts, gardiennage, logements de fonction, affranchissement et colis etc).

Au sein de l’équipe des Référents métiers (6 à 9 collaborateurs), vous serez chargé(e) de réaliser des actes de gestion administrative dans le respect des techniques, des règles et des procédures en vigueur.

Après une formation de plusieurs semaines au sein du pôle, vous aurez la responsabilité d’un marché public (machines à affranchir).

Plus précisément, vos principales missions seront:

- Instruire les dossiers administratifs en vérifiant la régularité juridique et financière ainsi que les pièces justificatives ;
- Participer à l'instruction de divers dossiers de marchés publics : établissement du cahier des charges technique, recensement des besoins, mutualisation des besoins, définition des mínimas marchés en lien avec la Direction de la Commande Publique ;
- Suivre les différentes phases de procédures administratives et d'instruction des dossiers relatifs à la commande publique ;
- Mettre en œuvre des procédures de gestion dans le domaine de la Logistique ;
- Participer à la gestion administrative, financière et des ressources humaines du Pôle ;
- Effectuer des analyses techniques, administratives et financières sur les activités des référents du Pôle ;
- Diffuser des informations internes et externes sur le fonctionnement du pôle ;
- Saisir et mettre en forme des documents divers, les reproduire, les diffuser et rédiger des comptes-rendus divers ;
- Effectuer une veille réglementaire dans le domaine de la logistique ;
- Produire des tableaux de bord sous Excel et des synthèses d’activités par Référents métiers.

Sur ce poste, vous serez amené(e) à gagner en polyvalence afin d’appuyer les Référents durant les périodes de pics d’activités.

Vous serez en contact avec différents interlocuteurs internes (DEPIL, Direction de la Commande publique,) et externes (entreprises extérieures, fournisseurs,). Cela nécessite une aisance relationnelle et rédactionnelle.

Afin d’être au plus près des sujets gérés, vous pourrez être amené(e) à vous déplacer sur les campus de l’Université notamment dans le cadre de réunion (occasionnel).

**Profil**:
Vous êtes diplômé(e) d’un Bac à Bac +2 dans le domaine administratif ou gestion ? Vous avez une première expérience réussie dans le domaine ?

Vous avez une appétence pour les missions administratives ?

Vous souhaitez évoluer dans un environnement stimulant et très polyvalent ?

Une aisance sur Excel (formules, TCD) ainsi qu’un excellent relationnel et rédactionnel sont requis sur ce poste.

Poste à pourvoir dès que possible

CDD 12 mois - renouvelable - Temps complet du lundi au vendredi

Rémunération : 1429€ net / mois environ avant PAS puis 1504€ net / mois environ après un an d’ancienneté (avant PAS).

Télétravail possible après une formation de 6 mois sur le poste.

Localisation du poste : 5-9 Bd Maurice Bourdet, 13001 Marseille

**Les avantages liés au poste**:

- Participation aux frais de transports en commun sur l'ensemble du territoire départemental
- Télétravail possible jusqu'à 2 jours/semaine, selon les nécessités et l'organisation du service à partir de 6 mois d’ancienneté
- Selon votre rythme de travail, bénéficiez jusqu’à 50 jours de congés dès la première année puis 58 jours au bout d’un an
- Participation Mutuelle à hauteur de 15€ /mois
- Des offres loisirs, sport et culture pour tous les agents
- L’établissement conventionné par le FIPHFP (Fonds pour l'Insertion des Personnes Handicapées dans la Fonction Publique)