Gestionnaire Administratif

**À propos de nous**:
Située au cœur de Lyon et de Bourg-en-Bresse, l’Université Jean Moulin offre un espace d’apprentissage et de recherche centré sur les sciences humaines et sociales. Avec 7 écoles doctorales et 19 unités de recherche, elle développe une recherche interdisciplinaire, en lien avec les grandes questions de société.

Membre de l’Université de Lyon, elle accueille près de 28 000 étudiants et propose un large éventail de formations du BUT au doctorat dans un cadre d’études de qualité. Ouverte sur l’Europe et sur le monde, l’Université Jean Moulin développe des actions de coopération pédagogique et scientifique sur les 5 continents. Favoriser l’égalité des chances en respectant les différences constitue son ambition première, convaincue que la diversité et les spécificités sont une richesse et que chacun d’entre nous est défini par ses différences. Pleinement engagées auprès de leurs partenaires socio-économiques, les équipes de l’Université Jean Moulin mettent tout en oeuvre pour contribuer à la réussite des étudiants et à leur insertion professionnelle.

**Mission**:
**Contexte et missions principales**:
**Présentation de la structure**

Fondé en 1956, iaelyon School of Management est une école interne de l’Université Jean Moulin Lyon3.

Plus important IAE de France par la taille de ses communautés étudiantes et académiques, l’iaelyon est, avec plus de 7200 étudiants, l'un des tout premiers pôles universitaires français de formation et de recherche en gestion et management. C’est également l'un des plus internationalisés et professionnalisés.

Au sein de l’équipe Conventionnement et financement, sous l’autorité de la responsable de service, le/la gestionnaire administratif.ve assure des missions relatives à la gestion administrative des dossiers de Formation Continue, Alternance et Stages.

**Les missions**:
**Participation au développement de la Formation Continue & de l’Alternance**:

- Accueillir physiquement et téléphoniquement les différents publics (Entreprises, organismes et futurs participants)
- Assurer un renseignement de premier niveau sur l’offre de formation et les dispositifs spécifiques
- Gérer le courrier du service
- Etablir les conventions de formation professionnelle : FC diplômantes, FC courtes, certifiantes, VAE, POST VAE et CP
- Mettre à jour les différentes bases de données
- Gérer les avenants (conventions et /ou subrogations des financeurs)
- Assurer le suivi des attestations de présence des apprentis, des CP et transmission aux CFA E et des FC

**Participation à la gestion des stages**:

- Traiter les demandes de conventions de stages validées par les responsables pédagogiques
- Vérifier les éléments nécessaires à la constitution des conventions de stage (respect des lois, durée, pièces administratives)
- Établir les conventions de stage et les avenants (prolongation, rupture )
- Assurer un suivi et des relances téléphoniques pour l’optimisation des retours des conventions
- En relation avec les scolarités et le service des Relations Internationales, consolider le calendrier des stages, informer sur la spécificité des stages à l’étranger

**Missions administratives**:

- Tâches administratives et secrétariat classique
- Contribuer à la valorisation des activités de l’école et participer, autant que de besoin, à la promotion des formations (ex : présence sur les « Journées Portes ouvertes »). Le cas échéant, et sous réserve d’aménagement horaire, l’agent peut être amené à collaborer ponctuellement avec les autres membres de l’iaelyon pour l’organisation et la surveillance des différents tests Score IAE Message obligatoires

**Écosystème de travail**:
A l’iaelyon, au sein de la Direction de la Formation Continue et Alternance, vous travaillerez sous la supervision directe de la Responsable du service Conventionnement et financement.

**Profil**:
**Compétences opérationnelles et comportementales**:

- Connaissance de l’environnement de la Formation Continue, Formation courte, de l’Alternance et des Stages (réglementation, dispositifs, financements, acteurs institutionnels et privés )
- Connaissance globale de l’offre de formation de l’iaelyon
- Connaissance des métiers, des filières et des parcours professionnels
- Connaissance des interlocuteurs et dispositifs administratifs internes à l’Université
- Maîtriser les techniques d’accueil téléphonique
- Analyser et comprendre un besoin en termes d’orientation et de formation
- Rédiger des mails adaptés aux demandes entrantes
- Communiquer avec des interlocuteurs variés, internes et externes et à s’adapter en temps réel à l’hétérogénéité des demandes
- Assurer un suivi commercial des dossiers en cours
- Qualités relationnelles et discrétion
- Polyvalence et adaptabilité
- Rigueur dans la réalisation des dossiers
- Proactivité
- Esprit d’équipe

**Diplôme(s) souhaité(s) : Minimum Bac**:
**Expérience souhaitée**: Une expérience équivalente sur les missions et/ou une expérience dans le milieu de l'enseignement supérieur et de