Office Manager

Façonner une expérience d’exception, où s’expriment l’audace et la modernité pour bousculer les codes.
Vivre ensemble une odyssée sensorielle intense, où haute gastronomie et mise en scène créative donnent vie à une rencontre humaine et singulière.
**SAINTCLAIR**: le goût de la rencontre.
SAINTCLAIR est un traiteur événementiel haut de gamme de notre groupe, filiale à 100% du Groupe ACCOR. Son siège commercial de Saint Cloud (~40 collaborateurs) cherche son ou sa futur.e Office manager.
**Gestion administrative et financière**:

- Suivi et gestion des factures
- Suivi et gestion du budget de fonctionnement et d’investissements du site
- Suivi et gestion des contrats (prestataires, abonnements, assurances, documents légaux)
- Classement et archivage des documents administratifs de la société (ex : contrats, Kbis, etc.)
- Support administratif aux équipes commerciales (ex : rédaction de la partie administrative d’appels d’offres, gestion des accréditations)

**Support RH**:

- Accueil et intégration des nouveaux employés (installation, commandes de matériel, planning d’intégration, documents administratifs, etc.)
- Suivi et saisie des plannings du personnel
- Gestion des contrats de stage et d’alternance (récapitulatif, relais avec les écoles, suivi des conventions, documents administratifs ), en concertation avec le département RH

**Accueil & tenue du site**:

- Maintien de la bonne tenue et entretien des espaces (accueil, salle de test clients, espaces de bureaux / salle de réunion, cafeteria, cuisine de test, toilettes clients & collaborateurs)
- Aménagement des espaces
- Supervision du réfectoire
- Management direct : 1 collaborateur
- Suivi et contrôle des commandes
- Gestion du partenariat Frichti, communication auprès des collaborateurs
- Gestion du partenariat Too good to go
- Gestion des fournitures
- Tenue de l’agenda du site (planning des tests, présence RH, etc.)
- Gestion des appel téléphoniques
- Tri & gestion du courrier (y compris mise sous pli et envoi des factures), gestion des coursiers

**Services généraux**:

- Gestion des relations avec le bailleur
- Coordination des différents prestataires (nettoyage, incendie, jardinage, maintenance, ordures, assurances) : gestion des contrats, prise de rdv et suivi d’interventions, traitement comptable
- Gestion du matériel informatique et des outils bureautiques (en lien avec le service IT)

**Communication interne, vie du site & RSE**:

- Animation de la communication interne (newsletters, affichages, intranet )
- Organisation d’événements internes / de la vie du bureau (animations, afterworks, activités sportives )
- Amélioration de la qualité de vie au travail
- Suivi et promotion des actions RSE sur le site
- Connaître la politique RSE du Groupe

Vous avez une expérience similaire d'au moins 5 ans qui vous a permis de développer votre autonomie, votre rigueur et votre sens de l’organisation et du service.
Vous êtes reconnu(e) pour votre excellente expression écrite et orale
**Horaires**: 39h / semaine sur 5 jours du lundi au vendredi.
**Lieu**: Saint Cloud (92)
**Nos avantages**:

- Repas (tarif du repas : approx. 1 euro)
- Mutuelle avantageuse prise en charge à hauteur de 60%,
- Participation aux frais de transport en commun : Prise en charge de 80% du pass Navigo ou Forfait Mobilité Durable de 150€ par an
- Possibilité d’évolution
- Carte avantage Heartist (accès à des offres privilégiées dans les hôtels Accor et chez d'autres partenaires)