Assistant(E) de Direction

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Missions générales
En tant que collaboratrice directe du directeur délégué et de l’équipe de direction
Assister les directeurs afin d'optimiser la gestion de leur activité
Organiser et coordonner les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la structure
Prendre en charge le suivi complet de dossiers particuliers ou d'évènements spécifiques
Activités principales
**Gestion du temps**:
Gère les agendas de l’équipe de direction, ainsi que les priorités
Organise le suivi des échéances
**Affaires générales**:
Planifie, organise et prépare les instances (composition, ordres du jour, délais de transmission, convocations, préparation des dossiers, réservations de salle, réception des participants)
Participe aux instances et rédige les comptes rendus (CME, CS, CTE, F3SCT, Directoire, Comité des élus, CVS, etc)
Organise et planifie différentes réunions
Rédaction de compte-rendu de réunion
Assure une veille règlementaire sur les instances
Rappelle les informations importantes et transmets des messages
Suivi des délégations de signature
**Information, accueil, classement et suivi du courrier**:
Assure l’accueil téléphonique et physique de la direction générale (en cas d’absence relai assuré par le BE Antrain)
Assure la réception et le traitement du courrier en lien avec les directions (en cas d’absence relai assuré par le BE Antrain)
Recherche et diffuse des informations entre la Direction et les différents services
Gère la mise en forme et la diffusion des notes de service et des notes d’information
Effectue les opérations classiques de secrétariat (frappe, photocopies, filtrage des appels, gestion fourniture de bureau )
Organise le classement et l’archivage des dossiers
**Communication**:
Coordonne et diffuse le planning des astreintes médicales téléphoniques, le planning des astreintes SSR et le tableau des absences des médecins salariés
Mise à jour des supports de communication interne et externe (annuaire, organigramme, plan blanc, calendrier des instances, tablette de garde, gestion documentaire, site FHF)
Autres dossiers communication à la demande
**Animation**:
Participe et rédige les comptes rendus des CVS
Sollicite la presse en cas d’évènements
Transmets les éléments de communication à la Directrice Adjointe en charge du domaine
**Qualité**:
Mise à jour et dépôt de documents sur la gestion documentaire (procédures, modes opératoire, flyers)
Participation aux enquêtes de satisfaction résidents et familles (collecte et traitement des données)
**Ressources Humaines**:
Suivi des commissions crèche
Gestion des congés de l’équipe de direction, de l’équipe du service informatique
Planification et prise de notes lors des entretiens pour le DUERP
Activités annexes
Suit et gère en autonomie des dossiers à la demande des directeurs, après validation par le Directrice Déléguée
Assure le secrétariat de la cellule de crise
Centre Hospitalier des Marches de Bretagne
Le Centre Hospitalier des Marches de Bretagne (CHMB) s'étend sur quatre sites géographiques (Antrain, Maen Roch, Tremblay, St Georges de Reintembault). Son offre se concentre principalement sur la prise en soin, l'hébergement et l'accompagnement.
**L'activité est répartie entre 780 lits et places**:
Les services sanitaires (1 service de médecine et de SMR polyvalent, 1 service de Soins Médicaux et de Réadaptation (SMR) spécialisé locomoteur et neurologique)
Les services médico-sociaux (4 EHPAD, 1 Foyer de vie pour adultes handicapés et 2 SSIAD)
Depuis 2020, le CHMB est en direction commune avec le Centre Hospitalier de Fougères (CHF).
Antrain
Aucune expérience
CDD / Remplacement
Secrétaire / secrétaire de direction