Responsable de Pôle Accueil Et Gardiennage

Le responsable du pôle accueil et gardiennage seconde le chef de service pour garantir le bon fonctionnement dudit pôle. Il assure la responsabilité hiérarchique des agents d’accueil et d’information et du gardien de la Palette. Il encadre également une équipe d’agents de sécurité d’une société privée liée avec le Département du Val d’Oise par marché public et présente sur les sites administratifs centraux. Il également participe à l’ensemble des tâches de l’équipe.

**Mission**
Missions relatives à l’Accueil:

- Participation à l’accueil physique et téléphonique dès que l’équipe n’est pas au complet et dans le cadre de formations
- Animation de la dynamique d’équipe
- Programmation des congés de l’équipe
- Accompagnement et suivi du travail des équipes en tenant compte notamment des évolutions de l’activité (réglementation, besoins de l’institution, etc.)
- Rédaction et actualisation des procédures de travail des équipes afin d’adapter le travail rendu aux besoins des usagers internes et externes
- Participation à la mise à jour des connaissances indispensables aux agents du pôle afin de mener au mieux leurs missions, en transversalité avec toutes les directions du Département (organisation des réunions adéquates, recherche et construction de bases documentaires, réalisation de fiches techniques et de guides )
- Pilotage avec le chef de service des actions concrètes à mener dans le cadre de la professionnalisation de l’accueil au Conseil départemental du Val d’Oise
- Participation à la création et au suivi des tableaux de bord d’activité du service
- Administrateur des logiciels SEAL et Condeco
- Mise à jour régulière des droits d’accès au site du Campus dans le respect des règles internes
- Suivi des indicateurs de qualité et d’activité

Missions relatives au Gardiennage:

- Transmission des consignes aux agents de sécurité (prestataire et agent titulaire), s’assurer de la bonne la compréhension des directives et de leurs réalisations
- Participation aux actions de mise en sécurité des sites centraux (dont mise à jour régulière de la liste des agents autorisés à stationner sur le parking intérieur du site du Campus)
- Vérification de la bonne réalisation des missions effectuées par les agents de sécurité
- Participation aux réunions mensuelles et de bilan avec le prestataire du marché de gardiennage
- Participation à la rédaction du cahier des charges du marché gardiennage et à l’analyse des offres
- Participation à la réalisation et à la mise à jour des fiches missions
- Référent pour la vidéosurveillance
- Participation aux formations des agents de sécurité en lien avec la Société sur les règles spécifiques aux sites administratifs principaux
- Suivi du budget gardiennage en lien avec le chef de service

Activités occasionnelles
- Intérim du responsable du pôle courrier
- Réalisation de missions d’accueil et de service dans le cadre de manifestations

**Profil**

SAVOIR FAIRE TECHNIQUE
- Compétences en management
- Orienter l'action du service en assignant des objectifs
- Animer une équipe
- Evaluer les résultats individuels et collectifs
- Piloter un projet et participer à la conduite du changement
- Compétences en gestion
- Savoir gérer un budget (anticiper, prévoir, analyser les écarts entre les prévisions et les réalisations)
- Être en capacité d'analyse
- Créer des outils d'aide à la décision (tableaux et notes de synthèse)

SAVOIR FAIRE RELATIONNEL
- Être autonome : savoir être force de proposition, savoir rendre compte à sa hiérarchie et faire remonter les difficultés
- Avoir le sens des responsabilités : garantir la production finalisée des dossiers confiés dans les délais impartis
- Savoir apprécier l'urgence et définir les priorités
- Être en capacité de mener plusieurs dossiers de front
- Savoir travailler en équipe : partager l'information, identifier les coopérations transversales nécessaires et savoir les mettre en œuvre (managers de proximité).
- Être rigoureux, méthodique, organisé, innovant
- Savoir faire preuve de diplomatie et de discrétion

CONNAISSANCES
- Connaissance de la collectivité (organigramme et dispositifs)
- Connaissance de l’environnement territorial

Niveau de formation générale / titres professionnels requis - exigés
Bac, Bac +2 et ou expérience significative dans un poste similaire