Assistant.e Des Divisions Sdd-cin Et Sdd-cln

**Quelle équipe allez-vous rejoindre ?**

Au sein de la direction exécutive Solutions de développement durable (SDD), (i) le département Citoyens et institutions (SDD/CIN), composé des divisions Transformation publique et Citoyens (TPC) et Numérique (NUM), et (ii) la division Climat et Nature (CLN) sont respectivement composés de 18 agents (agents permanents dont 3 managers, hors CDD, consultants et stagiaires) et de 20 agents (dont 3 managers, hors CDD, consultants et stagiaires).

Le département SDD/CIN est en charge de l'établissement de la doctrine de l'axe citoyens, institutions, démocratie du POS V, sa mise en œuvre opérationnelle, le développement de partenariats, la redevabilité, la communication et la coordination des activités TPC et NUM. La division TPC a pour mission d'appuyer, animer et consolider les activités de l'AFD sur les sujets de transformation des institutions, de l'action publique et d'inclusion des sujets de participation citoyenne et de démocratie au sein des projets. La division NUM a pour mission (i) de promouvoir la transition numérique et de conduire en direct ou en appui aux autres divisions les interventions dans les domaines du numérique et (ii) d'appuyer la mise en œuvre opérationnelle de l'axe 3.

La division SDD/CLN est notamment en charge i) de l'élaboration et du pilotage de la stratégie climat et nature; ii) de l'appui aux opérations pour maximiser l'impact climat et biodiversité des projets financés par l'AFD et iii) du suivi de l'agenda international climat et biodiversité (notamment les COPs, IDFC, le FICS...).

**Quel sera votre rôle ?**

Vous serez affecté.e aux équipes SDD/CIN et SDD/CLN. Vous pourrez être amené.e à apporter un appui ponctuel à d'autres équipes (CLS-lien social et AES-appui environnemental et social, notamment).

Vous assurerez des missions classiques de secrétariat : apporter un appui logistique et administratif aux membres des équipes:
1. Réaliser les missions de secrétariat pour un responsable de division et les membres d'une équipe:
Enregistrer, traiter et diffuser des informations (courriers, mails, appels téléphoniques...)
Organiser l'agenda collectif et prendre des rendez-vous en fonction des priorités des managers
Rédiger des courriers/notes/CR
Mettre en forme des supports de réunions, séminaires
Mettre à jour l'organigramme des équipes, ainsi que les listes de diffusion
Assurer l'accueil téléphonique et physique pour les équipes
Tenir à jour une documentation, un classement
Réaliser des travaux d'appui pour le service (photocopies, classement, etc.)
Organiser la logistique de réunions ou séminaires
Gérer les arrivées, départs, prolongations de contrats, demandes de mobilités des agents / consultants/ stagiaires (demandes auprès du PSU et bureau des badges...)
Commander des fournitures

2. Organiser les missions et déplacements des membres de l'équipe:
Élaborer les documents préparatoires : dossiers, ordre de mission, messages etc.
Réalisation des notes de frais, commandes et achats relatifs à ces déplacements en conformité avec les règles et procédures internes
Gestion des contacts nécessaires avec les services supports, prestataires, fournisseurs, interlocuteurs externes

3. Toute autre activité de secrétariat nécessaire à la bonne marche des équipes, y compris avec d'autres assistant.e.s

Vous serez également amené.e à apporter un appui en cas de surcharge de travail ou à effectuer les interims d'autres assistantes pendant les périodes de congés ou de formations.

**Qui recherchons-nous ?**

Sont notamment recherchées:
une bonne connaissance des missions de secrétariat : prise de notes, gestion administrative, organisation de missions, organisation de réunions, rédaction de courrier
une bonne connaissance de l'outil informatique et du Pack Office
une très bonne organisation du travail
En termes de qualités humaines et relationnelles : aimant travailler en équipe, impliqué.e, être force de proposition, fédérateur.trice et motivé.e.

Un bon niveau d'anglais est souhaitable.

**Pourquoi rejoindre l'Agence Française de Développement ?**

Rejoindre l'AFD, c'est contribuer à la construction d'un monde en commun, c'est la mission de notre Groupe. Un monde en commun, c'est un monde qui préserve et défend ces cinq grands biens communs que sont la planète, le lien social, la paix, les partenariats et la prospérité économique.