Assistant(E) Archives Et Documentation

Ville verte et innovante Villeneuve d'Ascq cultive sa spécificité au cœur de la Métropole européenne de Lille (Mel).. Verte : la chaîne des lacs et le parc du Héron s'étendent sur 225 ha, de nombreuses terres agricoles ont été préservées. Innovante : pôle universitaire et de recherche majeur, elle accueille deux campus, des grandes écoles et de nombreuses entreprises. Métropolitaine : elle est un acteur majeur du territoire grâce à ses équipements et à ses partenaires (musée du LAM, stade Pierre-Mauroy, parc archéologique Asnapio, scène nationale de la Rose des Vents...). Face aux défis écologiques, Villeneuve d'Ascq s'affirme aujourd'hui en "Ville nature et nourricière". Quelques chiffres : 63 000 habitants, 45 000 étudiants et enseignants-chercheurs, 55 000 emplois, 1400 agents municipaux Au sein de la direction Ressources et Patrimoine de Villeneuve-d'Ascq, l'équipe des sept agents du service Archives-Documentation contribue à la politique d'information de la collectivité et des publics externes. Le pôle Archives collecte, classe, conserve et communique les documents sur tous supports produits par les services municipaux et reçus de personnes ou d'organismes privés. Répartis sur trois sites, les 2,5 km linéaires de documents des Archives municipales sont constitués des fonds des anciennes communes d'Annappes, Ascq et Flers-lez-Lille, de la commune de Villeneuve-d'Ascq, de fonds privés et du fonds de l'Établissement public d'aménagement de la ville nouvelle de Lille-Est (EPALE). Le pôle Documentation diffuse un panorama de presse quotidien, gère les abonnements et ouvrages de la collectivité et assure une veille documentaire pour les services municipaux. Vous avez le sens de l’organisation, aimez travailler en équipe et souhaitez contribuer à la valorisation du patrimoine documentaire? Notre collectivité recherche un-(e) **assistant (e) de gestion administrative et documentaire** pour renforcer son Service Archives - Documentation. Un poste varié, stimulant, où chaque journée apporte son lot de défis et d’enrichissement professionnel. Au sein d'une équipe engagée, vous serez l'un des pivots du service en assurant: **Gestion administrative et financière** Suivi des dépenses et recettes du service Rédaction des bons de commande et des actes d’engagement Vérification des factures Gestion des besoins en fournitures et des stocks Suivi des relations avec les fournisseurs Correspondance et interface RH pour le service **Collecte et classement des archives** Accompagnement des services dans le traitement de leurs flux d’information Classement, description et numérisation des archives Saisie des instruments de recherche dans le logiciel métier Conditionnement, cotation et rangement des documents Gestion de la documentation historique **Communication et valorisation des archives** Accueil et orientation des chercheurs dans les fonds Gestion de la salle de lecture Réalisation de recherches pour les publics internes et externes Suivi des prêts et communication des documents aux utilisateurs Participation aux actions de médiation : expositions, publications, événements **Gestion documentaire** Participation à la revue de presse quotidienne et au bulletin documentaire Recherche documentaire ciblée Réception, enregistrement et diffusion des périodiques et ouvrages commandés Contribution aux travaux de classement Votre profil idéal Vos connaissances (Savoir) Vous connaissez (ou êtes prêt() à apprendre) les règles de fonctionnement d’une institution publique Vous possédez des notions en comptabilité et facturation, utiles pour le suivi financier Vous êtes à l’aise avec les outils bureautiques et numériques Vous avez une bonne maîtrise de la langue française, de son vocabulaire et de ses règles d’écriture Vos compétences (Savoir-faire) Vous savez classer, organiser et planifier les documents et les activités Vous lisez et comprenez aisément tout type de document administratif ou historique Vous appliquez avec soin les règles de protection et de manipulation des documents sensibles Vous avez de solides qualités rédactionnelles et êtes capable de rédiger clairement et efficacement Vos qualités humaines (Savoir-être) Vous exécutez les missions confiées avec responsabilité et autonomie Vous faites preuve de discrétion, méthode et rigueur au quotidien Vous avez le sens de l’observation et un esprit d’analyse développé Vous communiquez avec aisance, à l’oral comme à l’écrit, et vous savez travailler en équipe Vous respectez les procédures tout en restant force de proposition Exigences particulières : du mardi au samedi matin - présence aux heures d'ouverture au public (du mardi au vendredi de 13h30 à 17h00 - le samedi de 8h30 à 12h00) poste ouvert sur les cadre d'emploi des redacteurs ou des assistants de conservation - Catégorie B Poste ouvert aux contractuels**Soucieux de la qualité de vie et du bien-être au travail, la Mairie de Villeneuve d’Ascq facilite l’équilibre des vies pr