Gestionnaire de L'offre de Formation

**À propos de nous**: Ambitieuse et innovante, l'Université de Lille réunit facultés, instituts et écoles de renom. Notre objectif : Construire une université internationale, rayonnante et attractive, ancrée dans son territoire et moteur du développement économique et socio-culturel. Faire le choix de l'Université de Lille, c'est rejoindre une communauté résolument tournée vers l'avenir et engagée pour l'excellence académique. **Mission**: **CDD de 3 ans renouvelable pour les agents contractuels** **MISSIONS** Participer activement à toutes les activités de scolarité du relais du campus: - Accueillir et renseigner les usagers - Gérer les admissions - Effectuer et gérer les inscriptions administratives (annulation, remboursement, transfert, etc.) - Organiser les examens terminaux - Lancer les calculs et maquettages Apogée **ACTIVITÉS** 1) Pendant les périodes d'organisation des examens pour les étudiants en situation de handicap et les semaines d'examens: - Gérer le rétro-planning des opérations jusqu'au jour des épreuves : établir un fichier Excel-source pour préparer et envoyer les convocations par mail, affecter les surveillants par épreuve, et éditer tous les formulaires utiles pour le suivi quotidien des examens - Assurer la distribution et la collecte des sujets et des matériels, contrôler les copies, éditer la copie si faite sur ordinateur, et tenir des statistiques - Archiver après chaque session Assurer l'accueil et l'information des étudiants ou futurs étudiants du campus: - Suivre les conventions CPGE, etc. - Gérer les inscriptions administratives : annulation, modification, renouvellement, mise à jour des cartes multi-services, réorientation... - Gérer et tenir les archives 2) Participation aux opérations de diplomation: - Envoyer les listes des admis à la Direction de la Scolarité pour édition des parchemins - À réception des parchemins, envoyer des mails aux étudiants pour le retrait - Remettre les parchemins sur place avec contrôle d'identité des étudiants ou les envoyer par poste - Suivre la boîte mail spécifique "diplômes" 3) Être mobilisé sur un ou plusieurs domaines pour assurer un équilibre des activités sur l'année: - Inscriptions administratives - Accueil guichet Disponibilité requise, notamment en période d'activités intenses (inscriptions administratives, examens, délibérations des jurys). Polyvalence exigée sur l'ensemble des domaines de gestion. **Profil**: Connaissances - Connaître l'organisation et le fonctionnement de l'université - Comprendre l'offre de formation LMD - Identifier les structures spécifiques à l'Université de Lille et son campus, ainsi que discerner les liens hiérarchiques et fonctionnels associés - Connaître les modalités de fonctionnement et de gestion du service public - Maîtriser la réglementation relative à la gestion administrative, pédagogique et sociale applicable aux étudiants Savoirs-faire - Maîtrise des outils de bureautique (Word, Excel) - Capacité à traduire et appliquer, dans le cadre de ses fonctions, les normes réglementaires adoptées en CFVU et CA Savoirs-être - Sens relationnel et capacité à appliquer les normes spécifiques à l'accueil dans un service public (neutralité, réserve, égalité, continuité) - Courtoisie et maîtrise de soi en toutes circonstances, avec une écoute attentive, un professionnalisme constant, et une précision rigoureuse - Formation dans le domaine des techniques administratives - **Bac minimum exigé pour les agents contractuels