Assistant-e de Direction

il y a 1 jour

Montreuil, France Confédération Générale du Travail (CGT) Temps plein

Placé-e sous la responsabilité des Responsables de la Coordination, vous avez pour mission principale d’assurer le suivi administratif des instances de direction. Vous assistez également vos responsables dans leurs missions au quotidien.

Vous serez en relation avec l’ensemble des services, des instances de direction, des organisations de la Cgt mais également d’autres interlocuteurs institutionnels.

**1. Activités principales**:
Vos principales missions consistent notamment à**:

- Traitement administratif**:

- Effectuer le secrétariat classique (téléphone, courrier, frappe, rédaction ).
- Gérer l’agenda partagé de la Coordination.
- Assurer avec autonomie le suivi de dispositifs permettant aux responsables de gérer les dossiers/projets.
- Gérer et faire le suivi des fiches de frais, factures et documents comptables.
- Organiser le classement et l’archivage des documents (papier et électronique) en veillant au respect des règles RGPD.
**- Communiquer efficacement**:

- Réaliser l’accueil physique et téléphonique, filtrer et analyser la demande pour la rediriger si nécessaire.
- Assurer l’interface entre les interlocuteurs internes et externes.
- Rechercher, recueillir, analyser et diffuser les informations auprès des personnes concernées internes comme externes.
- Travailler en mode projet.
**- Planifier et organiser les différentes réunions de la Direction**:

- Convocation et relance, préparation des dossiers de réunion, recensement des sollicitations
- Organiser et assurer l’accueil et les conditions matérielles et logistiques des réunions : réservation de salles, repas, transport, hôtel
- Échanger régulièrement de l’avancement de l’organisation avec vos responsables.

**2. Qualités requises**:

- Stricte confidentialité des informations traitées ou communiquées.
- Autonomie, rigueur, méthode et exigence.
- Forte capacité d’organisation et d’adaptation.
- Discrétion et disponibilité.
- Aisance relationnelle.

**3. Compétences techniques**:

- Savoir hiérarchiser les demandes et établir des priorités.
- Maîtriser les outils bureautiques Office (tableaux croisés, publipostage, calendrier partagé, planificateur ) et collaboratifs (cloud ).
- Maîtriser les techniques de secrétariat et de prise de notes.
- Excellente expression orale et rédactionnelle.
- Connaissance de méthodes de classement et d’archivage.

**4. Contraintes particulières**:
Votre activité est soumise au rythme de l’activité pouvant entraîner une forte amplitude horaire.

Vous pourrez être amené-e à assurer les tâches d’autres secrétariats de votre espace lors de pic d’activités et/ou en période de congés.

Ce poste ne peut être assuré en télétravail.

Tous les 3 ans, la préparation des congrès nécessite une plus grande disponibilité en amont comme en aval et peut nécessiter des déplacements en province. Votre présence pendant la durée du Congrès est indispensable.

**5. Conditions d’engagement**:
Votre niveau de français sera évalué par le test « Projet Voltaire ».

Type d'emploi : Temps plein, CDI

Rémunération : 36 900,00€ à 42 900,00€ par an

Avantages:

- Prise en charge du transport quotidien
- RTT

Expérience:

- Secrétariat: 5 ans (Requis)

Lieu du poste : En présentiel

  • Assistant(e) de Direction

    il y a 1 jour

    Montreuil, Île-de-France Enseignement Catholique de Seine-Saint-Denis Temps plein

    L'enseignement catholique de Seine-Saint-Denis, recherche pour un de ses établissements scolaires situé à Montreuil, un(e) assistant(e) de direction pour le collège et le lycée, pour un remplacement de 6 mois. Une période de transmission et de tuilage est prévue dès le début du mois de février.La personne recrutée rejoindra une équipe engagée,...

  • Assistant(E) de Direction Secrétaire Technique

    il y a 1 jour

    Montreuil, France Federation des travailleurs de la metallurgie CGT Temps plein

    **Responsibilities**: - Gérer les agendas et les calendriers des dirigeants. - Organiser des réunions et des événements. - Gérer les communications entrantes et sortantes. - Gérer les demandes de renseignements et les plaintes des clients. - Préparer des documents, des rapports et des présentations. - Fournir un soutien administratif aux...

  • Assistant(E) de Direction

    il y a 5 jours

    Montreuil, France EPABR Temps plein

    _L’UGECAM Ile de France, organisme de l’Assurance Maladie, est un important acteur régional de rééducation-réadaptation fonctionnelle et professionnelle. Il gère 18 établissements sanitaires et médico-sociaux répartis sur l’ensemble du territoire Francilien dont _**l’Espace Pédiatrique Alice Blum Ribes (EPABR) **_prenant en charge des_...

  • Assistant(E) de Direction Secrétaire Technique

    il y a 3 jours

    Montreuil, France Federation des travailleurs de la metallurgie CGT Temps plein

    **Responsibilities**: - Gérer les agendas et les calendriers des dirigeants. - Organiser des réunions et des événements. - Gérer les communications entrantes et sortantes. - Gérer les demandes de renseignements et les plaintes des clients. - Préparer des documents, des rapports et des présentations. - Fournir un soutien administratif aux...

  • Assistant(E) de La Direction Petite Enfance

    il y a 1 semaine

    Montreuil, France Mairie de Montreuil Temps plein

    **La ville de Montreuil** Située dans le département de la Seine-Saint-Denis, aux portes de Paris, Montreuil est la cinquième ville d’Île-de-France (109 200 habitants, 3 000 collaborateurs, 19 directions et près de 70 services municipaux). Riche d’une histoire dont témoigne son patrimoine (industriel, horticole avec les murs à pêches), Montreuil...

  • Assistante de Direction Commerciale

    il y a 2 semaines

    Montreuil, France COOP-TIME Temps plein

    L'entreprise **CO**O**P-TIME** recherche pour son client, une société d’évènementielle qui participe activement à la féérie de Noël, un(e) talentueux(se)** ASSISTANT DE DIRECTION COMMERCIALE (H/F).** **POURQUOI LES REJOINDRE ?** - Une société stable : + 30 ans d’existence - Au cœur de l’artisanat, du luxe et de l’événementiel, ils...

  • Assistant de Direction

    il y a 1 semaine

    Montreuil, France Fondation Oeuvre de la Croix Saint-Simon Temps plein

    Bienvenue au sein de la Fondation Œuvre de la Croix Saint-Simon. Acteur majeur dans les secteurs sanitaires et médico-sociaux aux services des personnes vulnérables de la naissance à la fin de vie. L’IFPS Croix Saint-Simon situé à Montreuil, 44 rue Armand Carrel, accueille 450 étudiants, sur 4 filières de formation, infirmière, aide-soignante,...

  • Assistante de Direction Commerciale

    il y a 1 jour

    Montreuil, France COOP-TIME Temps plein

    **CO**O**P-TIME** recherche pour son client, une société d’évènementielle qui participe activement à la féérie de Noël, un(e) talentueux(se)** ASSISTANT DE DIRECTION COMMERCIALE (H/F).** **POURQUOI LES REJOINDRE ?** - Une société stable : + 30 ans d’existence - Au cœur de l’artisanat, du luxe et de l’événementiel, ils réunissent...

  • Assistant(e) de direction F/H

    il y a 1 semaine

    Montreuil, Île-de-France Ap-Hp Temps plein

    Informations générales Entité de rattachement du publieur Situé à Bobigny (93), l'hôpital Avicenne exerce une triple mission de soins, de recherche et d'enseignement. Il est orienté vers deux axes forts : la cancérologie (avec un centre expert onco-thorax, un centre spécialisé en hépatologie) et la prise en charge médico-chirurgicale de...

  • Assistant de Direction

    il y a 3 jours

    Montreuil, France URSSAF ILE-DE-FRANCE Temps plein

    **Assistant de Direction H/F**: - CDI - Montreuil - NIVEAU 5B - Télétravail possible - NVHADD102771 **URSSAF ILE-DE-FRANCE**: Vous recherchez un métier qui a du sens ? Concilier vie personnelle et professionnelle est pour vous une priorité ? Cette offre est faite pour vous ! Notre mission ? - Assurer le financement de la protection sociale au...