Assistant.e Formation

**Description entreprise**:
Notre groupe (55p) associe deux expertises complémentaires **:ASFO Grand Sud/CEFIRC**, spécialisés dans la formation professionnelle, et **LFC Humain**, dédié au conseil RH. Avec une présence renforcée en **Occitanie**et en **Nouvelle-Aquitaine**, nous mettons notre savoir-faire au service des entreprises pour les accompagner dans le développement de leurs talents et l'optimisation de leurs ressources humaines.

Dans le cadre d’un remplacement, nous recrutons un.e **Chargé.e d’accueil**

**Description du poste**:
Rattaché.e à la Responsable Assistante Régionale, vous serez **le point de contact clé du site** **de Ramonville** et **garant.e du bon déroulement des formations INTER et INTRA**.**Vous assurez ainsi l’accueil physique et téléphonique, ainsi que le support logistique et administratif des formations, dans le respect des procédures qualité.

**ACCUEIL ET LOGISTIQUE DES FORMATIONS**:

- Accueil physique des stagiaires, formateurs, visiteurs, et orientation sur site.
- Accueil téléphonique des clients, partenaires et fournisseurs, avec transmission aux interlocuteurs concernés.
- Préparation logistique des sessions : écrans d’accueil, signalétique, jetons café, matériel spécifique (PC, tablettes, extincteurs ).
- Réservation et aménagement des salles de formation et des bureaux.
- Gestion des stocks (livrets, fournitures, gobelets, jetons ).
- Organisation du planning de permanences.
- Réception, tri et distribution du courrier, remise des chèques.
- Assistance aux formateurs dans l’utilisation du logiciel interne (FACETT).

**SUPPORT ADMINISTRATIF A LA GESTION DES FORMATIONS**:

- Préparation des dossiers de formation : saisie des sessions, listes de participants, conventions, dossier pédagogique.
- Appui à la facturation : saisie des données, établissement des factures et déclarations sur plateformes, suivi des prises en charge OPCO, gestion et relances des impayés, suivi des encaissements.

**SUPPORT AUX ACTIVITES TRANSVERSES**:

- Participation à la création et mise à jour des tableaux de bord mensuels, trimestriels et annuels.
- Appui à la gestion de projets internes.
- Veille au respect des processus qualité et procédures internes.

**Profil recherché**:

- **Formation**: Bac+2 dans le domaine administratif, accueil et/ou gestion ;
- ** Expérience** réussie d’1 an minimum ;
- ** Bon niveau d’expression** orale et écrite ;
- ** Polyvalence**: vous êtes à l’aise dans un rôle aux missions multiples et appréciez la diversité des tâches ;
- ** Sens du service** : vous avez à cœur de créer une expérience positive ;
- ** Esprit d’équipe** : vous aimez collaborer, partager les informations et contribuer à une bonne ambiance de travail ;
- ** Approche positive**: vous êtes reconnu.e pour votre dynamisme et votre engagement

**Pourquoi nous rejoindre ?**

Un rôle polyvalent et central dans la gestion du site et des formations ;
Une formation interne suivie d’un accompagnement pour une prise de poste sereine ;
Des échanges fréquents avec de nombreux professionnels ;
Une structure en pleine évolution, avec un environnement de travail dynamique.

Si vous vous reconnaissez dans ce descriptif, nous serons ravis de vous apporter plus de détails

**Le processus recrutement**:

- **Analyse du CV** : Si retenu, échange téléphonique ;
- ** Entretien physique** : Passation de tests et rencontre avec la Consultante Recrutement ;
- ** Entretien final** : Rencontre avec la Responsable Support Administratif.

**Avantages**:
Grille alternance nationale