Assistant-e Administratif-ve

**À propos de l'équipe Finance & Legal**:
En intégrant Ornikar, vous rejoindrez le pôle Finance, organisé autour de trois expertises : comptabilité, contrôle de gestion et FP&A (Financial Planning & Analysis). Vous travaillerez sous la responsabilité de la Responsable Administrative et Financière (RAF) et serez en lien avec l’ensemble des membres de l’équipe.Votre rôle : assurer la bonne gestion administrative du quotidien et participer activement au fonctionnement opérationnel de l’entreprise. Nous recherchons une personne rigoureuse, autonome et à l’aise dans des environnements en évolution, prête à s’investir sur des missions variées au cœur d’une scale-up en croissance.

**Nous recherchons un-e Assistant-e administratif-ve / Office Manager**:
Nous recherchons un-e collaborateur-rice polyvalent-e pour rejoindre notre équipe administrative et financière.

**Vos missions ️**:** Comptabilité & Administration**
- Saisie et suivi des factures fournisseurs et client-e-s
- Participation à la préparation des clôtures mensuelles et annuelles
- Suivi des notes de frais et des paiements

**Opérations liées à l’activité**
- Suivi et gestion administrative de dossiers opérationnels (ex : gestion de contrats, suivi de prestations, relation avec certain-e-s partenaires)
- Contribution à l’amélioration des process internes en lien avec l’activité

**Office Management**
- Veille au bon fonctionnement des locaux : point de contact principal-e sur les sujets de fonctionnement des locaux via la coordination avec les intervenant-e-s extérieur-e-s (réceptionniste, technicien-ne du bâtiment, sécurité, nettoyage, etc.)
- Gestion et suivi des contrats : supervision des contrats de services liés à l’entretien et à la gestion des espaces de travail (négociation, renouvellement, évaluation des prestations)
- Support à la gestion de la flotte IT : en appui de l’équipe IT, participation à la gestion opérationnelle des équipements informatiques (réception, attribution, suivi du stock, coordination avec les fournisseur-euse-s)

**Le process de recrutement pour ce poste**:

- **Un premier échange téléphonique** avec Romane, notre Lead Talent Acquisition Manager (35 minutes). Cet entretien peut parfois être réalisé directement par votre futur-e manager.
- **Un entretien avec votre futur manager**pour vous préciser les contours du poste et les enjeux de la team (1 heure)
- **Une étude de cas ou test technique**pour vous projeter sur des missions du poste en conditions réelles (1 heure)
- **Un entretien de culture fit** avec les membres actuels de l'équipe pour vous donner un aperçu de nos rituels, méthodes, et vous embarquer dans notre vision (1 heure)

**Nous sommes votre entreprise idéale si vous recherchez**:

- Une start-up française devenue scale-up qui se structure, développe de nouveaux produits
- Une vision nouvelle et innovante qui dépoussière le secteur de l'assurance
- Un leadership inspirant et expert du secteur
- L'agilité d'une structure à taille humaine, et la place pour des initiatives innovantes et créatives
- Vous êtes capable de prioriser efficacement vos tâches et de gérer plusieurs sujets en parallèle
- Vous êtes diplômé-e d’une formation Bac+2/3 en comptabilité, gestion ou équivalent
- Vous êtes à l’aise avec les outils digitaux collaboratifs (Slack, Notion, Google Workspace, etc.)
- Vous avez une bonne compréhension des enjeux financiers d’une entreprise
- Vous savez rédiger des documents clairs et synthétiques (procédures, comptes-rendus, communications internes)
- Vous faites preuve de discrétion et de confidentialité dans la gestion d’informations sensibles
- Vous avez une approche proactive : vous identifiez les problèmes avant qu’ils ne surviennent et proposez des solutions
- Vous avez déjà travaillé avec un-e expert-e-comptable ou une équipe financière externalisée
- Vous avez un bon sens de l’initiative et savez prendre des décisions dans votre périmètre
- Vous êtes orienté-e “amélioration continue” et aimez optimiser les process

**Parmi nos avantages**:

- 1 jour de RTT par mois en plus des 25 jours de congés légaux
- Notre charte de télétravail hybride (1 jour de télétravail par semaine).
- Une carte Swile qui vous permettra à la fois de bénéficier de 11€/jour de tickets restaurant pris en charge à 50% par Ornikar, et de 42€/mois de remboursement transport pris en charge à 100% par Ornikar
- Un abonnement sport et bien-être Gymlib
- Une assurance santé complémentaire avec Alan
- La possibilité de passer votre permis gratuitement
- Des centaines de réductions et avantages via Leeto, partenaire de notre Comité Social Économique
- L'accès à notre plateforme éducative Edflex pour continuer à vous former en parallèle de votre activité chez nous

De même, si vous avez besoin d'un **dispositif spécial à l'emploi** ou d'une **autorisation de travail** sur le territoire français, faites-nous en part le plus rapidement possible pendant le processus de recrutement pour que les démarches administratives ne ralentiss