Secrétaire de Direction

**Détails de l’offre**:
**POSTE PROPOSÉ**

secrétaire de direction

**CONTRAT**

CDD; Détachement; Mutation

**DESCRIPTIF**

Le CPN Laxou recrute une secrétaire de direction à temps complet 100%. Poste vacant ouvert aux titulaires de la fonction publique par détachement ou mutation ou aux contractuels (CDD renouvelables jusqu'à concours interne).

Ouvert aux adjoints des cadres, AMA ou adjoints administratifs

Diplôme niveau BTS ou équivalent souhaité.

Le secrétariat de direction, composé de deux secrétaires, assure le secrétariat de la direction de l'établissement et de la directrice de site.

Les deux secrétaires de direction fonctionnent en binôme et se suppléent en cas d'absences

Secrétariat de Direction
- Accueil physique et téléphonique
- Gestion des agendas et en lien avec le CH Ravenel
- Saisie de diverses correspondances (courriers, comptes rendus etc...)
- Gestion de la messagerie de la direction
- Traitement et diffusion du courrier interne et externe à chaque direction fonctionnelle
- Mise à jour du sommaire du classement
- Classement des documents (informatique/papier)
- Suivi de la diffusion des notes et décisions
- Traçabilité et suivi des mails et courriers concernant le GHT 7 Sud Lorraine
- Suivi des enquêtes ARS
- Gestion de la papeterie et commandes diverses

Organisation des réunions
- Organisation des rendez-vous et des réunions
- Préparation et gestion des dossiers des directeurs en amont des réunions

Instances:
Gestion des CODIR:

- Organisation du planning annuel
- Réservation des salles
- Appel à points
- Préparation et diffusion de l'ordre du jour après validation auprès de la directrice
- Création du powerpoint
- Participation au CODIR
- Prise de notes et rédaction du compte-rendu et diffusion après validation
- Suivi du tableau des points abordés en séance

Gestion des Assemblées Générales des Cadres:

- Organisation du planning annuel
- Réservation des salles et des prestations logistiques
- Appel à points
- Préparation de l'ordre du jour et validation auprès de la directrice
- Envoi de l'ODJ
- Création du powerpoint
- Gestion des réponses et émargement
- Installation du powerpoint dans la salle polyvalente
- Diffusion le lendemain de la séance du support

Projets:

- Appui à la coordination et au suivi de projets initiés à la direction

Gestion de la valise de garde et diffusion du rapport:

- Insertion des documents en PDF adressés par la DAM dans l'espace partagé
- Suivi des modifications
- Recharge du téléphone de garde de la clé 4G
- Diffusion du rapport de garde (Cf procédure)

COMMISSION MEDICALE D'ETABLISSEMENT (suppléance de la secrétaire de CME)
- Pallier à l'absence de la secrétaire (lignes téléphoniques et secrétariat)

Liste des missions non exhaustive amenées à évoluer.

qualités requises:

- Discrétion professionnelle, respect de la confidentialité des informations, loyauté
- Savoir organiser, prioriser et respecter les échéances
- Méthode, rigueur, rapidité de compréhension et d'exécution
- Capacité de restitution de l'information et discernement
- Capacité d'anticipation
- Aptitudes à travailler en équipe

connaissances souhaitées:

- Bonne maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, power point, Outlook etc)
- Bonne connaissance des règles dactylographiques
- Parfaite maîtrise de l'orthographe et de la grammaire
- Bonnes pratiques rédactionnelles
- Internet

**PERSONNE À CONTACTER**

JANS BENOIT

0383926912

**ETABLISSEMENT**

Centre Psychothérapique Centre Psychothérapique de Nancy C.P.N.
1 rue du Docteur Archambault BP : 11010
54521 Laxou