Secrétaire Administrative Pharmacie

**Détails de l’offre**:
**POSTE PROPOSÉ**

Secrétaire Administrative Pharmacie

**CONTRAT**

CDD; CDI; Détachement; Mutation

**DESCRIPTIF**

Description de létablissement

Le Centre Hospitalier Sud Francilien (CHSF) assure des missions de proximité et de recours au sud de lIle-de-France, dans une quarantaine de spécialités, avec une offre de soins large en Médecine, Chirurgie, Obstétrique et Psychiatrie. Il est classé centre périnatal de type III. Il est le siège du SAMU 91. Il est lun des trois centres de référence dans lEssonne, pour la permanence des soins en chirurgie viscérale et orthopédique. Il couvre 5 secteurs de psychiatrie de lEssonne.

Possède un parking souterrain sécurisé, un accès Food truck, un self et une cafétéria avec des tarifs privilégiés ainsi quune conciergerie et un lavage auto.

Identification du Poste
- Fonction et Localisation du Poste
- Secteur dactivité : Pharmacie
- Fonction : Secrétaire administrative
- Grade : Adjoint des Cadres
- Localisation : Poste basé sur le CHSF
- Position dans la structure
- Rattachement hiérarchique : Pharmacien Chef de service ou son remplaçant
- Présentation du service
- Composition de léquipe : 1 Pharmacien Chef de service / 8 Pharmaciens / 2 Pharmaciens attachés / 3 Pharmaciens attachés associés / 1 Interne / 1 Cadre de santé / 25 Préparateurs en pharmacie hospitalière / 9 Aides de pharmacie / 2 Secrétaires médicales / 1 Agent daccueil / 4 Comptables
- Temps de travail : Conformément à la charte du temps de travail du CHSF, sur la base de 8h par jour (dont 0h30 de temps de repas exclu du temps de travail), variable en fonction des nécessités du service. Amplitude possible de 8h30/17h du lundi au vendredi.

Mission du Poste
- Mission générales (Définition du métier)
- Rédaction et frappe de courriers, notes dinformations, notes de pharmacovigilance
- Tenues des agendas, des plannings de grades et de congés des pharmaciens
- Planification des réunions, frappe des comptes rendus, réservations des salles
- Préparation des dossiers pour répondre aux enquêtes officielles (CAQES), de la haute autorité de santé (HAS), de lagence régionales de santé (ARS) ou toute autre autorité gouvernementale
- Préparation des dossiers afférents aux différents réunions et entretiens
- Utilisation quotidienne des logiciels:
PHARMA : suivi des consommations (pour établissement T2A), extraction des statistiques

REFERENCE : extraction des données patients (pour établissement T2A)

QUALNET : recherche de procédures ou documents internes à lhôpital
- Travail en collaboration avec les pharmaciens, les directions, les unités de soins
- Tenue de laccueil de la pharmacie : accueil et orientation des patients, des laboratoires pharmaceutiques, réception et transfert des appels téléphonique, gestion hebdomadaire des dossiers de rétrocession
- Mise en forme des tableaux de changements de produits dans le cadres des marchés
- Mise ne formes des documents : Word, Excel, Power point nécessaire aux différents réunions
- Mission ponctuelles (spécifique au métier)

Secrétaire administrative 1:

- Statistiques dactivités du service
- Mise en forme des listes darmoires des services et bons de distribution spécifiques aux services
- Création et mise en forme de nombreux documents : tableaux Excel, présentation power point, affiches, dépliants Publisher,
- Etablissement de la T2A : tarification dactivité
- Suivi de tableaux de bord Excel, création de graphique

Secrétaire administrative 2:

- Gestion documentaire
- Mise en forme et classement des courriers, rapports et notes dinformation des vigilances
- Mise en forme des instructions, procédures et référencement dans le cadre de la démarche qualité
- Gestion mensuelle des tableaux T2A par patient et par séjour, par spécialités et par services
- Création et mise à jour des dotations de stupéfiants des unités de soins

Particularité du Fonction
- Compétences requises (formation/qualification)
- Formation en secrétariat
- Risques professionnelles
- Risques TMS
- Risque de chute
- Connaissances particulière (possibilité de formation pour acquérir ces connaissances)
- Word, Excel, power point
- Formation aux logiciels pharmaceutiques : PHARMA EPICURE REFERENCE QUALNET - AGILTIME
- Qualités professionnelles
- Bonne maitrise des logiciels informatiques
- Sens de laccueil
- Autonome et rigoureux avec un bons sens de lorganisation
- Esprit dinitiative, motivation, dynamisme
- Capacité dadaptation
- Aptitude au travail en équipe
- Bonne connaissance de la grammaire et de lorthographe

Statut / Évolution Possible du Poste (facultative)
- Cette fiche de poste est susceptible dévolution en fonction du projet dÉtablissement et de la réglementation.

Candidature à adresser au service Recrutement:
**PERSONNE À CONTACTER**

Adresser vos CV et Lettre de Motivation à
Madame Sophie BORREL RICHARD
Directrice des Ressources Humaines
Centre Hosp