Assistant de Direction Générale

Avec plus de 2.200 collaborateurs et chercheurs, l’Institut national de recherches archéologiques préventives est la plus importante structure de recherche archéologique française et l’une des toutes premières en Europe.

Placé sous la double tutelle du ministère en charge de la Culture et du ministère en charge de l’Enseignement supérieur et de la Recherche, l’Inrap réalise l’essentiel des diagnostics archéologiques et des fouilles en partenariat avec les aménageurs privés et publics : soit près de 2 000 chantiers par an, en France métropolitaine et dans les départements d’outre-mer.

Les missions de l’institut s’étendent à l’exploitation scientifique des résultats et à la diffusion de la connaissance archéologique auprès du public, actions pouvant prendre la forme de partenariats nationaux comme internationaux.

Doté d’une organisation reposant sur un siège parisien et huit directions interrégionales, il dispose d’un budget de 175 millions d’euros.

**Missions**:
Le(la) titulaire du poste sera rattaché(e) au président et au directeur général délégué de l’Institut. Au sein d’une équipe composée de deux assistant(e)s, de même niveau, il/elle assurera les tâches polyvalentes d’assistanat pour l’ensemble de la direction de l’établissement (présidence et direction générale).

**Fonctions**:
L’assistant(e) de direction partagera avec sa collègue les fonctions suivantes:
Principales fonctions d’assistanat:

- assurer l'interface entre la gouvernance de l'établissement et les directions, en régions comme au siège.
- assurer l’enregistrement et le suivi du courrier départ et arrivée, la transmission des documents vers les autres directions et veiller au respect des délais de réponse ;
- assurer le suivi et l’actualisation des fichiers de contact de la présidence et la direction générale ;
- réceptionner et effectuer les demandes de rendez-vous qu’il/elle planifie ;
- veiller à l’organisation logistique des déplacements et rendez-vous ;
- organiser et coordonner les réunions ;
- assurer l’organisation logistique des réceptions et d’opérations de relations publiques ;
- mettre en forme et rédiger des informations (courriers, notes, compte-rendu, notamment du Comité de direction) dont il/elle assure la transmission ;
- vérifier l’ensemble des documents soumis à la signature du directeur général (respect de la charte graphique, visa, etc.) et du président ;
- gérer l’accueil téléphonique de la direction générale et de la présidence, filtrer et orienter les appels ;
- gérer le suivi des congés ainsi que les compte-rendus d’activité des agents rattachés à la DG
- être l'interlocuteur privilégié du service des affaires générales et immobilières en tant que responsable de la qualité de l'accueil.

L'assistant de direction peut être amener à gérer certains dossiers spécifiques ou à assurer d'autre tâches précises en fonction des demandes de la direction de l'institut.

Poste ouvert en catégorie 4 ou 5 de la filière administrative de l’Inrap, à pourvoir par voie de recrutement interne ou externe sur emploi contractuel (CDI). Les titulaires de la fonction publique peuvent être recrutés sur ce poste par la voie du détachement.
- licence ou titre équivalent pour la cat.4 ou Doctorat pour la cat.5
- diplôme universitaire de technologie ou brevet de technicien supérieur ou titre équivalent et deux années d’expérience professionnelle dans des fonctions similaires à celles relevant de cette catégorie, pour la cat 4,
- Licence ou diplôme français ou étranger équivalent et trois années d'expérience professionnelle dans des fonctions similaires à celles relevant de cette catégorie, ou diplôme d'études approfondies ou diplôme d'études supérieures spécialisées et deux années d'expérience professionnelle dans des fonctions similaires à celles relevant de cette catégorie pour la cat. 5

**Compétences et expérience requises**

Expérience approfondie de l’assistanat de direction générale

Bonne connaissance de l’administration (établissement public, ministères) et des Institutions publiques

Très bonne connaissance de l’outil informatique et des logiciels de bureautique (Word, Excel )

Autonomie et réactivité

Discrétion et confidentialité

Sens de l’accueil

Capacité à travailler en équipe

Capacité à travailler dans l’urgence

Capacité rédactionnelle, excellente orthographe et bonne grammaire

La maîtrise de l’anglais serait un atout supplémentaire

Expérience solide demandée dans un poste équivalent.