1 Secrétaire de Direction

**Détails de l’offre**:
**POSTE PROPOSÉ**

1 Secrétaire de direction - DETSECOL

**CONTRAT**

CDD

**DESCRIPTIF**

Le titulaire du poste réalise la mission de gestion du secrétariat et d'accueil de la Direction de l'Équipement, des Travaux, des Services Économiques et Logistiques (DETSECOL). Il intervient également au quotidien en appui des services économiques et pour la gestion des logements du CHAN. Selon les besoins, il intervient en appui de la cellule marchés et pour la préparation et le suivi de la Formation Spécialisée en Santé, Sécurité et Conditions de Travail (F3SCT) de l'établissement.

Il exerce ses fonctions sous couvert et sous la responsabilité du Directeur Adjoint en charge de la DETSECOL.

Activités principales:

- Secrétariat de direction
- Accueillir et orienter les personnes, groupes, publics,
- Gérer les appels téléphoniques,
- Traiter les courriers papiers et électroniques, dossiers, documents entrants (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage),
- Compiler des informations et préparer des documents, courriers, rapports et compte-rendu,
- Gérer la reproduction et la diffusion de documents, de dossiers, notes d'information ou de service,
- Gérer le planning de la salle de réunion,
- Organiser les RDV et réunions suivant les instructions du Directeur Adjoint ou des encadrants de la DETSECOL et suivre l'agenda du Directeur Adjoint ; communiquer sur ses absences auprès des personnes concernées (en particulier les cadres et gestionnaires, notamment pour les signatures),
- Gérer la circulation des parapheurs et des documents signés ou à signer, dans le respect des délégations de signature, au sein de la DETSECOL et le cas échéant avec les autres directions de l'établissement, et l'archivage des commandes signées,
- Effectuer les commandes mensuelles des fournitures de bureau de la DETSECOL,
- Signaler les éventuels dysfonctionnements techniques dans le service (ex : panne de copieur multifonctions),
- Gérer les demandes de badges,
- En cas de besoin, participer à la préparation et au suivi de la F3SCT et le cas échéant, assurer le secrétariat de séance,
- Appui aux équipes de la DETSECOL
- Être une aide au quotidien auprès des gestionnaires des services économiques pour la gestion des commandes (création et archivage), l'archivage des réceptions et la liquidation des factures,
- A partir des relances reçues, vérifier l'interlocuteur concerné et l'état des factures dans CPage puis transmettre au responsable du suivi budgétaire
- Récupérer, mettre en signature auprès du cadre concerné puis transmettre les factures liquidées par la direction financière
- Etre support au suivi du groupement GAULOYS, convocation réunions, diffusion de compte rendu, mise à jour des coordonnées des établissements, recueil des données achats
- En cas de besoin, apporter une aide logistique à la Cellule Marchés pour la préparation des marchés publics,
- Assister l'ensemble de la Direction pour l'archivage des documents,
- Participer à la gestion des logements du CHAN, en équipe avec la personne chargée de la coordination hôtelière de l'internat et sous la supervision du responsable du dossier,
- Participer à la réalisation des états des lieux des logements,
- Participer aux inventaires mobiliers, sous la supervision de la personne responsable de l'équipement mobilier.

**PERSONNE À CONTACTER**

Manon KHALFI, Directrice des Ressources Humaines

03.86.93.70.40

**ETABLISSEMENT**

Centre Hospitalier de l'Agglomération de Nevers Pierre Bérégovoy
1 avenue Patrick Guillot B.P. 649
58033 Nevers