Responsable Du Service Population

**MISSIONS**:
En tant que Responsable du service Population, vous travaillez sous l’autorité hiérarchique de la Directrice des Assemblées, des Affaires Générales et Juridiques et intervenez en soutien des cadres de proximité pour organiser et superviser le travail de l’équipe des agents instructeurs du service. Vous participez à la définition des orientations stratégiques en matière de services à la population et des priorités définies par la collectivité ainsi qu’à l’élaboration et la mise en oeuvre du projet du service, et de projets transversaux.
Personne ressource dans votre domaine de compétences, vous assurez le suivi et le contrôle des dossiers traités dans le respect de la réglementation aux plans administratif et juridique.

**ACTIVITES PRINCIPALES**:
**Pilotage, animation et coordination**:

- Assurer l’encadrement du service : détermination des priorités, gestion de l’accueil, du standard, des dossiers sensibles ou difficiles du service.
- Assurer la gestion des plannings des agents pour la polyvalence, en lien avec les cadres de proximité.
- Assurer le suivi des formations liées à l'activité du service.
- Informer les agents des évolutions réglementaires.
- Conduire les entretiens professionnels annuels.
- Rédaction et mise à jour de fiches de procédures, en lien avec les cadres de proximité.
- Elaboration du rapport d’activités et du projet de service.
- Elaboration et suivi du budget du service.

**Qualité du service rendu à la population**:

- Garantir la qualité d'accueil des usagers et la gestion de leurs demandes.
- Développer le e-administration (demandes en ligne, numérisation...).
- Analyser les dysfonctionnements éventuels afin de proposer toute mesure corrective permettant d’améliorer la qualité du service.
- Contribuer à la modernisation des services rendus à la population et à la simplification des formalités en participant activement à la réflexion sur la gestion de la relation aux usagers (GRU).

**Missions Affaires Générales**:

- Délivrance de titres sécurisés (cartes nationales d'identités, passeports).
- Instruction des demandes d’attestations d’accueil.

**Missions d'Etat Civil**:

- Instruction et délivrance des actes d’état civil (acte de naissance, de reconnaissance, de mariage, de décès, livret de famille-).
- Tenue des registres (mentions marginales, tables annuelles et décennales).
- Instruction des demandes de changement de prénom et de nom.
- Contrôle des dossiers de mariages, PACS et baptêmes républicains.
- Assister l'élu lors des auditions des futurs époux.

**Mission Elections**:

- Planification, organisation et participation à l'ensemble des scrutins électoraux.
- Tenue et mise à jour des listes électorales.

**Missions Funéraires**:

- Assurer la gestion administrative et budgétaire des cimetières en lien avec la conservatrice.
- Mettre en place et tenir à jour un outil de cartographie des concessions à disposition des usagers sur sites.

**Missions de recensement**:

- Organisation et suivi des opérations de recensement en lien avec le coordonnateur communal.

Veille prospective et sectorielle.

**A SAVOIR SUR CE POSTE**:

- Horaires : 8h30-12h00 et 13h30-18h00 avec prise en compte des obligations de service
- 25 jours de Congés Annuels + 9 jours de RTT
- Restaurant dédié au personnel, prime annuelle,
- Ce poste ouvre droit à la nouvelle bonification indiciaire (encadrement - 25 points), prime annuelle.
- Des perspectives d’évolution de carrière : une politique de formation particulièrement active valorisant le développement des compétences tout au long de sa carrière et une politique de mobilité active favorisant les parcours professionnels.
- Transports : RER A, station - Champigny - / RER E, station Les Boullereaux / station Vélib.
- Etre titulaire du grade d’attaché et/ou d’une expérience professionnelle de 4 ans dans des missions équivalentes.
- Expérience souhaitée sur un poste similaire.
- Très bonnes qualités managériales.
- Sens aigu du service public et disponibilité.
- Capacité d’animation et d’organisation du travail d’une équipe.
- Capacité à travailler en mode projet.
- Qualités rédactionnelles, d’organisation et de rigueur.
- Esprit d’analyse et de synthèse, réactivité, autonomie.
- Maîtrise du cadre réglementaire et juridique du fonctionnement des collectivités, maîtrise de la réglementation et de la législation en vigueur liée au domaine d'intervention.
- Excellent relationnel et sens de la communication.
- Permis B exigé.