Assistant de Direction

**Intitulé du poste **:Assistant (f/h) de la Direction Appui, Traitements et Analyses des données (DATA)

**Affectation**:
**Missions / Activités**:
Sous la responsabilité du directeur de la DATA, l’assistant F/H recruté contribue à l’ensemble des activités d’assistanat de la direction ou de ses différentes unités. Il/elle garantit son bon fonctionnement administratif et logistique.

L’assistant F/H sera principalement chargé des activités suivantes:
**Gestion administrative et financière**
- Pour les documents relevant directement de leur activité ou ceux confiés par le directeur, son adjoint ou les unités, concevoir et mettre en forme les documents, organiser le classement et l'archivage des documents
- Suivre la vie des processus de gestion administrative et financière au sein de la direction en lien avec le directeur et son adjoint

**Office management**
- Réceptionner, trier, diffuser l’information (courrier, messagerie, appels téléphoniques, internet)
- Organiser l’agenda, les rendez-vous du directeur et de son adjoint
- Organiser les réunions de direction et les réunions pour les responsables d’unité
- Garantir le bon déroulé du circuit de validation interne (suivi sous Elise)
- Effectuer les commandes à la demande selon les procédures en vigueur
- Participer à la circulation de l’information dans la direction

**Soutien au métier**
- Gérer le processus de déplacements du directeur, de son adjoint, des agents de la DATA et des personnes extérieures participant aux réunions : avis de réunion ; ordres de missions : transports, hébergements ; état de frais
- Préparer et organiser les réunions (convocations, dossier préparatoire, envoi des invitations, transmission des informations au prestataire logistique, vérifier l’installation conforme de la salle et la livraison des éléments demandés)
- Traiter et transmettre les décisions, les notes de service, les documents en interne et en externe.

**Ressources humaines**
- Organiser l’accueil des nouveaux arrivants et la mise en place des moyens nécessaires en interface avec la DRH, les services généraux et la DSI et les accueillir

L’assistant F/H pourra également apporter un soutien aux activités de réponse aux alertes dans la limite de ses compétences et contribuer aux démarches transversales visant à mieux structurer la fonction d’assistant.

**Profil recherché**:

- A partir du Bac - BTS Assistant de direction souhaité
- Expérience professionnelle d’au moins 3 ans dans le domaine de l’assistanat
- Excellente maitrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint)
- Maitrise des logiciels métiers utilisés au sein de l’agence : Elise, Qualiac, GFD, Globéo
- Maîtriser les outils de suivi (tableaux de bords)
- Savoir rédiger des documents administratifs de qualité
- Savoir rédiger des documents à usage interne (notes, comptes rendus)
- Savoir planifier
- Savoir rendre compte
- Connaître Santé publique France : ses objectifs, ses enjeux, son organisation et ses métiers
- Connaître les grands principes à respecter de la commande publique
- Connaître les procédures administratives applicables à Santé publique France
- Des notions d’anglais serait appréciées
- Aptitudes : _
- Sens du service
- Sens de la confidentialité
- Réactivité, disponibilité
- Rigueur, autonomie, adaptabilité, sens de l’organisation
- Qualités relationnelles et esprit d’équipe
- Coopérer efficacement avec des interlocuteurs internes et externes

Type d'emploi : Temps plein, CDI

Rémunération : 20 498,00€ à 36 330,00€ par an

Avantages:

- Prise en charge du transport quotidien
- Restaurant d'entreprise
- RTT

Horaires:

- Du lundi au vendredi
- Travail en journée

Expérience:

- Assistant de direction h/f ou similaire: 3 ans (Requis)

Lieu du poste : En présentiel