Assistant de Direction

Type de recrutement:
Poste ouvert en Mobilité interne et externe et CDD
- Quotité de travail:
100%
- Niveau d'emploi:
B - Tous B
- Durée du contrat:
1 an renouvelable
- Localisation:
DGD PAT
Bât. IMA C 220 Rue de la chimie
38610 Gières

Présentation de la structure

La Direction Générale Déléguée au Patrimoine, à l’Aménagement et à la Transition énergétique (DGD PAT) gère le patrimoine immobilier de l'Université Grenoble Alpes (475 000m2 SUB, 206 bâtiments) avec 192 agents et un budget annuel de 40 M€. Elle est structurée en cinq directions, une antenne locale à Valence et une mission transversale.
Ses missions couvrent la gestion, la maintenance et l’exploitation des bâtiments, la stratégie immobilière, et la maîtrise d’ouvrage des projets de construction et rénovation. Elle assure aussi le soutien logistique (courrier, nettoyage, mobilier, sécurité). Elle gère également les aspects juridiques liés à la propriété et à l’occupation, tout en coordonnant les partenariats financiers et la gestion des dépenses liées aux projets immobiliers.
La transformation écologique et la durabilité sont au cœur de son action, tout comme l’aménagement des infrastructures universitaires (voiries, espaces verts, réseaux). Elle accompagne aussi les laboratoires et startups dans leur hébergement contribuant ainsi à l’innovation et au dynamisme des sites universitaires.

Missions principales

Sous la responsabilité de la Directrice Générale Déléguée au Patrimoine, à l’Aménagement et à la Transition énergétique, vous apportez un appui quotidien à celle-ci et à son adjointe en assurant la gestion administrative, l’organisation et le suivi des dossiers, la préparation et la mise en forme des documents, la coordination des réunions et déplacements, ainsi que l’accueil et la circulation de l’information au sein de la direction.

Activités principales

Assistance directe auprès de la Directrice Générale Déléguée et de son adjointe:

- Gestion des agendas complexes, planification et suivi des priorités
- Organisation et préparation des réunions internes, externes et instances partenariales (ordre du jour, convocations, logistique, comptes rendus)
- Participation au comité de direction et tenue de l’ordre du jour
- Rédaction, préparation et mise en forme de documents (courriers, notes, comptes rendus, formulaires)

Coordination et gestion des outils communs de la direction:

- Accueil, standard et traitement du courrier (y compris boîtes mails génériques)
- Gestion des signatures, réservations (salles, véhicules, matériel) et suivi du matériel informatique/téléphonie en lien avec la DSI
- Mise à jour des bases documentaires et de l’intranet (organigrammes, annuaires, missions)
- Contribution à l’organisation des événements de la direction (AG, vœux, etc.)
- Suivi des abonnements presse et continuité d’activité en remplacement ponctuel des autres assistantes

Suivi administratif des missions et déplacements:

- Gestion complète des ordres de mission et frais de déplacements via l’outil Notilus : demandes, validations, réservations, suivi et contrôle des paiements, archivage

Contribution à la procédure d’accueil des start-ups

Organisation et suivi logistique (demandes, visites, états des lieux, tableaux de suivi), avec adaptation à la procédure en cours de définition

Compétences attendues
- Bonne connaissance des circuits administratifs et des bases de la gestion, idéalement dans l’enseignement supérieur et la recherche
- Excellente maîtrise du français écrit et oral, avec de réelles qualités rédactionnelles
- Compétence confirmée en gestion d’agendas complexes, de priorités multiples et d’organisation de réunions
- Maîtrise des outils bureautiques et de visioconférence (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Zoom, Teams) ; la connaissance d’outils métiers (Zimbra, SIFAC, Notilus, Alfresco) serait un plus
- Sens aigu de l’organisation, de l’anticipation et de la rigueur dans le suivi des dossiers
- Réactivité, autonomie et capacité à gérer les imprévus
- Sens de l’accueil, de l’écoute et de la communication avec des interlocuteurs variés
- Esprit d’équipe, collaboration étroite avec les autres assistantes et les directions
- Flexibilité et capacité d’adaptation aux contraintes d’agenda et aux impératifs de la direction

Conditions de diplômes

Bac

Rémunération

A partir de 1835€ mensuel brut et en fonction de l’expérience.
Vous percevrez en plus de votre salaire un régime indemnitaire d'un montant mensuel brut de 400 €.