Assistant de Direction Secretariat General

il y a 3 jours

Bordeaux, France Groupe hospitalier Pellegrin Temps plein

**Détails de l’offre**:
**POSTE PROPOSÉ**

ASSISTANT DE DIRECTION SECRETARIAT GENERAL - H/F

**CONTRAT**

CDI

**DESCRIPTIF**

Descriptif du poste:
Le poste est positionné auprès du Secrétaire général et de la Directrice en charge des coopérations, du Groupement hospitalier de territoire et des relations internationales du CHU de Bordeaux. Le professionnel est intégré au sein d'une équipe de 8 personnes et participe aux réunions de l'équipe. Il contribue à des activités diverses (affaires générales, stratégie, coopérations, relations internationales, transformation écologique) en lien avec la stratégie du CHU. De nombreux dossiers sont traités en lien avec la direction générale, de multiples acteurs du CHU et de nombreux partenaires extérieurs.

Secrétariat

Gérer les agendas du Secrétaire général et de la Directrice en charge des coopérations, du GHT et des relations internationales ;
Organiser des réunions, visites, conférences, événements (planification, logistique) ;
Traiter les courriers, dossiers, documents (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage) ;
Filtrer, réceptionner et traiter les appels téléphoniques et messages électroniques ;
Saisir, mettre en forme, enregistrer, trier, diffuser et archiver des documents divers (courrier, note de service, compte rendu, tableau de bord, organigramme, logigramme, diaporama) ;
Accueillir et renseigner les professionnels et tous publics se présentant au secrétariat du pôle ;
Assurer la gestion des dossiers partagés sur le serveur du pôle ;
Planifier et organiser les déplacements des directeurs du pôle : ordre de mission, réservation des billets, hôtel et gestion des frais de déplacements ;
Alerter les directeurs du pôle sur le respect des échéances ou sur la cohérence des réunions ;
Gérer les stocks de matériels (saisie, suivi, contrôle, relance commande).

Missions spécifiques

Mettre à jour le site SharePoint mallette de garde (création et mise en ligne de documents) ;
Préparer le dossier hebdomadaire pour la garde des directeurs ;
Autres dossiers en fonction de l'actualité du secrétariat général.

La continuité du poste est organisée avec une professionnelle adjointe administrative au sein du secrétariat général. Ils se remplacent lors des absences.

Profil recherché:
APTITUDES attendues (SAVOIR-FAIRE)

Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics

Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire

Elaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, de visites

Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel

Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures

Rédiger et mettre en forme des notes, documents et/ou rapports, relatifs à son domaine de compétence

S'exprimer en face-à-face auprès d'une ou plusieurs personnes

Travailler en équipe pluridisciplinaire / en réseau

Utiliser les outils bureautiques /Technologie d'information et de Communication (TIC)

CONNAISSANCES attendues

Accueil téléphonique

Bureautique

Classement et archivistique

Communication / relations interpersonnelles

Droit hospitalier

Organisation et fonctionnement interne de l'établissement

Secrétariat

**PERSONNE À CONTACTER**

**ETABLISSEMENT**

Groupe hospitalier Pellegrin
Place Amélie Raba-léon
33076 Bordeaux

  • Assistant(E) de Direction Du Directeur General Adjoint Du Chu de Bordeaux

    il y a 1 semaine

    Bordeaux, France Groupe hospitalier Pellegrin Temps plein

    **Détails de l’offre**: **POSTE PROPOSÉ** ASSISTANT(E) DE DIRECTION DU DIRECTEUR GENERAL ADJOINT DU CHU DE BORDEAUX - H/F **CONTRAT** CDI **DESCRIPTIF** Descriptif du poste: Sous la responsabilite du Directeur general adjoint, vos missions sont : - Prises de rdv et organisation des reunions du DGA - Gestion de l'agenda du DGA - Envoi par mail des...

  • Assistant-e de Direction à La Direction Générale

    il y a 3 jours

    Bordeaux, France ARS NOUVELLE AQUITAINE Temps plein

    **Assistant-e de Direction à la Direction Générale**: - CDI - BORDEAUX - NIVEAU 4 - Télétravail possible - NVHADD97285 **ARS NOUVELLE AQUITAINE**: L'ARS Nouvelle Aquitaine, une agence au service de la santé des habitants. L'ARS Nouvelle Aquitaine représente les ministères chargés de la santé et de l'autonomie. Elle assure le pilotage régional...

  • Adjoint Des Cadres Secretariat General

    il y a 3 jours

    Bordeaux, France Groupe hospitalier Pellegrin Temps plein

    **Détails de l’offre**: **POSTE PROPOSÉ** ADJOINT DES CADRES SECRETARIAT GENERAL - H/F **CONTRAT** CDI **DESCRIPTIF** Descriptif du poste: Mission(s) générale(s) - Organiser les instances stratégiques du CHU - Suivre les autorisations sanitaires et leur renouvellement - Formalisme des conventions et archivages - Gestion financière et...

  • Un(E) Assistant(E) de Direction

    il y a 3 jours

    Bordeaux, France LOGÉA Temps plein

    **Assistant(e) de Direction** **Association LOGÉA - Secteur médico-social** **Poste basé au siège social - Bordeaux** **Qui sommes-nous ?** L’Association LOGÉA accompagne les personnes âgées à travers des Établissements médico-sociaux dans le Sud-Ouest en plaçant au cœur de son action les valeurs de **soins, confort et dignité**. Dans le...

  • Alternance Assistant(e) de Direction H/F

    il y a 2 semaines

    Bordeaux, Nouvelle-Aquitaine, France TFMW Temps plein

    Description offre :Le centre de formation AREC Formation, basé à Bordeaux, recrute un(e) alternant(e) motivé(e) dans le cadre de l'obtenttion du Titre Profesionnelle Assistant de Direction. Rejoignez-nous pour développer vos compétences en secrétariat au sein d'une entreprise dynamique Vos missions :Accueil : physique et téléphonique pour la...

  • assistant de direction h/f

    il y a 6 jours

    Bordeaux, Nouvelle-Aquitaine, France Mairie de Bordeaux Temps plein

    CarrièreCatégoriesCFilièresAdministrativeCadre d'emplois du posteFPT-Adjoints administratifsGradesAdjoints administratifsDescription du posteIntitulé du posteAssistant de direction H/FMétierAffaires générales - Assistante / Assistant de directionMissionsLa Direction générale Éducation, Sports et Société recruteson assistant de direction...

  • Assistant de Direction

    il y a 5 jours

    Bordeaux, France Ville de BORDEAUX Temps plein

    **Descriptif et missions**: La Direction générale Éducation, Sports et Société recrute son assistant de direction h/f Rattaché-e hiérarchiquement au centre Appui administratif, au sein de la Direction d’appui administratif et financier, votre mission principale consiste à assister la direction afin d’optimiser la gestion de son activité. Vous...

  • Assistant(E) de Direction

    il y a 1 jour

    Bordeaux, France @COM Temps plein

    **Entreprise** FIBOIS réalise des actions concourant à la structuration et à la promotion de la Filière du bois et de ses acteurs, à l’accompagnement des entreprises à l’échelle de la Nouvelle-Aquitaine. Le siège social de l’organisation est basé à Bordeaux et la structure dispose de cinq antennes territoriales sur le territoire de la...

  • assistant de direction

    il y a 2 semaines

    Bordeaux, Nouvelle-Aquitaine, France Centre Hospitalier Charles Perrens Temps plein

    Le poste Le Centre hospitalier Charles Perrens recrute un Assistant de direction (h/f) à temps plein.Mission générale du poste :Recueillir et traiter les informations nécessaires au fonctionnement administratif de la direction des finances, du contrôle de gestion, des travaux et du patrimoine. Suivre et gérer les dossiers administratifs selon...

  • Assistant de Direction

    il y a 2 semaines

    Bordeaux, France SCAR Temps plein

    **Présentation de l’entreprise** Créée en 1935, la Société Coopérative Agricole du Ribéracois est implantée dans toute la moitié Nord de la Dordogne et dispose de 3 sites en Charente. Les 3000 agriculteurs qui y adhèrent sont à la fois apporteurs, clients et sociétaires. C'est une des spécificités du fonctionnement d'une coopérative. Afin...