Responsable Adjoint Du Bureau D'accueil Des

Descriptif du poste

**Fonctions**: Chargé de l'accueil des doctorants étrangers Adjoint chef du bureau d'accueil des doctorants F/H

**Catégorie**: A

**Corps**: Assistant Ingénieur de recherche et de formation

**BAP**: J

**Mission**:
Assurer l'accueil, l'information et l'inscription des doctorants internationaux

**Activités principales**:

- Assister le/la chef du bureau sur:

- Activités du bureau dont:

- Contrôle des actes de gestion de scolarité
- Résolution de dossiers complexes
- Anticiper les dysfonctionnements de procédure et proposer des solutions techniques
- Assurer le suivi des indicateurs, produire des bilans et des statistiques
- Assurer la fonction de régisseur de recettes des droits universitaires du point d'inscription Doctorat/HDR
- Assurer l'encadrement technique des différents acteurs du doctorat (écoles doctorales, direction des relations internationales, laboratoires d'accueil )
- Faire appliquer la réglementation du doctorat à l'international
- Mettre en place, valider et suivre les conventions de cotutelle internationales ou autre programme international spécifique au doctorat
- Réaliser les inscriptions administratives
- Assurer la mise en œuvre du dispositif d'aide financière spécifique aux doctorants boursiers (en lien avec les unités d'accueil, les services financiers, etc.)
- Proposer une offre de services dédiée à l'accueil des doctorants étrangers
- Concevoir des conventions et partenariats relatifs à l'amélioration des besoins matériels des doctorants
- Assurer l'interface avec les services d'accueil des chercheurs étrangers de Sorbonne Université
- Développer l'information des doctorants sur les dispositifs de mobilité internationale, recueillir leurs besoins et diffuser les informations
- Participer aux activités de l'Institut de Formation Doctorale (journée d'accueil, cérémonie de remise des diplômes etc.)

**Encadrement**: Non

Profil recherché

**Connaissances transversales requises**:

- Organisation et fonctionnement de la recherche et de l'enseignement supérieur en France
- Organisation et fonctionnement de Sorbonne Université
- Réglementation applicable au doctorat
- Statuts, règlements et procédures de gestion des personnels des établissements publics d'enseignement supérieur et de recherche
- Réglementation financière en matière de régie de recettes et indemnités de stage

**Savoir-faire**:

- Savoir assurer l'accueil des publics étrangers et/ou des personnels de l'université et proposer des solutions
- Savoir négocier des partenariats avec des prestataires extérieurs
- Maîtriser les logiciels informatiques courants et spécifiques et exploiter les bases de données,
- Maîtriser les techniques rédactionnelles et transmettre l'information sur des supports appropriés
- Maitrise de la langue anglaise

**Savoir-faire transversaux**:

- Capacité à appliquer et à faire appliquer les textes réglementaires
- Capacité à hiérarchiser et à prioriser les tâches et organiser son activité en tenant compte des contraintes et des échéances
- Capacité à proposer des solutions adaptées aux besoins, à faire évoluer les procédures
- Capacité à élaborer des outils d'analyse et de synthèse et en rendre compte
- Capacité à définir des indicateurs de suivi et à analyser les résultats
- Capacité à adapter ses explications aux divers interlocuteurs
- Capacité à s'assurer de la bonne circulation de l'information au sein du service
- Capacité à accompagner les personnels à l'usage des procédures

**Savoir être**:

- Bon relationnel et sens du travail en équipe
- Disponibilité et réactivité
- Sens de l'analyse et force de proposition
- Adaptabilité et autonomie
- Organisation et rigueur
- Sens du service public
- Confidentialité
- LANGUESAnglais
- SAVOIR-ÊTRE- Autonomie- Capacité d'adaptation**Voir plus**
- SAVOIR-FAIREBase de données
Informatique

**Voir plus**

Entreprise

Sorbonne Université est une université pluridisciplinaire et de recherche intensive. Poursuivant la tradition humaniste de la Sorbonne, elle s'attache à répondre aux enjeux scientifiques du 21e siècle et à transmettre les connaissances issues de ses laboratoires et de ses équipes de recherche à ses étudiantes et étudiants et à la société tout entière.

Déployant ses formations auprès de 54 000 étudiantes et étudiants dont 4 700 doctorantes et doctorants et 10 200 étudiantes et étudiants étrangers, elle emploie 6 300 enseignantes et enseignants, enseignantes-chercheuses et enseignants-chercheurs, chercheuses et chercheurs et 4 900 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé. Son budget est de 670 M.

Sorbonne Université, principalement située au cœur de Paris, dispose d'un potentiel de premier plan et étend sa présence dans plus de vingt sites en Ile-de-France et en régions.

Sorbonne Université présente une organisation originale en trois facultés de « L