Gestionnaire de Scolarité Bureau 3e Cycle Et Hdr

**Description entreprise**:
L'Ecole Normale Supérieure de Lyon (ENS Lyon), implantée à Lyon Gerland, forme ses étudiants par et pour la recherche. Elle regroupe toutes les disciplines, en dehors du droit et de la médecine.

L'École Normale Supérieure de Lyon dispense une formation d'excellence à des élèves et à des étudiants se destinant aux métiers de l'enseignement et de la recherche et concourt à la formation des cadres supérieurs de la haute administration et des entreprises.

**Missions de la composante**

Le service des études et de la scolarité contribue à la mise en oeuvre et au suivi de la politique de formation de l'école. Il veille à la conformité réglementaire de tous les actes de gestion liés à la scolarité et à la formation des normaliens et étudiants sélectionnés sur concours ou sur dossier pour préparer le Diplôme de l'ENS de Lyon, un ou plusieurs Masters, un Doctorat ou une Habilitation à Diriger des Recherches.

**Missions du service**

**Conditions d'exercice**

Réunion d'équipe (4 personnes) hebdomadaire en présentiel ; bureau partagé avec l'homologue gestionnaire des doctorants de SHS ; amplitude horaire 9h-17h afin d'assurer l'accueil des doctorants et encadrants

**Description du poste**:
**Missions liées au poste**

Assurer au sein de I'ENS de Lyon la gestion des doctorants en Sciences exactes et expérimentales (environ 330).

Assurer tous les actes administratifs liés à l'inscription administrative et au déroulement de la thèse des doctorants en lien avec leurs directeurs de thèse et leur école doctorale, dans le respect des textes, règles et procédures.

**ACTIVITÉS**

**Activités principales**
- Accueil - Information:

- Accueillir et informer les doctorants et directeurs de thèses
- Gérer le courrier postal et la messagerie tout au long de l'année (boîtes nominative et de fonction)
- Mettre à jour les rubriques relatives aux doctorants sur le site Internet de l'ENS de Lyon et le Portail des études
- Gestion de la scolarité:

- Gérer la campagne des inscriptions et réinscriptions administratives en doctorat
- Créer et/ou mettre à jour les procédures de gestion du Bureau du 3e cycle, les dossiers d'inscription et réinscription en doctorat, les conditions/consignes associées
- Gérer les doctorants et leur dossier, de leur inscription administrative jusqu'à leur soutenance
- Suivre l'avancement des thèses (abandon, démission, transfert, comité de suivi individuel)
- Archiver informatiquement les dossiers et les remettre à la gestionnaire post-soutenance
- Suivre les demandes d'accréditation (pour l'encadrement des thèses) en lien avec le service d'Administration de la Recherche
- Soutenances:

- Gestion des soutenances de thèses : contrôle de conformité des projets et des jurys, convocations des membres de jury, publicité des soutenances
- Conventions:

- Remise et suivi des conventions de codirection de thèse
- Relecture des projets de conventions de cotutelle ou codirection internationales de thèse en lien avec le service de la mobilité internationale.

**Activités secondaires**
- Participer ou représenter le responsable de service à des réunions, groupes de travail, visioconférences
- Participer aux enquêtes et statistiques demandées par l'ENS de Lyon, le Ministère, les Ecoles Doctorales et la COMUE (dont SIREDO)
- Traduire et diffuser des informations en anglais

**Profil recherché**:
**Connaissances**
- Connaître la réglementation relative aux études doctorales et HDR,
- Connaître le Règlement intérieur et le Règlement des études de I'ENS de Lyon
- Connaître l'organisation de I'ENS de Lyon, et les différents laboratoires et écoles doctorales en relation avec l'ENS
- Connaître l'organisation du LMD

**Compétences opérationnelles**
- Être capable d'organiser son travail dans les délais impartis (anticipation, planification, hiérarchisation des urgences)
- Compréhension, conversation et rédaction administrative en Anglais
- Savoir rendre compte
- Appliquer les textes réglementaires relatifs aux études doctorales et HDR
- Aptitude à rédiger (courrier, procédures, notes d'information...)
- Maîtriser les outils bureautiques (word, excel, messagerie, adobe pro)

**Compétences comportementales**
- Sens relationnel
- Sens de l'organisation
- Rigueur /fiabilité
- Résistance au stress en période de pic d'activité (notamment entre septembre et décembre)
- Réactivité
- Sens des priorités
- Esprit d'équipe - sens du travail en collaboration
- Capacité d'adaptation
- Autonomie