Assistant.e de Direction Agence D'architecture

Sirac **Entreprise de Travail à Temps Partagé** propose une prestation de **mise à disposition de personnel** : des collaborateurs expérimentés et qualifiés, embauchés en **CDI**. Ils interviennent en entreprise à partir d’**une journée par semaine jusqu'au temps plein,** pour des **périodes de 6 à 12 mois, ou plus** (embauche par la structure possible après un certain temps de mission). En faisant du CDI sa norme en matière de contrat de travail, SIRAC vous garantit une sécurité de revenu et d’emploi.

Avec SIRAC soyez acteur de votre carrière professionnelle **_Vous serez mis à disposition en tant que Assistant.e de Direction, _**_au sein d'une agence d'architecture lyonnaise, _**_à temps partiel 28h00 / semaine_**_._

Rattaché.e au directeur, vos missions principales sont:
**Accueil / Administratif**:

- Accueil téléphonique, gestion du courrier, gestion messagerie de l’agence
- Mise à jour fichiers références des projets via INDESIGN et du site web agence
- Gestion emploi du temps des dirigeants

**Support constitution des marchés**:

- Support et suivi des attributions des marchés de travaux
- Durant phase DET :_
- Marchés de travaux : collecte des pièces (format papier et numérique)
- Enregistrement des marchés (saisie des montants de marchés suivi Excel)
- Établissement et suivi des OS de démarrage des travaux, OS de notification de planning, OS de travaux supplémentaires et/ou avenants (si marchés publics ou privés)
- Établissement des avenants
- Diffusion des CRR hebdomadaire
- Traitement des situations de travaux, et établissement des certificats de paiement - (Chorus pro pour factures marchés publics)
- Calcul des révisions et/ou actualisation pour les marchés publics et des dossiers marchés
- Traitement des DGD (Décomptes Généraux définitifs)
- Durant phase AOR :_
- Assistance au conducteur de travaux pour mise en forme des documents de réception (PV et PVLR), des documents de GPA...
- En collaboration avec la direction, sélection des annonces, choix des membres de l’équipe de maîtrise d’œuvre
- Collecte des documents nécessaires à la constitution du dossier, envoi aux membres de l’équipe
- Préparation dossiers, choix des références, aide à la rédaction des notes de motivations ou de présentation, des pièces marché si nécessaire (répartition honoraires)
- Suivi des documents légaux obligatoires (URSSAF, Impôts, attestation sur l’honneur)
- Réception des pièces des membres de l’équipe, vérification, contrôle, relance si nécessaire pour documents manquants.
- Gestion des réponses, transmission des résultats aux cotraitants

**Facturation Clients**:

- Facturation des honoraires de l’agence en fin de mois
- Collecte des factures de cotraitants pour envoi commun, sur certaines opérations
- Relance et suivi des paiements

**Relation Fournisseurs**:

- Gestion des commandes de fournitures de l’agence
- Gestion des abonnements revues spécialisées
- Suivi des contrats et négociation des tarifs (Informatique, assurances, machine à affranchir etc
- Paiement et classement des factures

**Support Ressources Humaines**:

- Liaison entre salariés et service social,
- Vérification et transmission des éléments de paie
- Gestion des entrées et sorties salariés, suivi visites médicales
- Gestion dossier affiliation mutuelle et prévoyance
- Gestion des cartes Tickets restaurants
- Gestion des congés (mise à jour tableau)
- Gestion des demandes de financement des formations : relation OPCO, traitement des dossiers et remboursements
- Autres missions selon besoin du poste_

Poste en CDI, en journée du lundi au vendredi, off le mercredi.

**Rémunération**: selon expérience de 35000€ brut à 40000€ brut annuel.

**Temps de travail**: en journée, 28h00 hebdomadaire.

Horaires possibles : 9h-12h 14h-18h Ou 8h30 - 12h30 & 13h30-17h

De formation Bac+2 type assistanat de direction, assistanat de gestion.

Vous avez déjà une expérience réussie au sein d'une agence d'architecture, vous maitrisez le langage du secteur et ses spécificités.

Vous maîtrisez le logiciel CHORUS PRO, vous êtes autonome sur la suite office notamment EXCEL.

Vous êtes reconnu pour votre sens de l'**organisation**, et votre **rigueur**, ainsi que pour votre** esprit méthodique **et votre** curiosité.**

Vous êtes doté d'**un bon relationnel.**

Vous souhaitez contribuer au développement d'une agence lyonnaise, contactez moi

Poste en CDI, en journée du lundi au vendredi, off le mercredi.

**Rémunération**: selon expérience de 35000€ brut à 40000€ brut annuel.

**Temps de travail**: en journée, 28h00 hebdomadaire.

Horaires possibles : 9h-12h &14h-18h Ou 8h30 -12h30 & 13h30-17h