Assistant Manager Mutualisé

L’environnement

**Qui sommes-nous ?** Nous sommes l'autorité organisatrice des mobilités en Île-de-France.

**Notre objectif**: construire les solutions de mobilité du quotidien pour mieux vivre l’Île-de-France

**Comment **:en mettant notre expertise et notre savoir-faire au service de l'organisation, du pilotage et du développement de la mobilité sur le territoire francilien.

Intégrer Ile-de-France Mobilités c’est rejoindre un établissement dynamique et porteur de sens avec plus de 9,4 millions de déplacements au quotidien, un collectif fédéré autour du service public. Ça vous parle ?

Nous recherchons notre futur « assistant manager mutualisé »

Le poste

L’assistant-e manager mutualisé-e de catégorie C recueille et traite les informations nécessaires au bon fonctionnement quotidien de l’organisation du travail des managers et des équipes des deux départements de la direction offre de service et marketing

Activités : A ce titre, il-elle assure:
1) L’assistanat des départements DPV et PSMM:

- L’accueil et la coordination des sollicitations internes ou externes physiques, téléphoniques et par courriel,
- La gestion de l'agenda des chefs de département,
- L’organisation, la préparation et la logistique de réunions multipartenaires en lien avec les assistants des autres directions et/ ou avec les partenaires externes,
- Le traitement (relecture, enregistrement, suivi) et la répartition du courrier et des parapheurs,
- La rédaction simple de courriers, la mise en forme et la préparation des documents, compte-rendu et dossiers,
- La centralisation des demandes logistiques et informatiques des départements et des prestataires du département.
- L’approvisionnement en fournitures de bureau,
- La prise en charge des déplacements des agents et de la réservation des déplacements et hôtel,
- La participation à l’organisation de réceptions et évènements,
- La contribution aux diverses procédures administratives et la prise en charge de procédure de gestion sur le budget et les factures : enregistrement de factures et bons de commande dans le logiciel comptable,
- Le classement et l’archivage de dossiers,
- Le suivi des circuits administratifs et de signature des conventions et marchés, en lien avec le département finances et contrôle de gestion,

2) La gestion des déplacements pour l’ensemble des agents de la Direction OSM
- Recueil des besoins prévisionnels de déplacements et gestion du tableau de suivi
- Achat et réservations des billets d’avion et de train, d’hôtel en liaison avec l’agence
- Interface avec les autres départements impliqués GBAISM, RHGestion et contrôle des notes de frais

3) Suppléance des 2 autres assistantes de la Direction OSM
- Remplacement durant les congés ou absence pour maladie
- Renfort dans les cas de surcroît d’activités ou d’urgence
- Gestion des appels téléphoniques
- Gestion d’agendas
- Traitement du courrier et des parapheurs.

Profil recherché

Connaissances mobilisées:

- Techniques de secrétariat,
- Bonne connaissance des procédures administratives,
- Connaissance de l’environnement public,
- Connaissance des tableaux de bord, et outils de planification et de suivi,
- Classement et archivage,
- Bonnes notions d’organisation et de gestion du temps.

Compétences requises:

- Organiser, gérer, anticiper,
- Evaluer des informations,
- Communiquer à l’oral et à l’écrit,
- S’adapter au changement,
- Faire preuve de fiabilité,
- Rendre compte,
- Faire preuve de réactivité,
- Garantir la confidentialité,
- Travailler en réseau.

Expérience:

- Confirmée sur des fonctions d’assistanat de managers intermédiaires ou petites équipes, de préférence dans le secteur public,
- Une appétence pour le secteur des transports serait appréciée.

C**e que nous avons à vous offrir**:

- 25 congés annuels + 22 RTT (temps complet 39h)
- 2 jours de télétravail par semaine
- Parcours d’intégration et plan de formation dynamique
- Participation complémentaire santé / Prévoyance / Carte déjeuner Up (10€/jour)
- CSE attractif : activités sportives, actions culturelles, CESU, chèques vacances,Localisation centrale
- Paris 9
- Une attention particulière à la qualité de vie au travail (animations et plate-forme bien-être, conférences inspirantes, adhésion Gymlib, )

**En rejoignant Ile-de-France Mobilités**, vous faites partie d’une équipe solidaire alliant innovation et utilité publique dont la fierté est de se mobiliser autour de la modernisation des transports franciliens.

**Embarquez avec nous