Responsable de Gestion Administrative

**Présentation de l'employeur / Finalité du poste / Contexte**:
Collectivité de 3 000 agents exerçant plus de 180 métiers, le Département de la Haute-Savoie est l’un des plus gros employeurs de son territoire. Il déploie ses politiques et actions au bénéfice des 800 000 Haut-Savoyards en s’appuyant sur un budget d’environ un milliard d’euros.

Travailler pour le Département de la Haute-Savoie, c’est rejoindre une équipe qui s’investit au quotidien pour les solidarités humaines et territoriales dont il est le garant. Action sociale, collèges, voirie départementale, sport, culture, environnementparticipez à l’évolution et à la construction de l’avenir d’un des départements les plus attractifs de France

Finalité du poste / Contexte:

- Participe à la mise en œuvre de la politique de soutien au mouvement sportif, et gère particulièrement les subventions aux équipements sportifs
- Assure l’instruction des demandes de subvention, réalise et sécurise les étapes administratives : courriers, fiches d’arbitrage, commissions, délibérations, conventions, subventionnements, suivi budgétaire
- Met en œuvre le suivi, l'observation et l'évaluation des dispositifs et des subventions octroyées par le service
- Assiste le chef de service, et assure son intérim le cas échéant, dans le management global de l’équipe, en vue de prioriser les livrables
- Assure un rôle d’appui, de conseil et d’aide à la décision auprès du chef de service et de la Direction

**Missions principales**:
Au sein de la Direction Tourisme et Sport, vous participez à la mise en œuvre de la politique de soutien au mouvement sportif, et gérez particulièrement les subventions aux équipements sportifs:

- Instruction et portage des projets:

- Instruire les demandes de subvention en investissement (et en fonctionnement si besoin en appui de l’équipe) dans le cadre des programmes d'intervention du Département
- Réaliser et sécuriser les étapes administratives des demandes de subvention : courriers, fiches d’arbitrage, commissions, délibérations, conventions, subventionnements, suivi budgétaire
- Apprécier la conformité des réalisations avec les conditions d'aide du Département
- Informer les porteurs de projet sur les aides du Département et les conseiller dans leurs démarches
- Analyser la pertinence des projets au regard des schémas et des axes d'intervention définis en amont
- Alerter la collectivité sur les opportunités et les risques (techniques, juridiques, financiers, etc.) inhérents à une stratégie ou à un projet
- Établir des bilans d'activité et des états de réalisation
- Participer à la conception et au développement des supports d'information et des rapports d’activité
- Mise en œuvre d'outils de suivi, d'observation et d'évaluation des dispositifs:

- Concevoir et mettre en œuvre des indicateurs de suivi et des bases de données partagées
- Établir/actualiser un état des lieux des dispositifs et acteurs dans le domaine d’intervention
- Superviser la création du portail de dématérialisation des subventions sportives
- Assister le chef de service ou le suppléer le cas échéant:

- Organiser les conditions de pilotage de l'activité et animer des réunions de service
- Superviser les productions du services
- Répartir et planifier les ressources (financières, techniques, juridiques, humaines) nécessaires aux interventions de la collectivité et activités en fonction des contraintes du service
- Piloter, suivre et évaluer les activités des agents
- Conduire les entretiens professionnels annuels

Management:

- Participer aux réunions de direction
- Rédiger et communiquer des directives et notes de service
- Harmoniser les méthodes de travail entre services et apporter une aide technique et méthodologique aux agents collègues
- Organiser la diffusion de l'information au sein du service
- Évaluer les besoins de formation du service
- Assure un rôle d’appui, de conseil et d’aide à la décision auprès du chef de service et de la Direction

Les missions précédemment citées ne sont pas exhaustives et peuvent être complétées par votre responsable hiérarchique en cohérence avec le cadre d'emplois du poste.

Pour rappel, la fiche de poste est un document évolutif, daté et qui peut être périodiquement réactualisé notamment au cours des entretiens professionnels d'évaluation

**Compétences, qualités requises / conditions d'exercice**:
Pour réussir sur ce poste vous disposez nécessairement de ces savoir-faire justifiés par une expérience:
SAVOIR
- Connaissance impérative du milieu institutionnel, des collectivités publiques et des élus
- Facultés d'analyse et de synthèse, sens des priorités
- Très bonnes connaissances et pratiques en matière de subventions octroyées par les collectivités
- Capacité à porter des projets de modernisation et d'adaptation des politiques publiques

SAVOIR-FAIRE