Office Manager

**Qui sommes-nous ?**

Le Groupe Horizon est composé de trois sociétés de tête : Horizon Asset Management, Horizon Engineering Management et Horizon Service. Fondé en 2010, le Groupe Horizon est devenu un acteur de référence dans les domaines de la finance et de l’immobilier. Il se positionne sur l’ensemble des phases d’une opération immobilière avec une vision à 360° : recherche de financement, conception, conseil en maîtrise d’ouvrage et commercialisation.

En résumé, la société Horizon Asset Management collecte et gère les fonds d’investissement. La société Horizon Engineering Management assure le rôle de promoteur immobilier et de conseil en maîtrise d’ouvrage mais conseille également les sociétés Horizon Asset Management et Horizon Service grâce à ses fonctions supports (comptabilité ; RH ; Communication, Marketing, IT, Juridique, Contrôle de Gestion ). Quant à la société Horizon Service, elle est en charge de la commercialisation.

Horizon Engineering Management, recherche un(e) Office Manager. Sous la responsabilité de la Responsable des Ressources Humaines, vous rejoindrez l’équipe composée de deux personnes et prendrez en charge la partie Office Management.

**Vos challenges ?**

Votre rôle sera d’accompagner les membres de la Direction et les 50 collaborateurs du Groupe répartis sur nos 2 sites (Voisins-le-Bretonneux et Paris 16ème). Pour cela, vos missions seront les suivantes:
**Gestion des services généraux**:

- Gérer la réception, l’envoi, le tri et la distribution du courrier, des colis et des livraisons sur les sites,
- Organiser les différents déplacements de la Direction et des collaborateurs
- Assister la Direction des ressources humaines d’un point de vue logistique sur l’ensemble des parcs (automobile, téléphonie,), sur la gestion des badges et clés, sur la préparation des kits d’accueil des nouveaux collaborateurs
- Gérer les relations avec les prestataires et les fournisseurs en lien avec son poste de travail (logistique et services généraux) et suivre les contrats,
- Gérer les achats non liés à la production : commandes de fournitures de bureau, produits d’entretien,
- Planifier les interventions des prestataires en fonction de la disponibilité des services internes,
- Aménager, déménager, gérer les espaces à Voisins-le-Bretonneux et Paris (16ème),
- S’assurer de l’hygiène, la sécurité et l’environnement des sociétés,

**Gestion de l’événementiel**:

- Être un soutien logistique (réservations d’hébergements et des restaurants, gestion des déplacements) et organisationnel (suivi des participants, suivi des différents prestataires, suivi des différentes commandes) lors des événements internes et externes,
- Etablir des budgets, suivre selon l’évènement les devis et les factures, transmettre des données au pôle comptabilité

**Gestion Administrative**:
‐ Gérer les besoins professionnels de la Direction

‐ Agir en support pour la rédaction des courriers et apporter un appui administratif auprès des différents pôles (montage de dossiers et présentations diverses, relecture,)

‐ Gérer l’accueil téléphonique et physique et diriger le cas échéant les entrants vers les sociétés correspondantes et les interlocuteurs concernés

‐ Appuyer les différents pôles d’un point de vue logistique (réservation de salles, tenue des stocks de documentation, aide à l’organisation des salons, gestion des prestataires )

‐ Coordonner les plannings et la gestion des rendez-vous

‐ Gérer des devis et des factures,

**Votre profil ?**

Diplômé(e) d’un Bac / Bac+2, vous avez une première expérience professionnelle obligatoire et réussie sur un poste similaire,

Une expérience/connaissance en lien avec l’immobilier et la finance serait un plus,

Maîtrise parfaite du français (oral et écrit),

Excellente maitrise du Pack office (Teams, Word, Excel) et des outils digitaux (Rainbow,)

Votre sens de la communication et de l’écoute vous permettent d’être à l’aise dans la relation avec les différents interlocuteurs (salariés, managers, membres de Direction, prestataires,)

Vous êtes rigoureux(se), réactif(ve) et capable de gérer les priorités. Organisé(e), vous savez être dans l'anticipation des besoins,

**Contrat**_: _ CDI

**Rémunération**: 24-28K€

**Avantages**: Titres restaurant / Remboursement des frais de déplacements professionnels ou voiture de service disponible.

**Embauche** _: _ Dès que possible.

**Localisation** _: _ Voisins-le-Bretonneux (3 jours par semaine) et Paris 16ème (2 jours par semaine le mardi et le jeudi)

Type d'emploi : Temps plein, CDI

Salaire : 24 000,00€ à 28 000,00€ par an

Avantages:

- Titre-restaurant

Programmation:

- Du Lundi au Vendredi
- Travail en journée

Lieu du poste : Déplacements fréquents