Secrétaire Du Département Gea

Employer **Établissement d'enseignement supérieur, l'Université d'Orléans est présente sur 7 sites en région Centre Val de Loire.**: **Elle compte 18 000 étudiant.e.s, 141 diplômes nationaux, 2000 personnels et 25 unités de recherche.**: **L’UNIVERSITE D’ORLEANS C’EST AUSSI** **Une université européenne, des valeurs partagées, un plan égalité professionnelle femme/homme, diversité et non-discrimination, inclusion, qualité de vie au travail et engagement dans la transition écologique** - Un cadre de travail respectueux de l’équilibre vie professionnelle et vie personnelle: - 57 jours de congés annuels - dont 11 jours de RTT - pour un temps plein actifs dès la prise de poste - Télétravail possible à partir de 6 mois d’ancienneté et selon nécessité et organisation du service (1 à 2 jours/ semaine) - Développement de ses compétences à travers des formations riches et variées - Accompagnement des personnes en situation de handicap et adaptation des postes de travail - ** Et des avantages** - Activités sportives et culturelles - Restauration collective - Forfait mobilité durable (vélo, covoiturage) - Prise en charge partielle des transports - Aides et prestations d’actions sociales : aide à la famille, aux vacances et séjours pour enfants, - Aides aux parents d’enfants en situation d’handicap Position **Mission** Assurer l'accueil, la gestion administrative et contribuer à la gestion pédagogique du département Gestion des Entreprises et des Administrations (GEA). **Activités principales** Rattaché(e) hiérarchiquement au chef de département et au responsable des services administratifs, vos activités sont les suivantes: **Assurer l’accueil et la gestion administrative du département** - Accueillir, informer et orienter les divers interlocuteurs (enseignants, étudiants, entreprises et vacataires) - Réceptionner, traiter et diffuser l’information au sein du département (offres de stage, offres d’emplois, demandes d’informations, demande de rendez-vous...) - Rédiger et transmettre les courriers administratifs - Mettre à jour les bases de données dédiées à la gestion o Mettre en place des modes de classement et d'archivage accessibles à tous **Contribuer à la gestion pédagogique du département en assurant l’interface avec le chef de département et les responsables pédagogiques** *** - Enregistrer les inscriptions pédagogiques dans Apogée - Modifier des informations dans Apogée (Adresse mail, postale et numéro de téléphone) - Editer les relevés de notes et envoyer les attestations de réussite (à la demande des étudiants) - Gérer les absences (SCODOC) - Stage : gérer les conventions de stage (AREXIS) et mise à jour de la base de données Afficher la liste des membres du Jury / classeur - envoi et centralisation des fiches d'évaluation - Afficher la liste des membres du Jury - Impression et affichage la publication des résultats après les jurys - Modification des emplois du temps "changement simple" dans ADE (changement de salle, changement validé entre enseignant (permutation), changement de créneau et date) - Gérer les tiers temps aux évaluations en lien avec la passerelle handicap - Préparer les copies d'examen (+ Brouillon) et les PV d'émargement, liste d'étudiants, positionnement dans les amphis ***Contribuer, en appui, au suivi des services d’enseignements du département en lien avec l’administration de l’IUT** *** - Vérification des dossiers de recrutement des vacataires dans SAGHE - Vérification dans SAGHE des codes connecteurs (bascule APOGEE / ADE /SAGHE) - Vérification dans SAGHE de la cohérence heures prévisionnels APOGEE et saisie ADE (signalement des dépassements) - Saisie dans SAGHE de toutes les heures qui ne redescendent pas par ADE (Saé, autonomie,) - Compléter les tableaux de suivi (RH) **Assurer l'appui logistique du département** - Participer à l'organisation (achats, installation,) des différentes manifestations du département (JPO, Cérémonie de remise de diplômes,) et réserver les salles - Participer à l’organisation des soutenances - Transmettre les demandes (tickets GLPI) et besoins aux services techniques de l'IUT et en assurer le suivi ***Contribuer, en appui, à la gestion financière du département** - Établir des bons de commande et vérification des livraisons - Vérifier les factures d'achat avec les commandes et devis - Suivre le stock de matériels et de fournitures Profile **Formation et expérience professionnelle** Formation Bac orientée vers les métiers de l’administration ; Bonne maitrise des outils bureautiques (suite Office, notamment Excel) Connaître l'organisation et le fonctionnement du département et de l'IUT. **Compétences et qualités requises** Savoir rendre compte Sens de l’organisation Disponibilité Polyvalence Autonomie Rigueur Excellent relationnel Capacité d'écoute et d'adaptation **MODALITÉS ET P