Assistant(E) de Direction

L’Institution Notre-Dame la Riche (environ 2300 élèves) recherche une **ASSISTANTE DE DIRECTION** pour le mois de novembre 2024 suite à un prochain départ en retraite.

**MISSION**:
Sous l’autorité du chef d’établissement, il-elle assiste le chef d’établissement afin d'optimiser la gestion de son activité. Il-elle prend en charge le suivi des dossiers de direction générale. Il-elle-organise et coordonne les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la structure, est sollicité pour préparer et organiser des réunions, événements

**POSITIONNEMENT HIERARCHIQUE**: Exerce sa fonction sous l’autorité du chef d’établissement coordinateur

**ACTIVITÉS PRINCIPALES **_(liste non exhaustive)_**:

- Accueillir les rendez-vous du chef d’établissement.
- Filtrer des appels téléphoniques.
- Préparer et contrôler les dossiers nécessaires à la mission du dirigeant (documentation, rapports, supports de communication, notes diverses pour les réunions, demandes de subventions ).
- Traiter l'information (collecter, classer et mettre à jour) : mails, courriers, appels téléphoniques, demandes de l’équipe
- Assurer en amont la préparation et le suivi des dossiers.
- Rédiger des supports de communication (notes, newsletter, gazette, correspondances, rapports, comptes rendus ).
- Structurer et assurer la transmission des informations en interne et en externe.
- Assurer les relations administratives avec les autorités académiques, les organisations de l’Enseignement Catholique, l’OGEC et l’APEL.
- Assister aux réunions et en rédiger les comptes rendus.
- Réaliser la gestion administrative du courrier.
- Rendre compte à travers des points réguliers de l’avancement de son travail, des rendez-vous prévus, des courriers à envoyer, des demandes
- Rassembler et mettre en forme des éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs ).
- Préparer et organiser la logistique des différents événements professionnels (réunions, déplacements, photos de classe, interventions orales, salons professionnels, conférences téléphoniques, réunions parents, réunions pédagogiques, présentations dans des établissements extérieurs )

**APTITUDES PROFESSIONNELLES**:

- Dynamisme et adaptabilité,
- Discrétion, réactivité et autonomie,
- Organisation et rigueur,
- Polyvalence et disponibilité,
- Esprit de synthèse et d’analyse avec des capacités rédactionnelles,
- Aisance relationnelle,
- Esprit d’équipe,
- Loyauté, empathie,
- Sens de l’écoute et de la communication,
- Capacité à travailler dans des délais contraints et à gérer les situations de stress
- Capacité à prioriser et à s’adapter.

**COMPÉTENCES TECHNIQUES**:

- Maîtrise de la bureautique : Pack Office (Outlook, PowerPoint, Excel, Word), connaissance des logiciels.
- Maîtrises de CHARLEMAGNE, SIECLE, CANVA seraient appréciées.
- Maîtrise de l’utilisation d’outils collaboratifs et de communication (Internet, messagerie, planning partagé, web conférence,).
- Connaissance des normes rédactionnelles.
- Connaissance des techniques de prise de notes.
- Maîtrise des méthodes de classement et d’archivage et des techniques de numérisation.
- Maîtrise de l’organisation d’événements.
- Maîtrise de la construction de tableaux de bord.

Type d'emploi : Temps plein, CDI

Rémunération : 2 500,00€ à 3 000,00€ par mois

Avantages:

- Restaurant d'entreprise
- RTT

Horaires:

- Du lundi au vendredi
- Travail en journée

Formation:

- Bac +2 (BTS, DUT, DEUG) (Optionnel)

Expérience:

- Assistant de direction h/f ou similaire: 1 an (Optionnel)

Lieu du poste : En présentiel

Date de début prévue : 01/11/2024