Adjoint Administratif Au Dim

**Détails de l’offre**:
**POSTE PROPOSÉ**

Adjoint administratif au DIM

**CONTRAT**

CDD; Détachement; Mutation

**DESCRIPTIF**

Le Centre psychothérapique recrute un adjoint administratif au sein du Département de l'information médicale (DIM) du Pôle Transversal universitaire

IDENTIFICATION DU POSTE

Fonction : Adjoint Administratif à temps plein

Liaison hiérarchique : Médecin Responsable du DIM, Médecin Responsable du Pôle, Ingénieur Responsable DIM, Cadre Supérieur du Pôle

Horaire de travail : modulables entre 8 h 30 et 16 h 30

PRESENTATION DU PÔLE TRANSVERSAL UNIVERSITAIRE

Pharmacie à Usage Intérieur (PUI)

Département d'Information Médicale (DIM) Archives Centrales

Unité de Médecine Polyvalente et de Spécialités (UMPS)

Unité d'Accueil des Urgences Psychiatriques et de Liaison (UAUP)

Antenne de Liaison et d'Intervention de Crise en Psychiatrie (Alice)

Centre de Prévention du Suicide : VigilanS et 3114

Cellule d'Urgence Médico-Psychologique de Meurthe-et-Moselle et de la Zone Est (CUMP)

Equipe Mobile Psychiatrie Précarité (EMPP)

Permanence d'Accès aux Soins de Santé Psychiatriques (PASS PSY)

Unité d'Hospitalisation Soins Libres Unité D

Centre de Liaison et d'Intervention Précoce (CLIP)

MISSIONS DU PÔLE

Le Pôle Transversal Universitaire a pour mission d'assurer des services transversaux pour l'ensemble des unités d'hospitalisation et d'ambulatoire, tous secteurs de psychiatrie confondus.

PRESENTATION DE DIM

Le Département de l'Information Médicale (DIM) est rattaché au pôle Transversal Universitaire.

Le DIM organise le recueil, la circulation et le traitement des données médicales des patients, dans le cadre du Programme de Médicalisation des Systèmes d'Information (PMSI), participant ainsi à la valorisation de l'activité de soins.

Le DIM assure le respect des règles de confidentialité et la qualité et l'intégrité du dossier informatique patient.

Le DIM traite et analyse les données médicales au moyen d'outils statistiques et produit le rapport d'activité du centre hospitalier.

PERSONNEL

Département d'Information Médicale (DIM):
1 Médecin DIM, Responsable DIM-Archives

1 Médecin DIM

1 Ingénieur, Responsable DIM

1 infirmière, Référente Codage

1 Technicien supérieur, Technicienne de l'Information Médicale (TIM)

1 Adjoint administratif, Technicienne de l'Information Médicale (TIM)

1 Adjoint administratif, Chargé Identito-Vigilance

1 Adjoint administratif, Secrétaire DIM

DESCRIPTION DU POSTE

1) Organiser le Secrétariat du DIM

La secrétaire du DIM est chargée de:
Gérer les appels téléphoniques, les fax et les courriels (filtrage et orientation des appels téléphoniques, des fax pour traitement).

Accueil physique du public pour le DIM

Gérer et Traiter les courriers du DIM

Mettre en forme les documents (courriers, diapositives, notes de services etc.)

Classer les dossiers du DIM et en assurer l'archivage si besoin

Gérer l'envoi de l'ensemble des courriers et des notes d'information du DIM

Mettre à jour les annuaires téléphoniques, les organigrammes, les listings d'envoi par mail

Gérer le planning de la salle de réunion, et de la salle de formation

Gérer le planning du Médecin DIM si besoin est

Aide dans l'organisation et la saisie de certaines enquêtes internes du CPN (évaluations de la tenue du dossier patient) ou externes dans le cadre du PMSI en lien avec les TIM

2) Recueillir et saisir l'activité de l'addictologie (actes et diagnostics) avec un TIM

3) Assurer le secrétariat autour du Dossier Patient Informatisé « CARIATIDES »

La secrétaire du DIM est chargée de:
Gérer le secrétariat lié aux droits d'accès et dépannage dans CARIATIDES, cela comprend:

- Activation des droits des agents dans le logiciel CARIATIDES
- Gérer les appels téléphoniques concernant CARIATIDES et les rediriger aux techniciens et médecin DIM
- Gérer les modèles de courriers des différents services
- Formation des secrétaires sur les règles relatives à l'identito-vigilance et la tenue du dossier patient.

Gérer la vérification de la correspondance des doublons de dossiers du patient avant fusion par le TIM

Gérer le secrétariat lié aux formations CARIATIDES:

- Inscriptions des agents aux formations organisées par le DIM
- Mettre en forme les supports de formation
- Suivi des statistiques de formation dans le cadre du rapport d'activité du DIM

COMPETENCES REQUISES

1. Dactylographier (traitement de texte, présentation de documents)

2. Enregistrer et saisir les informations nécessaires au service, les classer

3. Recevoir, orienter et transmettre les communications téléphoniques

4. Prendre connaissance du courrier et assurer sa diffusion

5. Contribuer à l'organisation des réunions (prise de note, réservation de salle)

6. Assurer la gestion du temps (agenda, déplacements, plannings, réservations, réunion

7. Être en capacité de se former à tous nouveaux logiciels