Gestionnaire de L'offre de Formation

**À propos de nous**:
Ambitieuse et innovante, l'Université de Lille réunit facultés, instituts et écoles de renom.
Notre objectif : Construire une université internationale, rayonnante et attractive, ancrée dans son territoire et moteur du développement économique et socio-culturel.
Faire le choix de l’Université de Lille, c’est rejoindre une communauté résolument tournée vers l’avenir et engagée pour l’excellence académique.

**Mission**:
En lien avec le chef de département et les 3 directeurs des études, la gestionnaire assure la gestion administrative et pédagogique du département Sciences des données, en binôme avec 1 autre gestionnaire

Le département Sciences des Données est organisé sur 3 niveaux de formation (BUT 1, BUT 2 et BUT 3)

Activités

**ADMINISTRATIF**

Accueil physique et téléphonique ,mails, convocations et autres documents aux usagers

Information, conseil, orientation des étudiants

Suivi du budget

Gestion des missions enseignants

Soutien logistique (locaux, matériels) des soutenances, journées immersion

Saisie hebdomadaire des services enseignants et transmission aux services financiers

Préparation des devoirs finaux (suivi des impressions, planning, convocations, surveillants, secrétaire BVEH

**RECRUTEMENT : PARCOURSUP/ECANDIDAT/CAMPUS FRANCE**

Convocations aux tests de positionnement et/ou entretien

Assurer le suivi des dernières inscriptions et des relances
- **APOGÉE**

Vérifier les inscriptions administratives

Procéder aux inscriptions pédagogiques

Saisir les modalités de collecte et règles de calcul de notes

Elaborer les maquettes d’extraction de notes, extraire les notes

Elaborer les maquettes de notes de PV de jury, de relevés de notes

Éditer les PV, préparer les jurys

Exporter les relevés de notes, les éditer, les transmettre aux étudiants

**SUIVI DES ABSENCES**

Saisie des absences étudiants en lien avec les directeurs d'études : production de tableaux de bord

Accueil des étudiants (collecte et saisie de justificatifs, délivrance d'attestations), convocations

**STAGE et PSTAGE**

Communiquer avec les entreprises

Diffuser les offres de stage et d’emploi

Suivi des conventions de stage

Récupérer les évaluations de fin de stage aux tuteurs d'entreprises et les rapports de stage,les dispatcher aux tuteurs universitaires et collecter les notes

**HYPERPLANNING**

Maquetter les cursus et rattacher les étudiants aux parcours

Élaborer les emplois du temps

**RÉFFORMATION**

Élaborer les maquettes de formation des 3 années du BUT SD FI et 2 années du BUT SD FA
- SCODOC (Le département SD est département pilote)

Gestion des absences et des notes, formation des groupes, maquettage des coefficients

**COMMUNICATION TRANSVERSALES SD/IUT ET LIEN AVEC LES ENTREPRISES PARTENAIRES**

Préparation, planification avec le chef de département des immersions, stage dating, jobdating de l’apprentissage, challenges et akathon, séminaires, JPO, SEL, parrainages des promos, forums

**Profil**:
Connaissances théoriques, disciplinaires et sur l’environnement professionnel
- Logiciels bureautiques courants
- Logiciel de gestion de la scolarité des étudiants
- Maquettes des formations
- Etablissement et ses composantes : Connaissance des formations proposées à l'IUT de Lille
- Respect des procédures et bonnes pratiques administratives

Savoir-faire opérationnels

Travailler dans des délais contraints

Contrôler les informations et règles de calcul du système de notation

Analyser les demandes des étudiants, y répondre de manière appropriée et les diriger vers les bons interlocuteurs

Respecter la confidentialité des données

Savoir faire comportementaux

Avoir le sens de l'accueil et du service public

Faire preuve d'organisation, de discrétion et de rigueur, de discrétion et de réactivité

Savoir travailler en équipe et pour plusieurs personnes

Faire preuve d'impartialité

Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes

Savoir gérer les conflits

Formation : Baccalauréat général ou dans le domaine de la gestion des organisations et de l'administration

Expérience souhaitable en accueil de public

Conditions particulières d'exercice

Réorganisation administrative des structures de l'IUT en cours