Adjoint Administratif

L’Etablissement Public de Santé Mentale (EPSM) de Vendée - Centre hospitalier Georges Mazurelle accueille et assure, avec ses 1 500 professionnels, la prise en charge de la population vendéenne (du tout petit à la personne âgée) souffrant de troubles psychiques ou de pathologies mentales, sur son site principal à la Roche-sur-Yon en hospitalisation complète, et dans près d’une quarantaine de structures extérieures (hôpitaux de jour, centres médico-psychologiques,) réparties sur l’ensemble du territoire de santé de la Vendée.

L’établissement dispose par ailleurs d’une Maison d’accueil spécialisé (MAS) de 120 places réparties sur deux sites (La Roche-sur-Yon et Longeville-sur-Mer) pour l’accueil de personnes souffrant de poly-handicap, d’un EHPAD et d’une unité de soins de longue durée pour l’hébergement de personnes âgées en perte d’autonomie.

Ce poste a pour mission : assistante du directeur de la DSELP, prise de rendez-vous, gestion de l’agenda.

Détails des missions:
**Accueil**:

- Accueil physique, orientation des usagers et des agents ;
- Réception, traitement et orientation des appels téléphoniques.

**Tâches administratives**:

- Prise de rendez-vous et organisation de réunions
- Réception et distribution du courrier ;
- Traitement des courriers, des dossiers et documents (tri, diffusion, numérisation, archivage) ;
- Rédaction, mise en forme et diffusion de notes d’information, notes de service, décisions, courriers, comptes rendus ;
- Gestion des fournitures du service ;
- Gestion de l’archivage des dossiers ;
- Etablissement de bons de commandes et liquidation de certaines factures ;
- Gestion des relances fournisseurs ;
- Création de bons GMAO ;
- Déclaration des conducteurs des véhicules de l’établissement en cas d’infraction routière sur le site de l’ANTAI ;
- Suivi, établissement et actualisation de l’indemnité annuelle des sept régies de l’Etablissement ;
- Etablissement des factures diverses (repas, location de salle, notes d’honoraires, diverses ventes ).

**Traitement des données**:

- Gestion de la réception et du traitement des factures reçues sur Chorus Pro ;
- Gestion des différentes demandes informatisées des ressources pour les manifestations (réservations salles, voitures, sonorisations, vidéo projecteurs, prestations hôtelières,).

**Groupe énergie**:

- Réceptionner, liquider les factures d’énergies ;
- Remplir les tableaux de bord de suivi des consommations énergétiques de l’établissement ;
- Dresser un bilan semestriel et annuel des consommations ;
- Présenter et animer la réunion du groupe énergie en lien avec le responsable des services techniques.

**CHSCT**:
Secrétaire administrative des CHSCT Intra et Extra de l’établissement
- Envoi questionnaires, courriers, convocations, ordres du jour
- Assiste aux séances des CHSCT, prise de note
- Mise en forme et envoi des procès-verbaux de séance et des votes
- Préparation des visites d’inspections du CHSCT
- Elaboration du bilan annuel.

**Secrétariat CLAN**

Rédaction des compte rendu de réunions

Assiste aux réunions pour prise de note

Envoi des convocations

Diplôme en gestion administrative et/ou expérience réussie dans un service administratif d’un établissement de santé

37h30 - temps plein 8h30-17h

**Savoir-faire requis**
- Compétences en secrétariat
- Techniques et outils d’organisation de l’activité (tableaux de bords)
- Notion des procédures Qualité
- Notion de gestion comptable
- Capacités rédactionnelles
- Maîtrise de l’outil informatique**Qualités professionnelles**:

- Discrétion, confidentialité
- Sens de l’organisation afin de respecter les échéances
- Autonomie, disponibilité
- Partage et circulation de l’information
- Capacité d’analyse et de synthèse
- Travail en équipe et polyvalence
- Qualités relationnelles
- Respect du secret professionnel et obligation de réserve

La Direction des Services Economiques, de la Logistique et du Patrimoine (DSELP) gère les services économiques (les achats, la lingerie, le foyer, le garage, le service des ambulanciers, le service hôtelier entretien), la logistique (magasin général, transport logistique) ; les services techniques et le Patrimoine (Grands travaux).

La fonction achats relève de l’établissement support, le CHD Vendée, ainsi le service a de nombreuses relations avec le CHD Vendée et les établissements du GHT85.

Le Directeur de la DSELP est en charge du CHSCT Comité d'Hygiène, de Sécurité et des Conditions de Travail jusqu’à la fusion avec le CTE.