Responsable Administratif de L'ufr de Pharmacie

**Employeur**: Et si vous rejoigniez une structure en pleine mutation vers l’université de demain ? Au premier rang des universités françaises et francophones, Aix-Marseille Université (AMU) regroupe 78 000 étudiants, 8 000 personnels, 122 structures de recherche en lien avec les plus grands organismes dans ce domaine et un budget de 720 M€. 5 grands campus accueillent les étudiants et tous les champs universitaires qu’il est possible d’étudier en France. La diversité des sites permet de proposer aujourd’hui des opportunités de carrière uniques. Aix-Marseille Université fait partie de l'alliance CIVIS pour la création des "Universités Européennes". Aix-Marseille Université recrute et reconnait tous les talents, ses offres d'emplois sont handi-accessibles. **Mission**: La Faculté de Pharmacie est l’une des composantes d’Aix-Marseille Université (AMU). Elle est rattachée au **Secteur Santé** qui comprend la Faculté des sciences médicales et paramédicales et la faculté de Pharmacie, regroupées sur le campus de la Timone. La Faculté est classée **I**mmeuble de **G**rande **H**auteur (12 niveaux, **30 000 m²)** avec 3 ailes permettant de sectoriser l’enseignement et la recherche. Elle compte environ 2550 étudiants, 200 personnels administratifs et enseignants-chercheurs, universitaires et hospitalo-universitaires. Le responsable administratif supervise 4 services soit 21 agents (Service maintenance technique, administration générale, service scolarité et examens et le service logistique). En tant que responsable administratif H/F de l’UFR Pharmacie, les missions seront de gérer l’activité de l’UFR sur les domaines financier, ressources humaines, formation, recherche, logistique et de participer à la mise en œuvre des orientations stratégiques définies par le/la doyen-ne en relation avec les directions centrales et de campus. **Activités principales**: - Encadrer, administrer et piloter - Diriger, coordonner et animer les services administratifs et techniques de l’UFR - Assurer la préparation des différents conseils de la faculté - Administrer les instances statutaires - Assurer des fonctions de conseil auprès du Doyen et de son équipe - Représenter la Direction auprès des partenaires internes et externes, - Planifier, piloter et optimiser la mise en œuvre des moyens de la composante sur le plan financier, humain, logistique et patrimonial - Piloter des projets d’évolution technique ou organisationnelle - Évaluer et présenter les résultats des actions stratégiques en lien avec les objectifs de l’UFR, - Contribuer à la réalisation de rapports et de réponses aux enquêtes, par rapport aux objectifs de la structure - Être le/la référent.e de la direction de l’audit et du contrôle interne de l’université - Gérer les contrats et conventions en lien avec la DAJI - Contribuer à la communication interne et externe - Assurer le lien avec les CFA (contrats, conventions, suivi des projets) - Coordonner les actions de « vie de campus » en accompagnant les associations étudiantes. **Principaux domaines de compétence**: **Gestion financière** : En lien avec l'assistante de gestion, les gestionnaires polyvalentes des départements de formation, la DAF, la DPCG et l’Agence Comptable: - Etablir et proposer le budget, contrôler et suivre sa répartition, son exécution - Appliquer la politique d'achat de l’université en lien avec la DCP - Analyser l’évolution des dépenses et des ressources propres de l’UFR à l’aide de tableaux de bord pertinents - Développer le contrôle de gestion et l’amélioration continue - Répondre aux enquêtes, audits et évaluations sur l'organisation et les moyens de l'UFR **Gestion des Ressources humaines** : En lien avec l'assistante RH et la DRH centrale et du campus: - Elaborer le suivi de la masse salariale, des campagnes emplois et des recrutements relatifs aux enseignants mono-appartenants et des personnels BIATSS - Assurer le suivi de la révision des effectifs en coordination avec le cabinet du doyen et la Faculté des sciences médicales et paramédicales - Assister les directeurs d’unités et leurs équipes dans la gestion de leurs ressources humaines, - Planifier, contrôler et optimiser la mise en œuvre des moyens humains - Mettre en place la gestion des compétences, des entretiens professionnels et du suivi des carrières - Assurer des fonctions d'encadrement et un accompagnement individualisé des agents **Domaine administratif et juridique**: en lien avec l’assistante administrative de la faculté, les directions de campus et les directions centrales - Assurer une veille réglementaire et la mise en œuvre des actes juridiques - Contrôler la régularité des actes, décisions et procédures - Organiser les élections au niveau de l’UFR et de l’université - Préparer les ordres du jours et rédiger les comptes-rendus du conseil de la composante, de la c