Assistant(E) de Direction

**URGENT - Poste à pourvoir rapidement**

**Au sein d'une PME spécialisé dans la sécurité incendie, l’assistante a pour mission d’assurer la gestion administrative, commerciale, et comptable de la société, en s’assurant de la satisfaction des clients et du personnel.**

Principales Missions:
1 - Gestion administrative:

- Gérer le courrier entrant et sortant.
- Prendre en charge les appels entrants en traitant les doubles appels.
- Assurer la gestion du personnel et les éléments de paie en relation avec le cabinet comptable (contrat de travail et documents d’accueil, déclarations, registre du personnel) fiches de paie suivi des absences et apporter des réponses aux salariés (sur la paie notamment).
- Suivre le renouvellement des formations obligatoires
- Gérer les fournitures de bureau
- Classer les documents inhérents à l’activité.

2 - Gestion comptable:

- Etablir et contrôler les factures clients avec les documents annexes.
- Suivi des règlements et relances.
- Régler les factures fournisseurs après validation de la direction.
- Consulter quotidiennement et rapprocher les comptes bancaires.
- Passer les écritures et transmettre tous les éléments au cabinet comptable.
- Contrôler, enregistrer et régler les notes de frais après validation de la direction.
- Suivre les indicateurs de l’activité comptable (comptes clients et fournisseurs).
- Classer au fur et à mesure les documents inhérents à l’activité.

3 - Activités commerciales et techniques:

- Assurer l’accueil téléphonique
- Saisir et assurer le suivi des contrats de maintenance
- Assurer le suivi des sous-traitants intervenant pour le compte de la société.
- Organiser les événements de communication externes (repas clients, mailing ).
- Savoir répondre aux réclamations clients en lien avec les chargés d’affaires afin d’apporter une réponse rapide et pertinente aux clients.
- Etablir les comptes rendus techniques d’intervention et les devis en lien avec le chargé d’affaires ou la Direction.
- Participer au développement des outils et méthodes de travail (ex. modèles types de contrats, comptes rendus ).
- Relance des devis, dcr et contrats hors régies dans batigest et renseigner le bloc note client et la mise à jour des nouvelles données.
- Classer au fur et à mesure les documents inhérents à l’activité
- Alerter la Direction de tout dysfonctionnement qui porterait préjudice à la bonne santé financière de la société.

Formation:

- BAC +2 : ex BTS assistant(te) de direction, assistant(te) PME-PMI. - Bonnes notions de Comptabilité (connaissance plan comptable).

Compétences techniques:

- Maîtrise des outils informatiques (pack office, BDD)
- Maîtrise de l’expression écrite et orale
- Savoir rédiger des comptes rendus techniques (maîtrise des termes et sigles de l’activité).
- Capacité à réaliser des relances de règlements auprès des clients

**Expériences**:
Habituée à gérer un secrétariat technique et commercial, elle a acquis une expérience d’au moins deux ans dans une PME,
- Capacité d’organisation.
- Bon esprit d’analyse et de synthèse.
- Qualités rédactionnelles et bonne orthographe.
- Conscience professionnelle, esprit d’initiative, sens des responsabilités.
- Ténacité
- Esprit d’équipe.

Type d'emploi : Temps plein

Salaire : 2 100,00€ à 2 300,00€ par mois

Programmation:

- Du lundi au vendredi
- Périodes de travail de 8 heures

Types de primes et de gratifications:

- Commissions

Lieu du poste : Télétravail hybride (69800 Saint-Priest)