Agent Administratif

**Description de l'employeur**
Avec ses 157 métiers pour plus de 1700 agents, le Conseil Départemental des Ardennes est le 2ème employeur du département. Travailler pour le Département c'est s'investir au sein d'équipes dynamiques et proche du quotidien des 270 000 habitants.

Que ce soit au coeur de notre politique d'action sociale (PMI, protection de l'enfance, RSA, autonomie des personnes âgées et/ou handicapées etc;) ou travailler dans nos collèges, sur nos routes ou dans le domaine de l'environnement, de la culture, du sport, etc... venez participer à la construction d'un département où il fait bon s'oxygéner.

**Missions**
Le Foyer Départemental de l'Enfance est chargé de l'accueil d'urgence des enfants confiés au titre de l'aide sociale à l'enfance. Sa mission consiste à proposer une orientation adaptée aux besoins des enfants après une période d'observation.

Sous la responsabilité de la responsable administrative et financière, le titulaire du poste aura pour mission:
Ø Animer l'accueil physique et téléphonique sur le site

Ø Réaliser un ensemble de tâches administratives

Ø Gestion administrative du programme PEGASE
- ** Mission d'accueil**

Répondre aux appels téléphoniques et les transmettre en fonction de leur nature

Recevoir, renseigner et orienter les usagers vers l'interlocuteur ou service recherché

Tenir un registre des passages pour les personnes extérieures à l'établissement

Garantir la sécurité des enfants en contrôlant l'accès au site des personnes extérieures

Assurer l'ouverture et la fermeture du portail

**2. Gestion du courrier Arrivée/Départ**

Réceptionner le courrier, dater et procéder à la répartition vers les différents destinataires

Réceptionner les mails de la boîte FDE secrétariat et les transférer vers les différents destinataires

Réceptionner les bons de demandes des services, les dater et les transmettre aux différents cadres pour validation

Enregistrer les courriers de départs dans le tableau de suivi

Transmettre les différents documents administratifs (notes aux services compétent

Retransmettre les informations institutionnelles.

**3. Secrétariat**

Gérer l'affichage des notes de service ou information au niveau du bâtiment administratif

Réaliser un ensemble de tâche administratives:
Frappe Courriers invitations, attestations et tous autres documents administratifs et leurs envois

Comptes rendus réunion

Suivi des contrats RH (Réception, contact professionnels, retour service RH)

Mise à jour des dossiers papier et informatiques des jeunes accueillis

Communication des arrêts maladie au N+1

Suivi des effectifs journaliers (enfants, repas, inscription cantine)

Elaboration du tableau de commande des transports hebdomadaires

Communication des menus et recensement de la satisfaction des enfants sur les repas

Préparer les assignations des agents lors des préavis de grèves

Récapituler les demandes liées aux commandes hebdomadaires de repas pour la cuisine centrale

**4. Gestion administrative du programme PEGASE**

Ø Démarcher et communiquer auprès des professionnels de santé dans le but d'une adhésion aux programmes

Ø Gérer les rendez-vous avec les parents en concertation avec les territoires

Ø Assurer la réception des documents nécessaires à la création des dossiers administratifs (suivi, relance des partenaires)

Suivre l'organisation des rendez-vous médicaux

Gérer la facturation des médecins (établir les factures, le récapitulatif mensuel, les engagements des factures)

Suivre et assurer le retour des outils d'évaluation de l'enfant

Suivre la facturation individuelle et centraliser les données dans le tableau de suivi pour la CNAM

Extraire les données du logiciel MEDIATEAM et importer les données dans la plateforme CNAM

Communiquer les fichiers du FDE-CNAM sur la plateforme, en lien avec montants des budgets alloués

**5. Divers**

Gérer le tri et l'archivage annuel des dossiers jeunes et transfert vers les territoires

Assurer les billets de train pour les jeunes accueillis

Distribuer des bulletins de salaires (envoi à domicile pour les veilleurs)

Distribuer les tickets restaurant

**6. Participation à la vie de l'établissement**

Participer à des évènements institutionnels

Participer à des réflexions collectives

Respecter les locaux et matériel mis à disposition

Prévenir l'équipe de direction de tout évènement lui paraissant inquiétant pour la sécurité, la santé ou le bien être des personnes accueillies.

**Profil**
**Conditions**
Recrutement statutaire ou sur contrat à durée déterminée

**Diplômes**
- BAC Administratif

**Compétences**

Maîtrise de l'outil informatique indispensable