Cdi - Executive Assistant W/m - Assistant(E) de

**We are looking for an **Executive Assistant W/M** to**:

- Assist the Executive Board members (or a department director) on assigned tasks in order to enable good organization and efficient functioning of a department
- Be the representative of your managers externally and towards other members of the Executive Board

**You will work in close collaboration with the Executive team, Corporate, Department Managers and employees.**

**You will report directly to the Finance or IT Leadership team.**

**Main Activities**:

- ** Assist the Executive Board members/department director**
- Guarantee service excellence (welcoming by phone or physical reception) among internal and external parties
- Respond to requests and/or transmit to the appropriate person
- Update documentation during team meetings
- Provide general administrative support, calendar management, booking flights and hotels
- ** Provide administrative support to the Finance or IT department**
- Prepare and supervise the department’s budget (follow-up of invoices and budgetary imputation)
- Organize teams’ seminars and trips
- Supervise purchase requests/invoices in the department and input it in the information system
- Manage and update databases ensuring information is correct (computer and physical)
- ** Lead projects autonomously**:

- ** Be aware and actively involved in business activities**:

- ** Represent the Executive Board or Department Director externally**

**_
Directement rattaché(e) aux membres du comité de direction, notre futur(e) _**_Assistant(e) de Direction H/F,_**_ aura pour missions de :_**
- _ Assister des membres du comité de direction ou un directeur de service dans ses missions afin de permettre la bonne organisation et l’efficacité du fonctionnement d’un département_
- _ Assurer un rôle de représentation auprès d’interlocuteurs externes institutionnels / à l’entreprise et des autres membres du comité de direction._

**_ Vous travaillerez en étroite collaboration avec les équipes du direction,_**_ _**_corporate, managers, salariés._**

**_
Activités principales :_**
- **_ Assister_**_ _**_un membre du comité de direction ou un directeur de service dans son rôle_**
- _ Préparer, faciliter la gestion des dossiers du N+1_
- _ Assurer le premier niveau d’accueil et de service (téléphone, physique, contacts informels) en interne et en externe ; analyser les demandes et apporter un premier niveau de réponse et / ou transmettre à la personne appropriée_
- _ Mettre à jour le document de suivi lors des réunions de l’équipe_
- _ Support administratif général, la gestion du calendrier, la réservation de vols et d'hôtels_
- **_ Organiser administrativement le service_**
- _ Préparer et suivre le budget du service (suivi des factures et imputations budgétaires)_
- _ Organiser les séminaires et les voyages de l’équipe_
- _ Suivre les commandes / factures du service et saisir dans le système d’information_
- _ Maintenir une bonne gestion de la bibliothèque de données (informatiques et physiques)_
- **_ Piloter en forte autonomie des projets liés à l’activité _**:

- **_Etre impliqué fortement dans le business_**:

- **_ Rendre compte auprès d’interlocuteurs externes, effectuer un rôle de représentation de la Direction Générale en externe_**

**Qualifications**
- **Required**: 5 to 7 years of professional experience in an assistant or administrative management function
- ** Education**: 2 year degree course
- ** Foreign Language(s)**: fluency in English and French
- ** IT Skills**: good command of Microsoft Office
- ** Specific Skills**:

- confidentiality and discretion
- good social skills, excellent written communication skills
- organized, flexible, ability to be concise, rigorous
- proactive, reactive and calm in stressful situations
- capacity to analyse documentation, and prepare presentations
- **_
Expériences requises _**_: 5 à 7 ans d’expérience professionnelle dans une fonction d’assistanat ou de gestion administrative_
- **_ Enseignement _**_: Bac + 2_
- **_ Langue(s) étrangère(s) _**_: anglais et français courant_
- **_ Compétences informatiques _**_: matrîse du Pack Office_
- **_ Compétences spécifiques _**_:_
- _ confidentialité et discrétion_
- _ bon relationnel, excellentes aptitudes à la communication écrite_
- _ organisé, flexible et capacité à être concis(e), rigoureux(euse), _
- _proactif(ve) et réactif(ve) _
- _calme en cas de situation stressante_
- _ capacité à analyser un document, à faire des synthèses et à préparer des présentations_

**Additional Information**

Permanent Contract, Full Time

Job based in Annecy (74), FRANCE
- Contrat en CDI, Temps plein_
- Poste basé à Annecy (74), FRANCE_