Facilities Administrative Assistant Lille

il y a 7 jours

VilleneuveSaintGeorges, France The Church of Jesus Christ of Latter-day Saints Temps plein

This position helps provide and maintain facilities which give Church members places where they can worship, teach, learn, pray together, make and renew covenants, and receive sacred ordinances.

Each Church facility that is built and/or maintained should

  • Provide a spiritual setting for members to worship, and
  • Present an image of reverence and dignity in the community.

This position assists the Facilities Manager to ensure timely maintenance to facilities using established processes and standards of maintenance, repair, and replacement and administrative support to a Facilities Management workgroup. This is an individual contributor support role.

  • Prepares purchase requisitions, receives invoices and matches them to purchase orders, ensures accuracy and completeness.
  • Compliance to controls.
  • Monitors billed items to ensure that they are approved following established processes.
  • Prepares payment uploads.
  • Prepares financial reports, reviews purchasing card statements.
  • Keeps track of all materials and services to see that they have been received or performed.
  • Maintains a follow-up file on back orders.
  • Maintains finance and Human Resource files.
  • Satisfies federal tax information and requirements.
  • Under the direction of the FM, communicates frequently with vendors, and contractors.
  • Assists with the establishment of vendors.
  • May prepare contracts and verify insurance documentation.
  • Maintains computer databases: CNA, Purchase Orders, Work Orders, Preventive Maintenance Schedules, Facility records.
  • Performs clerical/secretarial duties such as typing correspondence and reports.
  • Takes minutes at meetings if requested, enters computer data
  • Maintains files; answers telephones.
  • Handles in-coming and out-going mail.
  • Creates work orders.
  • Processes purchase requisitions and orders
  • Attends required training meetings.
  • Compiles, produces, and uploads or mails various reports to HQ or stake leaders.
  • Manages office operations including: equipment function, supplies, administration filing, telephone messages etc.
  • Vocational training in administration or other similar education.

- Diverse clerical experience demonstrating the following skills

  • Communications skills, including professional phone etiquette and effective business writing.
  • Basic business accounting skills, including understanding of invoices, purchase orders, contracts.
  • Organizational skills including filing, scheduling, time management and prioritization.
  • Ability to communicate effectively and courteously with all individuals, including priesthood leaders managers, fellow employees and vendors.
  • Ability to effectively communicate in French and English.
  • This role requires presence at the office in Villeneuve-d'Ascq (Lille) at least 3 days per week.
  • This is a permanent full-time position with 35hrs per week

  • Assistant-e Administrative de La Dtimp

    il y a 1 semaine

    Villeneuve-d'Ascq, France Université de Lille Temps plein

    **À propos de nous**: Ambitieuse et innovante, l'Université de Lille réunit facultés, instituts et écoles de renom. Notre objectif : Construire une université internationale, rayonnante et attractive, ancrée dans son territoire et moteur du développement économique et socio-culturel. Faire le choix de l’Université de Lille, c’est rejoindre une...

  • Gestionnaire Administratif-tive Et Financier-ère

    il y a 2 semaines

    Villeneuve-d'Ascq, France Université de Lille Temps plein

    **À propos de nous**: Ambitieuse et innovante, l'Université de Lille réunit facultés, instituts et écoles de renom. Notre objectif : Construire une université internationale, rayonnante et attractive, ancrée dans son territoire et moteur du développement économique et socio-culturel. Faire le choix de l’Université de Lille, c’est rejoindre une...

  • Gestionnaire Administratif Et Financier Des Personnels Enseignants

    il y a 2 semaines

    Villeneuve-d'Ascq, France Université de Lille Temps plein

    **À propos de nous**: Ambitieuse et innovante, l'Université de Lille réunit facultés, instituts et écoles de renom. Notre objectif : Construire une université internationale, rayonnante et attractive, ancrée dans son territoire et moteur du développement économique et socio-culturel. Faire le choix de l’Université de Lille, c’est rejoindre une...

  • Assistant(E) Administratif(Tive) Cme Affaires

    il y a 2 semaines

    Villeneuve-Saint-Georges, France Centre Hospitalier Intercommunal de Villeneuve-Saint-Georges Lucie & Raymond Aubrac Temps plein

    **Détails de l’offre**: **POSTE PROPOSÉ** ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF(TIVE ) CME AFFAIRES MÉDICALES **CONTRAT** CDI **DESCRIPTIF** L'ÉTABLISSEMENT: En intégrant le Centre Hospitalier Intercommunal de Villeneuve-Saint-Georges (CHIV), vous avez l'occasion de venir exercer votre métier d'assistant(e) administratif(tive) dans un établissement...

  • Assistant(E) Administratif(Tive)

    il y a 2 semaines

    Villeneuve-Saint-Georges, France Centre Hospitalier Intercommunal de Villeneuve-Saint-Georges Lucie & Raymond Aubrac Temps plein

    **Détails de l’offre**: **POSTE PROPOSÉ** ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF(TIVE ) - HGE -ONCOLOGIE **CONTRAT** CDD **DESCRIPTIF** L'ÉTABLISSEMENT: En intégrant le Centre Hospitalier Intercommunal de Villeneuve-Saint-Georges (CHIV), vous avez l'occasion de venir exercer votre métier d'assistant(e) médico-administratif(tive) dans un établissement...

  • Assistant-e en Gestion Administrative Et Financière

    il y a 4 semaines

    Villeneuve-d'Ascq, France Université de Lille Temps plein

    **À propos de nous**: Ambitieuse et innovante, l'Université de Lille réunit facultés, instituts et écoles de renom. Notre objectif : Construire une université internationale, rayonnante et attractive, ancrée dans son territoire et moteur du développement économique et socio-culturel. Faire le choix de l’Université de Lille, c’est rejoindre une...

  • Assistant / Assistante Administratif Et Commercial

    il y a 2 semaines

    Saint-Maurice, France Neo facilities Temps plein

    Créée en 2008 Néofacilities, entreprise spécialisée dans le domaine du traitement de l'air, la filtration, le dépoussiérage industriel, le traitement des eaux cherche son/ sa assistant(e) administrative et comptable: MISSION: En relation directe avec le dirigeant et les équipes commerciales, vous aurez en charge: - le traitement d'une partie des...

  • Assistant(E) Administratif

    il y a 7 jours

    Villeneuve-d'Ascq, France Forvis Mazars Temps plein

    **Description de l'entreprise** Forvis Mazars Avocats est un cabinet d'avocats français, de plus de 150 avocats, membre du réseau pluridisciplinaire Forvis Mazars, comprenant plus de 44 000 personnes, présent 40 bureaux en France et dans plus de 90 pays à l’international. Nous intervenons dans tous les domaines de la vie des affaires et en particulier...

  • Agent administratif

    il y a 3 semaines

    Villeneuve-d'Ascq, Hauts-de-France Psypro Lille Temps plein

    Le centre PsyPRO Lille est une unité d'hospitalisation de jour en psychiatrie générale, spécialisée dans l'accueil, l'évaluation et la prise en charge des personnes en souffrance au travail.nous recrutons un/une Agent d'Accueil, en CDD de deux semaines.Vos missions principales, sous la responsabilité du Directeur d'établissement, seront :Accueil...

  • Assistant Administratif

    il y a 7 jours

    Villeneuve-Saint-Georges, France Groupe Partnaire Temps plein

    Contrat : 18 mois L'équipe de chasseurs de talents de l'agence Partnaire à Pontault Combault est en quête active du prochain assistant administratif pour l'un de nos clients basés dans le 94 (Val de MARNE) Vous évoluerez dans un service composé de mécaniciens et de préparateur d'environ 50 personnes, venez rejoindre une équipe dynamique qui...