Assitant de Direction

**Conditions pratiques**:

- Remplacement - 3 Mois
- Contractuel
- Catégorie C
- Administratif
- Temps plein

**Niveau d'expérience requis**: Expérience souhaitée
**Niveau d'étude requis**:
Bac +2 à Bac +4

**Permis requis**:

- Permis non obligatoire

**Prise de poste**:
Dès que possible

**Type de salaire**:
Fixe

**Montant**:
2190 € brut / mensuel

**Localisations**:

- 38000 Grenoble, Isère, Auvergne-Rhône-Alpes**Autres avantages**:
Conditions de travail dans le poste:

- Poste en horaires : lundi au jeudi 9h - 16h50
Vendredi 8h30 - 16h20

**L'établissement**:
Avec plus de 2 100 lits et places, le CHU Grenoble Alpes est **le 12e hôpital de France.** Il emploie plus de **11 500 professionnels **dont **1 700 médecins **sur** 3 sites** : site Nord (hôpital Michallon et hôpital Couple-Enfant, site Sud, site de Voiron). Il dispose d’un plateau technique performant et dispense des soins hautement spécialisés.

Plus de **100 corps de métiers** se côtoient chaque jour pour contribuer directement ou indirectement à sa vocation de soin, d’enseignement, de recherche et de prévention.

Les 3 missions essentielles du CHUGA sont:

- **Soigner**:

- **Former**:

- **Chercher**

**Le poste**:
La Direction des Affaires Médicales (DAM) est composée de 20 agents représentant 19.4 ETP.

L’équipe comprend un Directeur, un Adjoint au Directeur des Affaires Médicales, 1 Contrôleur de gestion sociale, 3 Attachés d’Administration Hospitalière, 8 Adjoints des Cadres Hospitaliers et 6 Adjoints Administratifs (2 Secrétaire et 4 Agents de gestion administrative).

La DAM a pour mission de gérer l’ensemble des effectifs médicaux du CHU GRENOBLE ALPES dans le respect des textes réglementaires qui les régissent avec le budget qui lui est alloué.

Par effectifs médicaux, il faut entendre la gestion et le déroulement de carrière des praticiens hospitaliers et praticiens hospitalo-universitaires pour le versant hospitalier (PU-PH, MCU-PH, CCU-AH, AHU et PHU), des praticiens contractuels, des praticiens attachés, des assistants généralistes et spécialistes, des cliniciens, des praticiens libéraux, des internes et faisant-fonction d’internes, ainsi que des étudiants hospitaliers.

La DAM accompagne les praticiens dans leur parcours hospitalier de l’externat jusqu’à leur départ en retraite. Elle gère notamment la paie des personnels médicaux, les congés et absences, les mises à disposition, les temps partagés avec d’autres établissements

La DAM accompagne les projets du CHU sur le versant ressources médicales : mise en œuvre des axes du Projet d’Etablissement, accompagnement des projets de réorganisation d’activités sur le plan des organisations médicales.

La DAM est l’interlocuteur privilégié de la Présidence de la Commission Médicale d'Etablissement (CME) et des Doyens (de l’UFR de Médecine et de l’UFR de Pharmacie).

Les activités spécifiques au poste:

- Secrétariat:

- Accueil physique et téléphonique ;
- Accueil des nouveaux personnels de la DAM : dossier d’accueil, outils et badges, organigramme, organisation du planning d’intégration avec l’équipe.
- Gestion de la boite mail du Service et courrier ;
- Diffusions de messages listes DAM ;
- Planification des agendas ;
- Secrétariat de la CCOSPP
- Organisation Réunions (Doodle, réservation de salle, visioconférence) ;
- Dossier partagé : rangement et actualisation ;
- PV et CR réunions ;
- Préparation des dossiers avant réunions des cadres DAM ;
- Préparation des avis CME et formalisation d’attestation ;
- Réservation de billets de train dans le cadre des ordres de mission ;
- Accueil et distribution des formulaires dans le cadre du plan de déplacement entreprise (PDE) ;
- Suivi du planning de Télétravail de l’équipe DAM ;
- Recensement anticipé des demandes de congés de l’équipe DAM et enregistrement dans Chronos.
- Commandes papèterie via les outils Lyreco et Scoop ;
- Demande et suivi des interventions techniques via l’outil GMAO ;
- Archivage des dossiers et transmission aux archives centrales.
- Communication:

- Site Intranet (alimentation et animation) ;
- Communication : flash info, Newsletter ; Brève DAM
- Diffusion de messages à la communauté médicale
- Mise à jour des lignes téléphoniques et gestion des équipements bureautiques de l’équipe : lignes téléphoniques à programmer sur les postes téléphoniques
- Animation d’équipe : organisation temps de convivialité
- Gestion:

- ACA : enregistrement, envoi et traçabilité des demandes d’autorisation de cumul d’activité à titre accessoire selon la procédure établie ;
- Mise à jour trimestrielle des listes du PM junior et sénior pour la valise de garde ;
- Mise à jour des listes et mailing liste des CDS ;
- Mise à jour du document « structures internes », qui répertorie les noms des coordonnateurs de pôles, par services et par unités ;
- Mise à jour et suivi du t