Secrétaire Administrative Et D'accueil

La Commune de Bons en Chablais souhaite renforcer et développer les dispositifs et actions dans le cadre d’une mission d’intérêt général et de développement local, tout particulièrement pour les enfants des écoles, les jeunes et l’ensemble des habitants de la commune.

La Fédération des Œuvres Laïques souhaite développer les relations et actions avec la commune dans le cadre de la convention pluriannuelle d’objectifs de mandatement.

Pour son bon fonctionnement l'accueil de loisirs de Bons-en-Chablais recherche une Secrétaire Administrative et d'Accueil H/F

**LES OBJECTIFS - LES MISSIONS - LES BESOINS**

La secrétaire administrative et d’Accueil est placée sous la responsabilité directe du directeur.

Elle est chargée de l'accueil, du secrétariat et de tâches administratives nécessaires à la gestion et l’organisation qualitative des activités du service.
- Exécution et suivi des procédures et décisions administratives, et du secrétariat
- Accueil physique et téléphonique des usagers et correspondants des services,
- Gestion du standard : réception des appels, prise de messages, orientation du public et des appels vers les personnes concernées, primo renseignements
- Réception, traitement de l’information, diffusion de l’information en général
- Travaux de bureautique : saisie et mise en forme de documents informatiques

(Courriers, tableaux, comptes rendus, procès-verbaux, rapports, ) tri, classement, archivage, numérisation, suivi des plannings et agendas, préparation des documents des diverses réunions
- Enregistrement du courrier départ et arrivé - envoi du courrier
- Suivi et mise en forme des dossiers administratifs
- Enregistrement des inscriptions aux accueils éducatifs, constituer les dossiers, classer et vérifier les documents (fiches sanitaires, justificatifs).
- En fonction des besoins de l'équipe, effectuer les réservations nécessaires à la réalisation des actions : repas du centre, sorties, transports... et en assurer le suivi.
- A la demande de l’équipe, préparer et/ou corriger les courriers et tout autre document utile au fonctionnement du service.
- Gestion et responsabilité des régies d’avances et de recettes
- Editer les factures, vérifier, encaisser, enregistrer et traiter les recettes (chèques, Bon CAF, chèques vacances...) et relancer les éventuels impayés, sous le contrôle du directeur et en lien avec la comptabilité de la FOL.
- Préparer les chèques, traiter et enregistrer les dépenses sous le contrôle du directeur et en lien avec la comptabilité de la FOL.
- Tenir à jour les procédures de dépenses/recettes permettant les rapprochements avec la comptabilité réalisée au siège de la FOL
- Tenir à jour le logiciel d’inscription (création de séjours.) et préparer l'édition des statistiquespour les bilans.
- Suivi des déclarations CAF, ALSH sous les consignes données par le directeur
- Éditer les listes et tableaux utiles à l'organisation des actions : listes de présences, transport, informations sanitaires... En lien avec l’équipe de direction
- Participer à la préparation des supports de communication nécessaires à la diffusion des informations des actions : flyers, plaquettes, affiches... Et participer à la diffusionsur le territoire : mairies, écoles, collèges...
- Suivi administratif des contrats d’assurance

En dehors de missions précisées ici, elle a bien entendu pour rôle de prêter main forte technique au reste de l'équipe quand cela s'avère nécessaire dans un souci de continuité du service.

A noter que ce descriptif ne saurait être considéré comme exhaustif et, en fonction des besoins du service d’autres missions pourront le compléter ou l’amender.

**COMPÉTENCES**

Bon relationnel, Facilité dans l’accueil, l’échange et la transmission d’information

Discrétion (il (elle a le devoir de réserve dans l’exercice de ses missions)

Ponctualité, sérieux et capacité d’adaptation

Capacité à gérer et organiser son travail dans le temps en respectant les obligations et échéances

Compétences et maitrise en informatique : Excel, Word, Publisheret capacité à s’adapter et à apprendre sur cet outil

Compétence dans l’écriture de courriers et la gestion et le classement de documents administratif

Connaissance en comptabilité

Motivation certaine pour le travail en équipe et la finalité socio-éducative

Maitrise de l’outil informatique et des différents outils mis à disposition : ordinateur et imprimante - Photocopieur, scanner et fax - internet et messagerie électronique - téléphone - logiciels bureautique et comptable

**ACQUIS**

Formation dans le domaine du secrétariat niveau bac minimum

Expériences dans l’accueil public, le secrétariat et l’administration

Permis B + véhicule

Type d'emploi : Temps plein, CDI

Salaire : à partir de 1 778,00€ par mois

Programmation:

- Du lundi au vendredi
- Période de t