Office Manager Expérimenté

Valeurs&Valeur recrute pour son client **un.e Office Manager expérimenté-e - Rôle stratégique & opérationnel (CODIR)**

**Vous cherchez un poste d’Office Managermais avec un vrai niveau de responsabilités ?**

**Vous souhaitez piloter un périmètre clé (administratif, RH, financier) avec rigueur, autonomie et méthode ? Vous êtes aussi à l’aise dans la gestion de factures multi-devises que dans l’accompagnement des décisions stratégiques aux côtés d’un dirigeant ? Vous serez la colonne vertébrale de l’organisation, celle qui fait avancer les projets, fluidifie les process, soutient les équipes et pilote les transformations du quotidien.**

**Alors bonne nouvelle : Vous êtes au bon endroit et ce challenge est fait pour vous **

Bienvenue dans une entreprise en pleine expansion, qui s’apprête à emménager dans ses nouveaux locaux en plein cœur de Lille. Music Story est une société spécialisée dans le traitement, l’enrichissement et la production de métadonnées musicales. Ses clients sont principalement des plateformes de streaming et des acteurs de l’industrie musicale agissant sur les marchés US, Asie (Japon/Corée) et Europe. Pour en savoir plus sur l’entreprise, retrouve les en cliquant ici.

On cherche un-e **Office Manager expérimenté-e**, à l’aise dans la complexité, capable de piloter un périmètre stratégique **et** très opérationnel (admin, RH, finance), aux côtés du directeur général et au sein du CODIR.

En tant qu’Office manager, vous jouerez un rôle important dans l’entreprise, puisque vous devrez rendre possible les activités opérationnelles de l’entreprise : fluidifier, organiser et garantir toutes les activités des secteurs administratifs, RH et financiers dont vous serez responsable. Dans ce sens, vous centraliserez les informations des services opérationnels, assurerez la liaison entre les différents services de l’entreprise et garantissez le bon reporting en temps et en valeur. Vous serez le liant de l’entreprise qui cherche à améliorer constamment la qualité du travail collectif. En tant qu’Office Manager membre de Codir, vous occuperez une position centrale dans l’entreprise, avec un double rôle:

- **opérationnel**, au quotidien, en lien direct avec les activités administratives, RH et financières
- **stratégique**, en tant que membre du comité de direction, aux côtés du Directeur Général, pour accompagner la structuration de l’entreprise dans un contexte de forte croissance.

Vos principales missions seront les suivantes:

- Assurer la gestion sociale, administrative et comptable de la société :_
- Analyser et assurer l’amélioration continue des process administratifs et comptables
- Réfléchir régulièrement l’organisation de son périmètre et proposer des délégations externes
- Gérer l'administration des entrées et sorties de salariés (rédaction des contrats de travail, visite médicale, DUE, mutuelle )
- Gérer la rémunération des prestataires sous contrats internationaux
- Gérer l’externalisation de la paie et des notes de frais
- Gérer la facturation client
- Gérer la comptabilité en lien avec le cabinet comptable
- Assurer les obligations et le support légal de l’entreprise_
- Au sein de la Direction, assurer la liaison avec les services et partenaires externes du domaine légal
- Réalisation et diffusion des reportings d’usage des contenus sous licence
- Mise en place des évolutions des reporting liés aux nouveaux contrats clients et partenaires
- Assurer l’animation et la dynamique du collectif dans la direction du projet Music Story :_
- Construire et animer les rituels d’équipe
- Manager les projets ponctuels d’équipe : Identifier les axes importants (besoins des équipes, de la direction, du projet) et créer les synergies pour mettre l’équipe en dynamique
- Proposer en comité de direction les points clés
- Accompagner la direction dans la gestion financière internationale de la société :_
- Élaborer des budgets en co-construction avec les services concernés
- Élaborer les indicateurs et suivre les tableaux de bord
- Analyser et gérer les flux bancaires internationaux
- Renégocier les contrats fournisseurs internationaux
- Élaborer et suivre les dossiers de prêts bancaires ( BPI, IFSI, assurance prospection )
- Alerter la direction s' il y a des risques réels ou ressentis (seuil de trésorerie, délais de paiement des clients ) et préparer des actions correctives
- Opérer dans le choix des prestataires comptables, bancaires, assurances
- Gérer le bon fonctionnement des espaces de travail :_
- Assurer le bon fonctionnement des outils de bureau sur site et en télétravail : Accès, nourriture, confort de travail
- Gérer les prestataires de bureaux : Copropriété, ménage, travaux

**Votre meilleur profil**:

- Expérience confirmée (minimum 5 ans) sur un poste équivalent ou à périmètre proche
- Expérience réussie dans un environnement exigeant, en forte évolution ou en transformation
- Bilingue Anglais
- Maîtrise des sujets : finance, comptabilité analytique, RH et contrôle de gestion
- Connaissa