Stage Assistant à La Direction de Projet

**À propos du poste**
Nous recherchons un stagiaire ou une stagiaire assistant de direction pour rejoindre notre équipe dynamique. Ce stage vous permettra d'acquérir une expérience précieuse dans le domaine de la gestion administrative et du soutien à la direction. Vous serez impliqué(e) dans diverses tâches qui vous permettront de développer vos compétences en communication, en organisation et en gestion d'équipe.

**RHALLE GOURMANDE, CULTURELLE, FESTIVE ET SOLIDAIRE**

**SOCIETE PETIT BOUILLON - PROJET CHAUD BOUILLON - LILLE (59)**

Petite Lune c’est chaque année 1 275 000 visiteurs, 640 spectacles vivants, 500 animations, 100 associations partenaires, 150 000 repas servis et 125 emplois.

Chaud Bouillon est un lieu pour concrétiser et co-construire des projets, initier toutes sortes d’initiatives expérimentales, artistiques, économiques et solidaires, avec en perspective : l’émergence contributive d’un quartier en devenir, celui de l’éco quartier de Fives-Cail.

La halle gourmande, culturelle, festive et solidaire représente la dernière étape du programme Chaud Bouillon avec Baluchon & sa cuisine professionnelle d’insertion, la Cuisine commune et la ferme urbaine. Elle assure le lien au sein d’un collectif lié par des valeurs communes autour de l’alimentation. Elle répond à des enjeux majeurs pour le quartier et la ville.

Ça fait rêver Cependant, on ne va pas se mentir, il y a du boulot C’est pourquoi nous cherchons des personnes qualifiées, investies et hyper enthousiastes pour nous accompagner dans cette belle aventure.

**L’assistant.e à la direction de projet - Office manager Chaud Bouillon à une fonction d’une combinaison de celles d’un(e) assistant(e) de direction et celles d’un assistant.e administratif et/ou événementiel.**

L’assistant.e à la direction de projet - Office manager doit mener de front plusieurs missions dont les prédominantes sont les suivantes:
**Gestion de l’assistanat du directeur de projet**

La mission essentielle de L’assistant.e à la direction de projet - Office manager est d’assister le dirigeant de la structure, il est en charge de toutes les opérations administratives.

Exemple de tâches non exhaustives:

- vérification du bon remplissage des agendas - Programmation - Événementiel - Salle de réunion - Agenda Réunions internes - Réunions colocataires - Réunion extérieures
- vérification de la préparation des ordres du jour des réunions ainsi que les comptes rendus et transmission des informations administratives et opérationnelles aux équipes,
- Transmission des données au service de paie, vérification quotidienne de la badgeuse - des heures réalisées par les collaborateurs - réalisation des contrats et des déclarations préalables à l’embauche, tenue des dossiers du personnel,
- Faire preuve de transversalité dans la diffusion des informations avec la direction et le service support.

**Transmission des informations**

Il revient à l’assistant.e à la direction de projet - Office manager de gérer les demandes entrantes d’ordre générale au projet, c’est-à-dire les réceptionner et les trier pour les différents pôles (communication, événementiel, projet, etc ). Il doit prendre et aussi transmettre les messages à qui de droit après avoir trié l’essentiel. Il élabore et présente également des rapports et des bilans.

Exemple de tâches:

- rapports des demandes entrantes récurrentes / bonnes idées
- gestion de la boite mail contact et des messageries instantannées
- gestion de l’équipe des médiateurs
- bilan d’activité mensuel - bilan d’activité annuel

**Gestion de la petite comptabilité**

Il s’occupe de la petite comptabilité, planifie et veille à la mise en œuvre des projets. Il lui revient également de superviser le déroulement desdits projets.

Exemple de tâches:

- intégration des factures dans l’outils comptable (Zeendoc) avec validation et affectation analytique
- suivi des dépenses par carte bancaire
- suivi de la facturation des partenaires de restaurations

**Communication interne en gérant les flux d’informations**

L’assistant.e à la direction de projet - Office manager assure la communication entre le directeur de projet et ses différents interlocuteurs internes (services, personnel, partenaires instances représentatives ou encore les différentes équipes de l’entreprise. Il a la charge de tous les contacts avec les clients, les fournisseurs, les supports

Exemple de tâches:

- rédaction du lancement de semaine avec une adaptation en fonction des publics internes visés

**Résumé des compétences pour ce poste**
- Avoir le sens des priorités
- Aisance relationnelle
- Sens de l’écoute
- Capacité d’adaptation
- Maitrise des logiciels bureautiques
- Savoir s’exprimer

**Stage d’Avril à Septembre - Gratification légale 35h hebdo, prise en charge de repas, prise en charge de 50% de l’abonnement pour les transports en commun**

Type d'emploi : Stage
Durée du contrat : 6 mois

Rémunération : 660,00€ par mois

Avantages:

- Restaurant d'entreprise

Lieu du poste : En pré