Un-e Assistant-te de Gestion Administrative Et

**Référent-e informatique du progiciel concerto**
- Assurer le paramétrage, la mise à jour et veiller à une utilisation conforme et homogène du logiciel de gestion des structures en fonction de l'évolution de la réglementation en vigueur
- Assurer l'interface technique sur tous les sujets liés au logiciel entre les structures d’accueil petite enfance, la DSCN et le fournisseur du logiciel
- Gèrer les incidents de 1er niveau
- Assurer la formation des nouveaux arrivants et apporter un appui technique aux utilisateurs
- Accompagner au quotidien les équipes dans l’utilisation et la maîtrise du progiciel
- Assurer le paramétrage des données annuelles (changement de plafond, plancher, calendriers, groupes )

**Gestion administrative**
- Assurer auprès des secrétariats de structures d’accueil petite enfance un soutien technique dans l’usage de la bureautique (tableaux de bord et statistiques)
- Suivre les évolutions de la réglementation en vigueur et veiller à la conformité réglementaire de leur mise en œuvre en prenant des actes administratifs adequats
- Etablir les statistiques dédiées pour la tutelle CAF, pour les bilans d'activités et dossiers spécifiques du service
- Extraire un certain nombre de données d’activité, statistiques du logiciel de gestion et en assurer une analyse de premier niveau avant transmission aux directrices d’EAJE
- Assurer un ensemble de travaux de nature administrative, visant à la création et à la diffusion de documents, au bon fonctionnement des structures d’accueil petite enfance, à l'accueil et à l'information des familles.

**Gestion **financière**- **Volet EAJE**
- Préparer la facturation : calcul des participations, régularisation des déductions,
- Editer les factures à destination des familles pour l’ensemble des EAJE
- Vérifier la facturation à l’aide du logiciel et des états de présence produits par chaque structure,
- Etre l’interlocuteur de la trésorerie principale pour les questions relatives au suivi des impayés,
- Assurer une veille et alerter les responsables d’EAJE sur les différences entre le réel et le facturé
- Assurer l’interface avec les services Gestion et Prestations de la CAF, en lien avec la responsable financière du CCAS (BP, CR, états statistiques et paiement prestation de service,...)
- Assurer la saisie informatique des états mensuels et trimestriels de la CAF
- Gérer la saisie et l’édition des factures des repas au personnel
- **Volet Direction Petite Enfance**
- Assurer le suivi des achats de matériel et mobilier des structures d’accueil petite enfance et veiller à la conformité de leur mise en œuvre dans le respect du code des marchés publics
- Assurer les commandes de vêtements professionnels
- Assurer la passation et le suivi des contrats de maintenance et d'entretien des matériels électroménagers, des procédures spécifiques de conformité sanitaire
- Centraliser et transmettre les demandes des structures d’accueil petite enfance d’interventions par les services techniques de la Ville (As-tech)
- Profil demandé- Techniques d'accueil, de secrétariat, de classement et d’archivage
- Règles de comptabilité et finances
- Français parlé et écrit (orthographe et syntaxe)
- Fonctionnement des services de la collectivité
- Écrits administratifs, circuits et procédures administratives
- Utiliser l'outil informatique (suite MS Office/Open Office, Internet, Intranet)
- Utiliser des applicatifs métiers (concerto, civil...)
- Évaluer et hiérarchiser les besoins, identifier les priorités et les urgences
- Répartir son travail en fonction des contraintes, des délais, des flux et des priorités
- Gérer les aléas
- Trouver rapidement l'information
- Rédiger et mettre en forme des courriers ou des documents administratifs
- Maîtriser le publipostage
- Respecter la confidentialité des informations traitées
- Constituer des dossiers et classer tout document selon un plan de classement
- Communiquer en s'adaptant aux différents types d'interlocuteurs internes ou externes
- Appliquer les règles d'usage et les procédures administratives, respecter des délais
- Rigueur, précision, qualité du travail, adaptabilité, autonomie, esprit d'initiative
- Sens de l'organisation et de la planification, capacité à gérer plusieurs tâches à la fois
- Capacité d'écoute et de reformulation, discrétion, respect du devoir de réserve
- Sens du travail en équipe et de la diplomatie
- Excellentes qualités communicationnelles et relationnelles
- Savoir gérer les situations d’urgence