Responsable Du Pôle Courrier

La **Direction des moyens généraux (DMG)** a pour missions de répondre aux besoins de l'administration régionale sur les sites de Rouen et de Caen en assurant le fonctionnement, la performance et l'optimisation des pôles suivants : accueil, documentation, archives, entretien des locaux, sécurité, transports, reprographie, courrier, restauration. Le **Pôle courrier/reprographie** assure le traitement du courrier (entrant et sortant) de la collectivité en veillant à sa traçabilité et sa distribution et la réalisation de prestations de reprographie de qualité. **Missions**: **Activités** - Mettre en œuvre les orientations de la collectivité pour ce qui concerne les activités du pôle courrier-reprographie - Coordonner et assurer l’activité de traitement du courrier entrant et sortant de la collectivité (en veillant à sa traçabilité et sa distribution) et l’activité de reprographie. **Pilotage** - Organiser le travail du pôle courrier-reprographie du site de Caen (anticipation, planification et répartition des tâches) en relation avec le pôle courrier du site de Rouen - S'assurer de la montée en compétence et évaluer les activités des agents de son équipe - Superviser/gérer le matériel mis à disposition du pôle - Mettre en place des outils et procédures de traitement - Participer au suivi des marchés du pôle - Contribuer à la réflexion et mettre en œuvre les projets portés par la Collectivité ou relevant d’évolutions règlementaires : évolution des logiciels, changement de l’organigramme, processus de dématérialisation du courrier et des factures - Établir des tableaux de bord et statistiques relatifs à l’activité du courrier et de la reprographie - Assurer la relation aux services régionaux et à la hiérarchie (être le « référent du pôle ») et avec les prestataires - Accompagner les activités de reprographie assurée par un agent du pôle - Contribuer à l'harmonisation des activités et des procédures des deux pôles courrier - Rendre compte au supérieur hiérarchique. **Traitement** - Assurer le traitement du courrier entrant : réception, ouverture, tri et numérisation du courrier et des factures arrivant sur le site de Caen - Relever et traiter les mails arrivant sur la boîte mail courrier - Enregistrer les courriers et factures sur les progiciels dédiés (OSCAR, Grand Angle) afin d’en garantir la traçabilité et la diffusion électronique - Diffuser les courriers dans les services régionaux sous la forme de tournées quotidiennes - Mettre sous pli, adresser et affranchir le courrier - Répondre aux demandes arrivant par différents canaux (boites mails, téléphone, demandes physiques). **Profil**: **Connaissances attendues** - Maitriser le fonctionnement de la collectivité, des circuits, des procédures et de l'organigramme - Connaitre des services, tarifs et produits de La Poste et leurs évolutions - Connaitre le marché de reprographie - Connaitre et appliquer les procédures réglementaires et spécifiques applicables au traitement des dossiers et aux marchés publics - Maitriser de Office 365. **Compétences attendues** - Disposer d'un esprit de synthèse, adaptabilité, organisation et rigueur - Qualité rédactionnelle. **Savoir faire relationnel** - Capacité à travailler en transversalité, esprit d'équipe et aisance relationnelle - Force de proposition, autonome, réactif, polyvalent, disponible et discrétion. **Conditions générales**: **Contraintes du poste** - Horaires :travailler dans des délais contraints; permanence pour la réception du courrier (8h) et l'envoi (17h) - Port de charges lourdes, ponctuellement circuit courrier (contrainte météo) - Permis de conduire B - Travail en bureau partagé - Polyvalence sur les volets courrier "entrant" et "sortant" afin de pouvoir intervenir en support des agents. **Relations fonctionnelles** - **En interne**: L'ensemble des directions et des agents régionaux, les attachés de groupes politiques - **En externe**: Centre de tri de La Poste, Service commercial de La Poste, Assistance technique des prestataires liés aux marchés, autres prestataires de service postaux. **Opportunités** Télétravail - Action sociale - Carte tickets restaurant - Conciergerie - Plan de prévention santé au travail - Environnement de travail privilégié au sein du site de l’Abbaye aux Dames - Gare SNCF à proximité. **Conditions de recrutement** Rémunération selon conditions statutaires + Régime indemnitaire. Poste vacant à pourvoir dans les meilleurs délais selon les modalités statutaires de recrutement. Filière : Administrative Réf. : DMG/MO/30157 Catégorie : B Fin de publication : 03/11/2024 Direction : DMG (Moyens Généraux) Service : DMG / Service Diffusion de l'information Résidence administrative : Caen Grade : Rédacteur ; Rédacteur principal de 2ème classe ; Rédacteur principal de 1ère classe