Gestionnaire de L'offre de Formation

**À propos de nous**:
Ambitieuse et innovante, l'Université de Lille réunit facultés, instituts et écoles de renom.
Notre objectif : Construire une université internationale, rayonnante et attractive, ancrée dans son territoire et moteur du développement économique et socio-culturel.
Faire le choix de l’Université de Lille, c’est rejoindre une communauté résolument tournée vers l’avenir et engagée pour l’excellence académique.

**Mission**:

- Instruire les dossiers (inscriptions des étudiants en FI, des alternant en CP, des vacataires, des EC/enseignants en vérifiat la régularité administrative, juridique et financière.
- participer à la gestion administrative, pédagogique et financière des deux années de Master QHS
- Assurer l'accueil physique, téléphonique des interlocuteurs internes (personnels) et externes (usagers)
- Gérer les plannings et contrôler les échéances
- Organiser, alimenter, mettre à jour les bases de données relatives à la gestion du Master QHS ( annuaire des anciens, des entreprises pour la taxe d'apprentissage, des offres de stage et alternance
- Assurer le soutien logistique (locaux, matériels, fournitures) de l'activité du Master QHS avec les interlocuteurs internes et externes
- Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur
- Sélectionner et diffuser de l'information en interne et en externe

Activités principales et associées
- Traiter des informations et des dossiers d'ordre administratif, scientifique ou technique et en vérifier la conformité
- Accueillir et informer les personnels et usagers de la structure
- Gérer les plannings et les agendas
- Gérer le courrier, la messagerie
- Appliquer des procédures de gestion
- Gérer des bases de données
- gérer des achats (commandes, livraisons, factures) et les missions (OM, frais de missions)
- Renseigner les tableaux de bord selon les instructions reçues
- gérer les aspects logistiques : locaux, matériels, fournitures
- Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur
- participer à l'organisation logistique des salons, colloques, manifestations, conférences
- Diffuser l’information en interne et en externe
- organiser le classement d'un fond documentaire
- procéder à l'archivage des pièces administratives

**Profil**:
Connaissances théoriques, disciplinaires et sur l’environnement professionnel
- Techniques de secrétariat et/ou de gestion administrative
- Suivi d'une enveloppe budgétaire (suivi des engagements et des dépenses)
- techniques de prise de notes et de rédaction de comptes-rendus
- Techniques et normes de la rédaction administrative
- Méthodes d'élaboration de tableaux de bord
- Organisation, fonctionnement et activité de l'établissement

Savoir-faire opérationnels
- Rechercher de l'information, la vérifier, la classer et/ou l'archiver
- Informer et rendre compte
- Utiliser les logiciels de gestion du domaine et logiciels bureautique
- Planifier son activité
- Travailler en équipe
- Proposer des améliorations pour faciliter le fonctionnement du service
- Travailler en collaboration avec des interlocuteurs divers
- Construire des tableaux de bord
- rédiger des écrits d'information (notes, rapports)
- Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée

Savoir faire comportementaux
- Communication, capacité d'écoute et de dialogue
- Savoir s'adapter
- Faire preuve de réactivité
- Savoir prioriser et anticiper son travail
- Faire preuve de rigueur
- Être force de proposition

Conditions particulières d'exercice

Réorganisation administrative de l'IUT de Lille