Adjoint en Gestion Administrative

**Employeur**: Et si vous rejoigniez une structure en pleine mutation vers l'université de demain ? Au premier rang des universités françaises et francophones, Aix-Marseille Université (AMU) regroupe 78 000 étudiants, 8 000 personnels, 122 structures de recherche en lien avec les plus grands organismes dans ce domaine et un budget de 720 M€. 5 grands campus accueillent les étudiants et tous les champs universitaires qu’il est possible d’étudier en France. La diversité des sites permet de proposer aujourd'hui des opportunités de carrière uniques. Aix-Marseille Université fait partie de l'alliance CIVIS pour la création des "Universités Européennes". Aix-Marseille Université recrute et reconnait tous les talents, ses offres d'emplois sont handi-accessibles. **Mission**: La Faculté de Droit et de Science politique est une composante qui accueille plus de 10 000 étudiants répartis sur 3 sites (Aix, Marseille, Arles), dans le cadre d'une offre de formation très variée. Elle emploie 279 enseignants (professeurs, maîtres de conférences, enseignants-chercheurs, ATER, CME...) et 122 agents administratifs. Le bureau des personnels administratifs assure la gestion de la carrière des personnels administratifs de l'UFR, la gestion des recrutements ainsi que la préparation de la campagne d'emploi et le suivi du budget masse salariale. L'Adjoint-e sera placé-e sous l'autorité de la responsable du bureau des personnels administratifs. 1/ Accueil et information aux agents Assurer l'accueil physique, téléphonique et par mail Orienter les personnels administratifs vers les services concernés par leurs demandes Diffuser les informations relatives aux procédures relatives à la formation, recrutement, concours, mobilité 2/ Gestion du temps Gérer les absences pour raison de santé, les demandes de temps partiel, les autorisations de cumul d'activités, les demandes d'absence à l'étranger, les disponibilités Recensement des fiches horaires des agents, des grèves, des congés sur toute l'année universitaire, consolider et faire remonter ces informations par le biais d'un tableau général des personnels de la FDSP au Cabinet du Doyen Réaliser des tableaux de bords pour le suivi des absences : à faire remonter à la Responsable administrative de l'UFR 3/ Gestion administrative et financière des contrats étudiants Gérer les dossiers de recrutements Recenser et contrôler les formulaires des services faits auprès des services de la Faculté, envoi au service des ressources humaines, relances si l'étudiant n'a pas perçu son traitement Suivre le budget : vérification et suivi 4/ Gestion des campagnes individuelles et collectives Gérer les dossiers administratifs : envoi des mails aux agents, et leurs N+l, accompagnement aux agents, contrôle de la complétude des dossiers, mise à la signature du Doyen, scan et envoi au service des ressources humaines 5/ Gestion des vacations administratives Alimenter le tableau de suivi des vacations administratives Transmettre les plannings de vacations aux responsables des services ou aux agents selon la situation Les envoyer au service des ressources humaines et gestion du suivi, après contrôle En plus de ces activités, l'adjoint-e pourra venir en appui au responsable de service sur la gestion de dossiers **Profil**: L'Adjoint-e sera placé-e sous la responsabilité hiérarchique du responsable du service des personnels administratifs CONDITIONS PARTICULIERES Respect des calendriers COMPETENCES REQUISES - Connaissances :_ Connaissances générales de la gestion des ressources humaines Modes de fonctionnement des administrations publiques Analyse des données financières (notion de base) Notions de base des techniques de communication orale et écrite Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat Connaissance générale des techniques et règles de classement et d'archivage - Savoir-faire :_ Appliquer la réglementation applicable au domaine et respecter les procédures Savoir s'exprimer oralement et par écrit et savoir retranscrire des informations Utilisation des outils bureautiques et plus particulièrement Excel Analyser, gérer les demandes et y répondre de manière appropriée Capacité à travailler dans des calendriers contraints - Savoir être :_ Grand sens de la confidentialité Aptitudes relationnelles : maitrise de soi, diplomatie Autonomie, discernement et sens des initiatives dans l'exercice de ses attributions Rigueur/fiabilité/Réactivité Capacité d'adaptation Respect des principes entourant les missions de service public (neutralité, discrétion) **Les avantages liés au poste**: - Participation aux frais de transports en commun sur l'ensemble du territoire départemental - Télétravail possible jusqu'à 2 jours/semaine, selon les nécessités et l'organisation du service à partir de 6 mois d’ancienneté - Une prime au-delà des