Chargé de Relation Usagers

Au cœur de la métropole de Lyon, Vaulx‑en‑Velin, 57 000 habitants, est une ville jeune en plein développement urbain, démographique et économique. Engagée dans un projet de renouvellement urbain ambitieux, elle est un territoire d’innovation éducative et culturelle.

La commune de Vaulx en Velin connaît une mutation de son territoire et une évolution démographique, plus particulièrement sur le sud de la ville, qui conduisent la municipalité à développer et à adapter ses services au public.

**Mission du service**:
Le sud de la commune, est particulièrement sujet au développement urbain, la mairie Annexe a pour mission de proposer un service de qualité et adapté aux habitants.

Cet équipement accueillera les services de l’Espace Famille et de la Population. Encré dans le territoire, elle accueille des permanences d’autres services en fonction des besoins des usagers et de l’actualité de la commune.

Cet équipement structurant du territoire, sera en lien étroit avec les différents acteurs du territoire (institutionnels, associatifs, etc) afin de rendre lisible l’action publique et facili1er l’accès au service public.

La Mairie annexe s’organisera autour d’un accueil dont le rôle sera central : informer les usagers, faciliter leurs démarches, et les orienter sur l’ensemble des besoins.

L’équipement assurera également un accueil numérique via la mise à disposition de bornes interactives, toujours dans l’objectif de faciliter et accompagner les démarches.

**Finalité du poste**:
L’ensemble de l’équipe est chargé d’accueillir les usagers, de les orienter et d’apporter une réponse fiable : ils doivent assurer l’accueil physique et téléphonique du public dans le respect du cadre réglementaire et des procédures, et veiller au suivi demandes (lien avec la Mairie Centrale)

**Missions et activités principales du poste**:
Accueil physique et téléphonique du public dans le respect du cadre réglementaire et des procédures.

L’agent représente l’image de la commune auprès des administrés et des tiers avec lesquels il est en contact direct au quotidien, impliquant savoir-être exemplaire, sens du contact et qualité d’écoute. Il est capable d’orienter, d’informer et de renseigner les personnes.
- Accueil du public : vous accueillez et renseignez les usagers dans le respect du cadre réglementaire.
- Gestion administrative : enregistrement et suivi des dossiers déposés, délivrance des pièces reçues, gestion du planning des rendez-vous (cartes nationales d’identité, attestations d’accueil, passeports biométriques)
- Gestion administrative des missions de l’état civil : enregistrement des actes et mise à jour des registres (naissances, mariages, décès), gestion des dossiers de mariage et organisation des célébrations, délivrance des copies et extraits d’actes, gestion des livrets de famille.
- Gestion des cimetières et des autorisations funéraires : vente et renouvellement des concessions dans les cimetières, délivrance des diverses autorisations (inhumations, exhumations ), renseignements, en lien avec le responsable cimetières et les conservateurs
- Gestion administrative du recensement : instruction et délivrance des attestations de recensement militaire, participation aux opérations du recensement annuel de la population
- Gestion des élections : mise à jour des listes électorales et participation à l’organisation des scrutins.
- Gestion administrative de formalités diverses : certificats d’hérédité, légalisations de signature (vie maritale, certificats de vie, attestations ), certification conforme.

Les missions peuvent évoluer en fonction des demandes des habitants

**Connaissances et compétences requises**:

- Connaissances juridiques
- Connaissance des procédures administratives
- Maitrise et connaissance de l’outil informatique, de la bureautique, et des logiciels métier (Mélodie, Gescime, E-sirius, Ciril, Alto, Maestro)
- Maîtrise des techniques d’accueil : Techniques d’accueil et de régulation. Techniques d’écoute
- Connaître la gestion des conflits

**Qualités requises**:

- Sens du relationnel, capacité à accueillir un public diversifié
- Capacités d’adaptation et d’analyse
- Sens du travail en équipe et aptitude au travail en polyvalence
- Qualités d’expression écrite et orale
- Rigueur, assiduité, ponctualité
- Sens du service public, discrétion
- Sens du contact, qualité d’écoute, de dialogue et de reformulation

**Conditions et contraintes d’exercice**:

- Contrat du 1/07 au 31/08
- Horaires d’ouverture du service : du mardi au vendredi 8h30 - 16h45 avec ouverture jusqu’à 19h les mardis sauf juillet et août
- Présence les samedis matin (9h-l 2h00)
- Contraintes liées à l’accueil du public en continu et disponibilité lors d’événements ponctuels.
- Rotation sur le front office en contact avec le public et le back offi